高校毕业生电子档案建立意义与应用

高校毕业生电子档案建立意义与应用

随着计算机在不同行业的广泛应用，对文档管理产生了重大影响。另一方面，文档管理不满足简单的手动管理。不同文档信息管理软件的出现，使搜索程序非常简单。另一方面，信息高速公路的出现通过互联网技术实现了对存储数据的长距离信息交流。高校毕业生学籍档案通过电子计算机处理,以数字化信息的形态,产生在电子计算机里形成电子档案,这样即便于利用又起到保护原件的目的。本文结合个人的工作实践仅就高校毕业生建立电子档案的有关问题进行探讨。1在大学毕业生中建立电子文件的重要性1.1毕业生持续学术研究高校历年来毕业生学籍档案主要都是以质为基础,手工操作为主的人力密集型工作方式,这种方式虽然具有直观、易掌握的特点,但每年需要大量的时间进行整理,消耗大量的人力、物力和财力,而且缺乏系统性、完整性和真实性,比如,我校90年代初期的毕业生学籍档案是由各系部移交到教务处考试中心管理,90年代后期才移交学校综合档案室管理,在这期间由于各部门学籍管理不到位,有的学籍档案已丢失,这给毕业生带来了很大的损失。由于当时还没有普及计算机,毕业生学籍档案基本上是用手填写,在利用上安全性、可靠性、保密性都很差。现在实行电子计算机管理,采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件,对学生的学籍、考籍、考务等多项信息进行数字管理,并实现存储信息与网上阅卷、网上录取的链接及数据处理。利用者可直接在网上查阅,摆脱了以前那种要在大量档案中翻阅查找的麻烦,使查阅变的轻松、快速、也使得毕业生档案的管理更规范化、更有序化,这既减轻了劳动强度,又大大提高了工作效率和工作质量。1.2高等教育身份证号电子注册的变革建立电子档案的一个重要原因,是针对当前假文凭的泛滥而采取的有效措施。近些年来,假学历、假文凭一直是社会的热点问题。为了维护国家学历制度和学历证书的严肃性,保护高等学校及其毕业生的合法权益,有力打击不法分子伪造、买卖学历证书行为,有效清理存在于社会上的假学历,教育部决定从1991年以后的高校毕业文凭均要重新登记,经教育主管部门审核确认后,再实行电子注册,这意味着1991年以来的大专以上高校文凭均可通过上网点击的方法来验明正身。但是,由于没有图片资料和身份证配套,从网上下载的毕业生信息有的“偷梁换柱”,有的“张冠李戴”,实际效果并不尽人意。为进一步保证高等教育学历证书电子注册后上网数据的完整性和有效性,教育部决定从2002年实行的学历证书电子注册变革措施,将毕业生的像片、身份证号码与注册证书一同上网。从根本上彻底根除造假行为,这对于维护高等教育办学秩序,维护高等学校全国统一招生考试录取制度,维护高等教育质量,维护国家学业证书制度,有着重要的意义。2在大学文档管理中应用电子文件2.1运用多种渠道,解构自己的学生家庭随着高校体制的改革,高等教育的扩大招生,近年来,考研、出国留学人员越来越多,因而查阅个人学籍档案的毕业生也越来越多,有的毕业生为了一份学籍档案,要从全国各地来到母校索取自己的学籍成绩表,用人单位也得费尽周折,利用多种渠道了解聘人对方的真实情况,这无论从人力、物力、财力上讲都是一种浪费。建立毕业生电子档案后,使毕业生的各种信息可在网上发布,利用者可直接在网上查阅、利用,为用人单位提供了最捷径、最准确的毕业生档案信息。2.2学历函数信息数据库的现状进行电子注册就是在学生进校后即将其情况打入教育部的电子档案,一律采用代码形式,学生历年在校情况都将输入电子档案,学生毕业后自动形成电子文凭。从普通高校、成人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭到专科到研究生所有阶段都要进行电子注册。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》,从2001年开始实行学历证书电子注册。据悉,2001年研究生教育、普通本专科教育、成人本专科教育共注册学历证书2164465份,其中研究生61680份,普通本专科1040718份,成人本专科945796份,军队院校116271份。2002年毕业生有350万份学历证书注册,其中研究生12.9万,普通本专科198.3万,成人本专科150万,如果加上自考和学历文凭考试、军队院校毕业生,注册量已超过400万,比2001年多出接近1倍。对实施学历教育的高等教育办学单位自1991年至2000年所颁发的毕(结)业证书进行重新登记,使登记的学历由教育部审核后进入全国高等教育学历证书电子档案数据库,把国家认可的文凭保护起来,把假文凭删除出去,供社会用人单位网上查询。据粗略统计,10年回登数据量相当大:普通本专科毕(结)业证书为750.57万,研究生毕(结)业证书41.90万,成人本专科毕业生证书约530万,共计1322.47万份。这套电子注册软件经过2年多的测试,相关的电子学历文凭软硬件条件已日趋成熟。高校学历档案库建成后,用人单位只需将学生代码输入,就可在网上查实,对于以前已混入到一些领域的假高校学历文凭也有相应的应对措施。2.3纸质档案是电子档案的补充和备份,应根据档案电子档案的建立,并不是摒弃学生的纸质档案,而是把它作为原始材料,作为对电子档案的补充和备份,若对电子档案的信息有异议,还可查阅纸质档案,并作为最后的依据。3应该注意的是，在学生的电子文件中创建一些问题电子档案在高等教育招生、考试、毕业生验证等工作上广泛应用,使它的重要性日益突出。因此,必须加强电子档案的建立、保存、维护和管理。3.1电子档案在计算机中的存储方式一个完整的学生电子档案应包括学生头像信息、基础信息(姓名、性别、考号、年龄、身份证号、所在地)和成绩信息。电子档案在计算机中的存储方式分为两种,即图形方式和字符方式。学生的基础信息和成绩信息以字符方式存储在计算机里,学生的头像信息则以图形方式存储到计算机里。我国高等教育学历证书实行电子注册一年后又有重大变革,将新增毕业生彩色登记照片和身份证号码与学历证书一同注册上网,从而使用工单位更快捷地查阅到真实可靠的人才信息。3.2学生电子档案使用注意事项在高校档案管理中建立学生电子档案,是非常重要的数据文件,计算机操作人员起着举足轻重的作用,如果操作人员的业务不过硬,或责任心不强,就很难确保电子档案的准确性。因此,计算机操作员必须有良好的业务素质和高度责任心。加强对电子档案的使用管理,是十分必要的。电子档案的使用一般有三种方法:直接使用、提供复制品(拷贝)和通信传输,不管采用何种方式都要注意以下几点。①使用权限的限制。电子档案使用涉及到的人员比较多,有数据系统的管理人员,档案载体的保管人员,使用者及维护操作人员等,由于工作职责不同,因而要对不同的使用者的权限进行限制。在使用过程中,由计算机系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围,对涉及使用未经授权的功能,如非法删除,修改等行为,应能拒绝响应并给予报警提示。②加强对电子档案复制品的管理。学生电子档案建立后,必须要送上级主管部门备份、汇总,各兄弟院校之间也要相互交流和利用,还要向网上发布,需向有关方面提供电子复制(拷贝)。因此,要考虑使用者的要求和审核使用权限后再进行拷贝,要通过技术手段防止所提供拷贝的再复制,对回收来的拷贝,应消除其信息内容。③使用中要采取必要的安全措施。学生电子档案的重要性要求在使用过程中应注意其安全。一般情况下,对于内容不是全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供使用;对于提供拷贝的复制工作,要在有效监控下进行;对电子档案直接使用或进行传输时,为了防止非法操作,对重要的数据文件要进行加密处理,对所使用的密码也要进行定期或不定期的更改。3.3涉及磁场、有害气体电子档案的特性不同于纸质档案,决定了其在保存与维护方面的复杂性。首先,要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以对载体所处的环境如温度湿度要达到有关标准,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。其次,要保证电子的原始性。电子档案的保存可以采取以下措施:一是在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并与电子档案存储在一起;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品;四是要对电子档案载体进行定期的检测与维护。电子档案载体,主要是磁性介质和光介质,很容易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性,通过检测发现有出错的载体,避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。3.4培养电子档案人员,进行系统的培训电子文件归档,电子档案保存及开发使用,都要靠管理人员操作。电子档案的特殊性和重要性,要求电子档案的管理人员必须具备电子计算机应用知识及自然科学基础知识,同时也要掌握相应的档案管理基础知识,还要熟练地掌握英语。无论是开发人员还是管理人员,都必须有高度的责任心和使命惑,增强为学生服务,为社会服务的意识。笔者认为,可采取以下三种途径培养电子档案管理人员。要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求,拟定教学大纲,组织教材编写。要按“技术工程”的要求招收新生,进行系统的培训,要尽快造就成批的电子档案管理人员。懂电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程技术人员,由档案系统的教育部门组织,进行一年左右的短期集中培训,就档案学概论、档案管理学、文书学、档案文献编纂学、档案保护技术学等进行系统教育,帮助他们提高档案意识,掌握档案管理的基本理论、管理环节、管理原则、方法及保护技术等以适应对电子档案管理的需要。从档案战线抽调一批具有大学本科学历,并具备档案管理基础知识,且对电子档案有一定了解的档案人员,由档案系统的教育部门组织,进行一至二年的集中培训,要求他们对自然科学的基础学科、微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信及