连锁-辅料采购,补货流程关键步骤说明

连锁-辅料采购,补货流程关键步骤说明步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单汇总、分析1)新辅料采购时，主要是采购人员根据需求决定是否进行新辅料的采购；2)补货时，门店或者储运部根据库存情况，将采购需求汇总给监控人员，监控人员根据销售和库存信息，进行汇总、分析，最终根据分析结果填写《辅料采购申请单》上报给上级审核审批后交给采购人员u工作重点定期汇总与分析u标准最佳库存商品中心/采购、监控人员《辅料采购申请单》供应商选择与谈判1)采购人员根据采购需求和现有辅料供应商的资源及合作情况来判定是否需要开发新的供应商；2)如果现有的合作供应商能满足需求，可直接进行价格和交货时间的确认；3)对于新开发的供应商，采购人员需进行询价、议价、定价、并确认质量、交货时间、供货能力、付款方式等u工作重点充分了解采购需求和现有供应商合作情况，熟练应用与供应商谈判的技巧u标准商品最佳的性价比，商品中心/采购《供应商信息登记表》《供应商评估表》编制《采购申请单》采购人员根据需要编制最终的《辅料采购申请单》,需包括:物品名称、编号、规格、图样、单位、数量、金额、总金额等细节内容u工作重点在充分询价，议价的基础上编制《采购申请单》u标准最佳库存、成本控制及采购时间商品中心/采购《辅料采购申请单》《采购申请单》审批1)《采购申请单》首先交给商品开发部经理、商品中心负责人进行审批，审批通过后交给总经办进行审批2)审批不合格，采购必须重新找供应商进行询价、议价和定价，然后编制《采购申请单》，重新进行审批。u工作重点及时审批，通常情况下2天内完成审批流程u标准最佳库存、成本控制及采购时间商品中心负责、总经办相关负责人）《辅料采购申请单》签订《采购合同》1)根据《采购申请单》，制订《采购合同》，《采购合同》要采用统一格式2)《采购合同》首先要经过商品中心审核，然后上交总经办进行审批和盖章3)合同要一式2份，供应商、总经办各一份，财务中心和商品中心保留复印件。u工作重点物品名称、数量、规格，单价、金额等细节内容是否与审批成功的的《采购申请单》一致u标准合理、有效、具法律保护性商品中心负责人《采购合同》及订单付订金/尾款1)通常情况下，合同签订后，财务部支付订金，但是，现有的辅料市场行情是：如果不支付订金，很多供应商也是愿意订货的。2)通常情况下，货物交付后，需要支付尾款是辅料供应商，但是，现有的辅料市场行情是：尾款一般都是拖很长周期支付，有的甚至是交货后一年以上。3)所以，企业相关采购人员在开发辅料的供应商时，尽量找那些资金雄厚，在付款方式上能给予公司大力度的支持，财务中心在付款的时候也应该根据行情和供应商的实际情况灵活掌握。u重点灵活支付u标准付款周期不短于行业行情财务中心跟单、验货1)跟单人员要及时跟踪采购订单，了解生产、质量、物流配送的进度2)预到货时间要及时通知仓库或者商品加工厂，准备接货u工作重点及时了解、跟进采购订单的生产、质检、交货进度与具体时间u标准在货到总仓之前，要及时通知总仓相关人员商品中心跟单、质检人员《采购合同》及订单是否直接转运一般情况下，如果供应商离企业的总仓比较远，为了节约成本和作业时间，采购的辅料建议直接发给合作的服装制造工厂，但是鉴于企业目前的辅料供应商都是集中在常熟