电子文档管理系统的应用与发展

电子文档管理系统的应用与发展

一、做好文件档案的归档管理,及时提供企业所需的资料,是信息搜集工作的关键文档管理是文档管理。文档管理既是一项应用广泛的日常性工作,同时又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说,做好文件档案的归档管理工作,能够及时提供企业所需的第一手资料,促使企业的健康发展。因此,企业文档管理是一项必须抓好的制度性工作,如何推进、提高企业文档管理工作的业务水平也成为了一个重要的课题。二、电子文件的管理策略与应用电子文档管理是伴随着人们对计算机的应用而出现的,并随着网络的兴起而发扬光大的概念。IDC(国际数据公司)对电子文档管理应用系统的定义是:电子文档管理系统是一种软件应用,它可以使用户在网络上有效地控制其文档的创建、存储和分发的过程,并能在组织范围内对其文档进行有效的监控。应该能够对于新生成的电子化文档资料的起草、审核、签发、归档等流转过程有效管理,并对这些文档的实际管理与应用状况进行实时监控。现在企业对电子文件进行管理,大致分为两种方式:一种是使用软件公司开发的成型文档管理软件,像金蝶、用友、西门子的文档管理系统;另一种是针对自己公司的特点进行软件的定制开发,即将自己的需求交给软件公司,由软件公司来进行定制设计。比较来看,前一种方式的优点是,从项目立项到实施应用时间比较短,用软件产品进行部署即可,但缺点也比较明显,在流程管理上难以做到完全符合公司需求,公司员工要花一定的时间来学习使用新的软件系统,甚至公司的主要业务流程需要做相应的更改。后一种方式的优点是,可以做到软件完全符合公司流程,软件与公司流程及员工使用习惯贴合度较高。但是缺点是耗费时间较长,花费较高,同时往往存在程序bug,后期还需要进行程序的维护升级。对此,作为微软office体系架构一部分的sharepoint就应运而生,为企业的文档管理提供了另一种可行的解决方案。作为两种方式的一种折中,sharepointserver提供了强大的文档管理工具,它允许用户利用其工具对单位的工作流进行定制,以设计出符合本企业的工作流程,同时操作简单,甚至完全可以脱离代码编写进行部署。三、定义社会组织的档案微软的sharepoint提供了一套广泛的文档管理功能,可支持组织的各种文档管理需求。借助这些功能,可以存储、组织和定位文档;确保文档之间的一致性;管理文档的元数据;帮助防止文档受到未授权的访问或使用;确保按一致的业务流程(工作流)处理文档。1.基于现场文件的方法,我国专业的网站设计主要分为3个功能利用OfficeSharePointServer中附带的文档中心网站模板,可创建出专为创建、使用和存储大量文档而优化的网站。基于文档中心网站模板创建的网站具有一系列专门的文档管理功能,这些功能在默认情况下处于启用状态。所需的签出功能有助于防止更改发生冲突和混淆,因为一次只能有一位用户更改文件。而利用版本控制则可以跟踪对文档所做的更改,有助于在修改文档时对内容进行管理。当几个人共同处理多个项目,或信息需要经过若干个开发和审阅阶段时,版本控制就特别有用。2.有不行为之行为内容类型是一组可重复使用的设置,用于描述特定类型的内容所共有的行为。通过内容类型,组织可以按统一的方式来组织、管理和处理网站集中的内容。可以为组织创建的每种文档或信息产品定义一种内容类型,以确保这些不同类型的文档均能够按统一的方式得到处理。3.工作流管理平台为了支持与文档相关的常见业务流程,OfficeSharePointServer提供了一系列内置的工作流,组织可以使用它们来管理文档审阅、审批和签名收集等任务。工作流是指文档或项目通过与业务流程相关的一系列操作或任务而进行的自动移动。工作流有助于组织更有效地管理与文档相关的业务流程,这是因为它们可以自动跟踪和管理这些流程中所涉及的人为任务。四、重大项目的管理协调中国石油炼化与化工分公司科技信息处主要负责编制科技开发与信息化业务发展的长远规划、年度计划并组织实施。组织炼油化工科技项目的需求分析、开题立项审查、签订合同、重大项目的管理协调、核心技术开发的中期评估、项目验收、成果鉴定;负责炼油与化工运行系统,炼化物料优化与排产系统,先进控制与优化应用系统等数十项科技软件的日常管理,这些软件分布在下属27个地区分公司,各地区分公司分布各地,每周都有大量的周报提交,而这些周报又由不同的人员进行汇总,文档信息量巨大,迫切需要一种有效的管理方法。针对中国石油炼化与化工分公司科技信息处的现状,使用sharepoint2010配合SQLServer2008R2为其部署了文档管理系统。1.干系人的反馈意见(1)确定文档管理角色确定文档管理角色确定文档管理角色确定文档管理角色确保计划中包含组织的重要利益干系人的反馈意见。(2)分析文档用途分析文档用途分析文档用途分析文档用途在确定使用文档的人员后,确定他们使用的文档类型以及使用方式。(3)规划文档的组织结构以组织网站集、网站和库中的文档。(4)使用内容类型来组织有关文档类型的信息,如元数据、文档模板、策略和工作流程。2.电子文件的管理(1)方便的使用各种电子文档(支持255种文档格式),与MSOFFICE无缝隙连接,可以在线编辑,浏览文档:新建,上传,编辑,修改,浏览,查找,剪切/粘贴编辑时独占功能。(2)依照石油企业组织架构为主树目录,提供可视化的树状浏览方式可以自己添加,删除目录,也可以向目录下层添加子目录。(3)完整的文档权限管理.针对电子文档目录可以对单个用户或者群组设置访问权限针对对文件可以设置共享,不共享,私有权限。(4)个性化定制的文档流转,传阅,审批功能.直接进行回复(同意,拟同意和不同意)并可以填写相关的说明,支持多级审批文件传阅,收件夹,发件夹。(5)灵活的文档检索功能.通过标题,关键字,作者等索引信息进行文档的检索.通过全文检索引擎,对文档的内容进行全文检索。五、基于市场的档管解决方案对于目前所有都将或已经进入信息化建设阶段,不可避免的会遇到大量文档管理的问题,由于本文