第十章 商务秘书会议管理工作

第十章商务秘书会议工作第一节会议工作概述第二节会议的准备工作第三节会中应负的责任第四节会后的工作第一节会议管理工作概述会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。一、会议的构成要素分基本要素和其它要素两大类基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程其它要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料二、会议的作用1.企业科学决策的重要方式2.企业民主决策的必要手段3.商业企业实施统一领导的重要工具4.企业宣传、教育员工的重要方法三、会议、会见、会谈的区别1.对象2.内容3.功能四、会议的分类（一）一般的会议分类1.组织类型：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议2.时间方面的规定性：定期和不定期3.出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会等4.功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、动员性等决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等；专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人事工作会议等等；动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会；外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。5.议题性质：专业性、专题性、综合性等6.规模：特大型、大型、中型、小型等，大型——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。小型——少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。在某些地方、某些时候，还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动，如万人集会庆典活动、焰火晚会、特大型工程的奠基、开工及竣工典礼等。7.会议采取的方式：常规会、广播会、电话会、电视会等8.与会者的国籍和议题的范围：国内会议和国际会议等9.机密程度：公开会议、内部会议、机密会议等（二）公司常见会议的类型和作用1.经理例会与特别会议2.员工例会3.股东大会和董事会议4.公司年会5.客户咨询会6.产品展销订货会7.业务洽谈会8.新产品新闻发布会五、会议议程与会议日程会议议程会议日程六、会议的成本计算会议成本=2AXBXT+会议后勤开支七、会议的申报与审批1.会议申报与审批的形式一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。一是口头申报形式。二是书面申报形式。三是会议申报形式。2.会议审批的原则尽管各种会议的申报与审批形式不同，但精简从严的审批原则却大体一致。秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案（一）原则1.减少会议次数2.会议通知的明确性3.缺席迟到的事前联络4.严守时间5.效率性（二）会议筹备方案的内容1.确定会议的主题与议题2.确定会议的名称3.确定会议的议程4.确定会议的时间和日期5.确定会议所需设备和工具6.确定会议与会代表的组成7.确定会议文件的范围，做好文件的印刷和发放工作8.确定会议经费预算9.确定会议住宿和餐饮安排10.确定会议的地点二、会议议程会议日程的安排注意事项一般安排三、确定会议地点确定会议地点应该注意：1.秘书人员应综合考虑各种因素选择恰当的会议地点2.会场位置必须让上司和与会者方便前往3.会场的大小与会议规模相符合4.场地要有良好的设备配置5.场地不应受外界干扰6.选择会议地点应考虑有无停车场所四、确定与会人员范围五、准备会议资料体现会议议题的主要文件服务于议题的辅助材料会务工作资料六、发放会议通知办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和候会地点。会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。会议通知的一般体例是：兹定于×月×日（星期×）×午×时在××地点召开××会议，会期×天，参加人员为××，凭××入场，有关会议的具体事宜，请与××联系（电话号码××××××）七、布置会场八、准备会议所需物品、设备九、安排食宿十、接送报到十一、大型会议的经费预算1.会议经费的主要内容第三节会中应负的责任一、会前的最后检查1.检查的方式2.检查的内容文件材料准备情况会场布置情况会议保卫工作其它内容二、组织签到和登记三、做好会议记录和必要的录音录像工作四、会议的设备操作与维护五、做好会议记录会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证，它包括两部分：第一部分是会议组织情况，要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务，稿末签上记录者的姓名。以上这些项目多在会议主持人发言之前写好。第二部分是会议内容。这是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。会议记录的方法有：1、摘要记录，这是一般会议通用的记录要求。2、详细记录，多用于领导班子的重要会议，如党委常委会、经理办公会等。会议结束后，记录人要全面检查记录，检查错漏字，字迹不清的地方和其他遗漏处要及时补写好，对会上没有弄清楚或发言者表述不清的地方，要及时找有关人员核对。记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失，并使用专用记录本，按规定定期归档。会议记录的内容：会议描述与会者姓名缺席者请假书宣读上次会议记录会议中提出的问题通讯情况一般事务其它事务下次会议日期主席签名六、提供会议资料，做好联络协调七、做好会议的保密工作八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作九、会议信息工作收集会议信息编写会议简报搞好对外宣传第四节会后的工作一、合理安排与会人员返程二、提醒与会者及时做好各种物品的清退三、清理会场和文件四、整理会议材料，立卷归档五、会议的总结工作六、会议的效果评估七、催办和反馈小型会议的签到形式是（）。A.证卡签到

B.座次表签到

C.电脑签到

D.签到簿签到会议记录包括（）两部分。A.会议的组织情况和会议的决议B.会议的组织情况和会议的内容

C.会议的名称和会议的内容

D.与会人员和会议内容会议记录的方法有（）。A.摘要记录

B.详细记录

C.录音记录

D.录像记录会议分为三种类型，其中中型会议是（

）A专业会议，经验交流会，表彰会等，一般参加人员在三百人以上，以至一二千人，一般安排本机关举行B专业会议，经验交流会，表彰会等，一般参加人员在百人以上，以至一二千人，一般安排在礼堂剧场举行C办公会，座谈会，协调会等，一般参加人员在百人以上，以至一二千人，一般安排在礼堂剧场举行D专业会议，经验交流会，表彰会等，一般参加人员在五百人以上，以至三千人，一般安排在礼堂剧场举行

福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会，会期3天，各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加，预计150人左右。

请根据上述条件拟制一份会议预案。

(1)会议名称：“福侨区乡镇企业深化改革经验交流会”。

(2)会议主题：总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的发展。

(3)会议时间和地点：5月11日至20日内任选3天。地点在福侨区范围内任选。

(4)会议规模：150人左右。

(5)各乡镇主