办公用品采购与申领管理制度

办公用品管理制度

第一章、总则

第一条、为进一步规公司办公用品的申购、入库、保管、发

放、运用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品运

用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、

避开奢侈，结合公司实际状况，特制定本制度。

其次条、本制度的归口管理部门为综合部。

第三条、本制度的适用范围：公司各部门。

其次章、办公用品的分类

第四条、办公用品按运用性质及选购价格分为低值易耗

品和耐用高值品两类。

1、低值易耗品：主要指签字笔、碳素笔、白板笔、记

号笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、各类纸张、笔

记本、印泥、文件夹、复写纸、档案袋、文件盒、燕尾夹、

大头针、回形针、线插板、钉书器、计算器、电话机等简洁

损耗的日常办公用品。

2、耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、

照相机、投影仪、文件柜、办公桌椅、U盘、移动硬盘等相

对价值较高且耐用的办公用品。

第三章、办公用品的管理规定

第五条、办公用品的选购

1、低值易耗品的选购

(1)每月25日前各部门向后勤部报送下月办公用品需求

支配。

(2)每月28日前后勤部汇总各部门办公用品需求，结合

办公用品库存状况，完成公司《办公用品选购申请单》，

经相关领导进行签批后进行选购。

2、耐用高值品的选购

购买耐用高值品、特殊用或专属办公用品时，由申

购部门填写《固定资产选购申请单》，由部门负责人、后

勤部负责人、分管领导、总经理审批同意后，交由后勤部予

以选购。如专业化较强的物品，可由部门与后勤部共同完

成选购。

3、选购费用支付

对一次性选购数量多、金额较大须要签订合同的，

依据合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星选

购，选购人员可凭审批后的《选购申请单》到财务部借

支现金，进行选购。

4、供应商的管理

后勤部应做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品

的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、

甄选工作，尽最大可能限制好办公用品的选购成本。

5、常用办公用品至少应保持三十天的平安运用库存。

6、后勤部要加强对办公用品选购、保管、发放的监督

和管理，如发觉选购人员和保管人员有违规行为，视状况

轻重赐予警告、书面检查、停职、解除劳动合同等处分。

第六条、办公用品的入库

1、选购人员在选购后半日内，凭借《选购申请

单》、供方出具的物资清单、发票等到保管人员处办理办公

用品入库手续，未经入库不得领用。

2、保管人员办理入库时须核对《选购申请单》、发

票与实物是否一样后，方可办理入库手续，填制办公用品入

库单。选购经办人、保管人员、后勤部长在入库单上签字

确认。

3、保管人员凭入库单登记存货数据和相关账目。

第七条办公用品的保管、申请、领用、运用及管理

1、备用的办公用品由保管人员统一进行封闭保存，并

实行每月盘存制。后勤部于每月末后两天进行办公用品的盘

存，盘存内容包括库存状况和检查已发放的耐用高值品运

用、保管状况，并让相应的责任人签字确认，以确保耐用高

值品的运用效率。

2、办公用品的领用

(1)新入职员工办公用品的领用由部门负责人进行。人

事专员应提前三天通知部门负责人做好相关准备，准备内容

包括：办公桌椅的确定、电脑、电话机及办公用品的领用。

(2)在职人员领用办公用品需填写《办公用品领用申请

单》(附件2),易耗低值品由部门负责人、综合部审查批准,

耐用高值品的申请由部门负责人、综合部、分管领导审批。

3、各部门凭借审批过的《办公用品领用申请单》到保

管人员处领取所需办公用品。领取人要在《办公用品发放表》

上签署本人姓名和领取日期。涉及耐用高值品的，必需是运

用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。

4、已领取运用的办公用品由实际运用人和部门负责人

担当责任。对因个人自身过失、非正常运用而对办公用品造

成的重大异样损耗，由责任人担当所造成损失部分的赔偿。

(责任认定分3等，含完全责任、一般责任和略微责任，分

别对应80%,50%,20%的损失赔偿比例。损失由财务部计算

计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低

的，也可以干脆按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由

赔偿人选择。)

第八条、办公用品的报废

1、公司对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如

有耐用高值品损坏，不能运用的，应当依据以下程序进行处

理。

(1)对一些简洁问题可自行修理处理。但对于保修服务

品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。

(2)可修理品出现问题的应当提交《办公用品报修单》

至综合部，由综合部联系专业修理人员统一处理。

(3)对修理不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当

是在对可能修理的，提交过修理申请，经过专业人员修理但

无法修好的状况下，或者是对无条件修理的，经过综合部的

故障认定，方可由该管理品的责任人填写《办公用品报废申

请单》，经所属部门负责人、综合部、财务部签字确认后，

报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过100元的，

须报请分管领导及总经理批准。

(4)耐用高值品在经过报废审批后，由综合部进行回收

处理，以求尽可能的开源节流。

(5)耐用高值品完成报废程序后，应当从《耐用高值品

登记表》内核销，核销时须附上《办公用品报废申请单》。

第九条辞职清退状况处理

对于辞职、离职或不在公司工作的员工，须在办理完办

公用品清退手续后方可办理工资领取事项。

第十条本制度由综合部制定并负责说明。

办公用品选购申请单

填写日期：价格：元

序预估预估

号名称规格用途单位数量备注

单价合计

合计

固定资产选购申请单

部门：申请人：申请日期：年—月

日

物品名规格申请项目

序号

称型号数量单价金额

合计金额：（大写）

申请理由：部门负责人：综合部看法：

分管领导看法：常务副总经理审批：

办公用品领用申请单

领用

领用部门领用人

日期

办公用品运用人

数量用途备注

名称（责任人）

部门负责人：综合部：分管副总：常务副总：

办公用品领用申请单

领用

领用部门领用人

日期

办公用品运用人

数量用途备注

名称（责任人）

部门负责人：后勤部：分管领导：总经理：

办公用品报修单

报修时间:编号:

设备名报修部

称门

设备编

运用人号

故

障

现

象

处

理

结

果

或

建

议

报

修

部

门

意

见

负责人签字：年月日

维护人员签备注或

字其他

综合部签字