公司文件与资料管理制度

公司文件与资料管理制度1.前言本制度的目的是为了规范公司文件与资料的管理，确保信息的安全性、可用性和完整性，提高工作效率，保护公司的利益。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包含全职员工、兼职员工、临时员工、实习生等。3.文件与资料的分类公司文件与资料依据其性质、用途等进行分类，包含但不限于以下几种：3.1.内部文件：—内部通知—内部报告—公司规章制度—员工手册等3.2.外部文件：—合同—客户资料—经营报告—行业分析报告等3.3.个人文件：—员工个人档案—薪酬福利文件—绩效评估文件等4.文件与资料的存储与访问4.1.存储方式：4.1.1.内部文件和个人文件采用电子存储方式。4.1.2.外部文件采用电子存储方式，并备份至物理存储设备。4.2.存储位置：4.2.1.内部文件和个人文件存储在公司内部服务器，由相应部门负责管理。4.2.2.外部文件存储在公司内部服务器，并进行定期备份，备份文件存储在安全的物理存储设备中。4.3.文件与资料的访问权限：4.3.1.内部文件和个人文件的访问权限应依照“最小权限原则”进行授权，只有相关人员才略访问。4.3.2.外部文件的访问权限应依据需要进行授权，确保授权人员具备合法的业务需求。4.3.3.公司应订立相关的权限管理制度，明确各级权限的范围和职责。5.文件与资料的保密与安全5.1.文件与资料的保密要求：5.1.1.依据文件或资料的性质和级别，确定相应的保密等级，确保涉密文件和资料的保密性。5.1.2.公司应建立涉密文件和资料的标识和管理制度，定期进行保密培训，加强员工的保密意识。5.1.3.严禁通过非正式渠道或私人设备传输、存储或处理涉密文件和资料。5.2.文件与资料的安全要求：5.2.1.公司应建立完善的信息安全管理体系，包含网络安全、入侵防护、数据备份等措施。5.2.2.公司应定期对存储设备和网络进行安全检测和漏洞修补，确保文件和资料的安全性。5.2.3.员工在处理文件和资料时应注意防止泄露和损坏，确保文件和资料的完整性。6.文件与资料的使用与归档6.1.文件和资料的使用：6.1.1.使用文件和资料时应遵守公司相关规定，不得非法复制、传播或使用擅自处理过的文件和资料。6.1.2.员工需要借阅他人档案或资料时，应提出合理的申请，并经授权后进行处理。6.2.文件和资料的归档：6.2.1.公司应建立文件和资料的归档管理制度，明确归档的标准和要求。6.2.2.归档文件和资料应依照肯定的分类和编号规定进行归档，确保易于查找和追溯。6.2.3.归档文件和资料应妥当保管，避开遗失、损坏或被未授权人员访问。7.文件与资料的销毁7.1.文件与资料的销毁时机：7.1.1.内部文件依据规定的保管期限到期后，经过审核后可以进行销毁。7.1.2.外部文件依据合同商定的保管期限到期后，经过审核后可以进行销毁。7.1.3.个人文件依据法律法规和公司规定的保管期限到期后，经过审核后可以进行销毁。7.2.销毁方式与程序：7.2.1.文件和资料应通过安全可靠的方式进行销毁，例如纸质文件应进行机密粉碎处理，电子文件应进行彻底的删除和清除。7.2.2.销毁操作应有记录，并依照相关流程进行审核，确保销毁的合规性和可追溯性。7.3.文件与资料的备份：7.3.1.公司应定期进行文件和资料的备份，确保紧要信息不会由于意外事件而丢失。7.3.2.备份文件应存储在安全的地方，并定期检查备份的完整性和可恢复性。8.规章制度的宣传和培训8.1.公司应定期组织相关宣传活动，向员工转达文件与资料管理制度的紧要性和要求。8.2.在新员工入职培训中应加强对文件与资料管理制度的培训，确保新员工对制度的理解和遵守。8.3.定期开展文件与资料管理制度相关的培训和考核，以提高员工对制度的遵守程度和管理本领。9.违规处理对于违反公司文件与资料管理制度的行为，依据情节轻重可予以以下处理措施：口头警告或批判书面警告或通报批判暂时停止晋升或岗位调整停止劳动合同10.附则10.1.本制度的解释权归公司负责人全部。10.2.本制度如有更改，应及时进行修订，并通知相关人员。10.3.