湖南中科宇能科技有限责任公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录94821湖南中科宇能科技有限责任公司简介 湖南中科宇能科技有限责任公司采购与付款制度优化设计1湖南中科宇能科技有限责任公司简介湖南中科宇能科技发展有限公司（以下简称：湖南中科宇能）成立于2019年12月30日，注册地位于湖南省益阳高新区东部新区产业园,法定代表人为马寅虎。公司主要经营范围包括风力发电整机及配件、风轮叶片、风机控制系统设备的生产、销售;太阳能设备、生物质能设备的技术开发、技术服务、技术转让及制造、销售等。湖南中科宇能科技发展有限公司的总公司为中科宇能科技发展有限公司(简称中科宇能)，是专业的风电叶片系统解决商,成立于2008年,迄今为止,已分别在甘肃白银、河北保定、内蒙古乌拉特中旗建成三个大型叶片制造基地。为满足市场的需求,公司目前已在湖南益阳、河北邢台建设新的生产基地。2湖南中科宇能科技有限责任公司采购与付款制度现状湖南中科宇能科技有限责任公司自成立以来,作为风轮叶片制造行业新成员,在河北总部派遣的技术人员帮扶下，公司的独立生产能力和经营能力都已初具规模，但是公司内部采购与付款环节仍然存在很多问题，不利于公司长久稳健的发展。湖南中科宇能公司现有的采购与付款环节的相关规章制度,基本上是盲目跟从总公司的规章制度,没有从实际出发，根据公司的现实问题制定出合理的符合公司现实发展需求的相应规定。对于突发情况,或者总公司没有经历过的没有相关经验解决问题的情况,都无法合理解决。对于中科宇能总公司制定的采购与付款环节的相关规章制度,分公司员工没有强烈的内控意识,导致分公司整体对总公司制定的规章制度没有得到严格的执行,并且分公司没有相对系统的监督制度,在处理实际问题时,尤其是紧急情况下,也无法运用公司相关规章制度去解决，公司采购与付款环节的规章制度形同虚设。3湖南中科宇能科技有限责任公司采购与付款制度问题3.1供应商准入存在问题供应商的质量直接决定对公司的发展是否长远,优质的供应商才能与公司互惠互利，合作共赢。但是湖南中科宇能科技有限公司在采购物料的过程更关注高层关系,忽视了更多重要的条件,导致供应商选择标准几近于无。供应商的选择是否正确,决定公司是否出现发展落后、经营不善等负面情况。选择供应商更应关注的是其自身的各方面的优势条件，而不是盲目服从高层亲密关系选择与唯一供应商长期发展，这容易导致公司经营不善。公司因为与供应商高层具有特殊关系而选择长期合作，反映了公司没有对市场上其他供应商进行了解的问题。一旦出现公司唯一供应商不能及时交货的突发情况,才去选择市场上的其他供应商进行临时性合作,给公司带来原材料质量的不确定性与是否按时交货的未知性。不利于公司的可持续发展，更不利于公司对年度盈利目标的完成。3.2签订采购合同存在问题在没有对原材料市场进行全面调研时公司与供应商签订采购合同,不全面了解市场信息导致对原材料价格没有全面的认知从而被供应商坑蒙，而且对供应商履行采购合同的具体情况缺乏精准的跟踪管理,造成物料供应不及时影响生产甚至停产导致不能按时交货的情况出现，对公司的长期发展目标造成极大的不良影响。公司与供应商签订的采购合同中,对预付款项没有进行合理规划导致货款全部预付、预付比例大的不利于公司营运资金流动的问题出现，从而导致坏账。供应商为了增加利润和维持资金的稳定性,基本会在采购合同中要求公司进行预付货款,但当公司在进行验收时发现物料质量严重不达标,产生生突发情况时,公司面临的问题也没有应急方案解决。3.3产品的验收存在问题 由于采购质检不严，导致公司在某次销售时，发现叶片底部有大量气泡，严重影响叶片质量，该批产品质量都不达标,无法如期完成发货。公司一方面立刻安排操作工进行手工抢修及对叶片进行吸注处理,并且公司没有足够的叶片数量库存,另一方面立刻联系供应商购买原材料,由于原材料购买和运输都需要时间,公司最终也未能按期交货给客户,信誉受到损害,公司收益也造成损失。采购、生产、质检三个部门缺少风险防范意识，采购部也没有制定紧急采购方案，使公司正常经营受到严重影响。公司物资验收过程没有明确规定相关人员应背负的责任，不利于惩罚措施的展开。物料验收数量与下单数量不同没有及时通知相关部门;原材料入库没有进行质量抽检；对于不达标的物料没有详细的退换货制度,不仅造成资金浪费还不利于生产工作的展开。3.4付款环节存在问题 湖南中科宇能公司对付款环节的审核不严格，付款周期也不合理。财务部门执行付款时,没有严格审核其他部门提交的相关单据。采购部将物料发票提交给财务部,财务登记入账时只能依据凭证检验仓储部是否收货,物料数目、单位是否与发票内容相同。而材料在具体生产使用时,是否出现质量不合格的货品,财务部门相关人员也无法追踪。物料、货品是否出现问题，生产部门、仓储部门也没有进行详细检查,直接交付货款,给公司造成很多不必要的损失。公司付款周期与应收账款周期不契合,导致公司营运流动资金运营不畅,对于供应商提出的提前付款、每月付款等要求,采购部在签订采购合同时没有进行缜密的付款周期考虑,给资金周转带来巨大的压力。财务人员结算供方账款也无固定日期,导致重复付款、到期未付款等问题得不到有效解决。4湖南中科宇能有限责任公司采购与付款的优化4.1供应商管理4.1.1提高公司供应商准入标准湖南中科宇能应制定详细的供应商的准入标准，并适当的提高标准。与其花更多时间和精力去寻找优质供应商，不如由被动变为主动，改变公司供应商单一，筛选供应商不科学合理导致的对市场上其他供应商认知面狭窄的窘迫局面。从实际出发，根据供应商产品质量、产品价格、交付货物是否及时、供应商售后、供应商的社会信誉这些要素初步建立健全公司供应商准入标准体系，对公司的可持续发展以及公司年度盈利目标的完成百利而无一害。4.1.2加强选择供应商时公司内控为使公司经营稳定发展，应选择优势条件充足的供应商进行合作，不仅减少实际生产过程中出现问题的可能，还能带动公司发展。结合湖南中科宇能公司的实际情况,优化设计出公司在选择供应商时各部门人员协作交流的过程图,使公司选择供应商的标准得到系统的改善,具体如下图所示:认可样品公司认可样品公司采购合同书采购合同书采购部采购物资需求采购部采购物资需求采购专员采购专员供应商能力调查表采购经理生产经理运营总监各部门合议供应商能力调查表采购经理生产经理运营总监各部门合议样品许可单供应商供应商基本信息注册地基本信息注册地注册资金生产场地设备人员主要产品生产能力质量部质量部、采购部、生产部质量部质量部、采购部、生产部汇总资料汇总资料样品评定样品评定小规模生产制作样品小规模生产制作样品供应商名单质量部和采购部供应商名单质量部和采购部初审初审审核审核交货及时性产品价格交货及时性产品价格产品设计服务水平财务能力突发情况应变能力信誉质量水平供应商材质性能尺寸质量材质性能尺寸质量运营总监、供应链总监符合需求符合需求审核审核质量部、生产部、采购部、工程部供应商评估报告质量部、生产部、采购部、工程部供应商评估报告图SEQ图表\*ARABIC1供应商准入内控流程图4.2规范采购合同管理4.2.1加强采购合同签订的管理优质的采购合同能保障公司在现实经营时的利益不会受损,也会减少经济纠纷问题的发生。采购部一定要根据公司实际经营情况、公司实际采购需求,编制合理的采购方案。优化签订采购合同时公司采购与付款环节的内部控制流程，增加公司采购合同的合理性与科学性，使公司利益得到有效保障。评审采购部评审采购部总经理采购合同总经理采购合同合格供应商合格供应商修改合同上报修改合同上报采购部经理、总经理采购部经理、总经理采购员审批采购员审批供应商名单供应商名单退回退回提出意见草拟采购合同采购部询价，并根据采购价格、交易条件、交货期限进行谈判提出意见草拟采购合同采购部询价，并根据采购价格、交易条件、交货期限进行谈判审核专业法律顾问审核专业法律顾问采购经理采购经理提修改意见合同条款合法性、法律保障性、双方权利、义务和违约责任提修改意见合同条款合法性、法律保障性、双方权利、义务和违约责任审阅审阅采购部与供应商签订采购合同采购部与供应商签订采购合同采购部建档、归档采购部建档、归档财务部留档财务部留档图2采购合同管理流程4.2.2加强对采购计划审批、采购预付款的风险防范通过控制采购计划，减少采购不合理现象，从而降低采购预付款风险。对于采购部提交的采购计划需要检查是否在合理的预算之内，如果发现实际的采购价远超预算[1]，需经高层领导审批后才能进行采购。下图为采购计划审批、采购预付款风险防范的具体步骤:总经理总经理运营总监运营总监采购部采购部汇总采购需求信息汇总采购需求信息提出采购需求采购需求分析开始生产部提出采购需求采购需求分析开始生产部采购需求分析汇总采购计划编制选择采购方式预测采购物资量分析现有库存分析确定采购物资种类选择采购方式预测采购物资量分析现有库存分析确定采购物资种类审批审批采购计划执行审核审核确定采购时间编制采购计划制定采购计划采购计划完成采购计划执行结束确定采购时间编制采购计划制定采购计划采购计划完成采购计划执行结束协助配合财务核算调整协助配合财务核算调整图3采购计划审批和防范预付款风险具体步骤4.3完善质检工作4.3.1强化采购质检责任制在实际经营活动中，应该明确采购与付款环节相关岗位的职责与权限，使不相容职务之间相互制约，预防有意的舞弊行为，在工作过程中相互监督[2]。具体措施如下：认真实施验收情况记录和验收人员的签字制度：按标准验收物资后，及时填写验收记录，验收小组成员分别签名。验收记录要完整、真实地复原实际验收过程。验收记录及供应商提供的必要文件，定期归纳、存档。验收中可使用下图流程作为记录：物料物料填库“原材料、包装材料总账”收货仓管员填库“原材料、包装材料总账”收货仓管员送货单送货单审核日期审核日期品名编号供货单位实收数量收货人存放仓编号入库入库包装、包装、数量包装、包装、数量贴待验证贴待验证入待验区挂黄色标示牌货位卡符合要求不符合要求符合要求不符合要求拒收拒收填请验单填请验单不合规定质检部符合规定不合规定质检部符合规定贴合格证入合格证贴合格证入合格证挂绿色标示牌入不合格品仓挂红色标示牌填不合格品总账填物料分类账填不合格品总账填物料分类账图4验收环节各岗位操作过程和职责4.3.2建立采购物资质检标准湖南中科宇能应该着重强调物资出入库的质检，这是整个企业稳健发展必不可少的部分，也是公司实现降低内部成本、掌控物料质量以及提高公司利润的重要因素。在填报计划的时候要严格审核各种物资的规格和型号，在物资采购和物资验收的时候都要严格记录型号，将二者对比。各类物料验收标准应形成具体的文字标准，并经公司批准后以文件形式挂示在采购及验收相关岗位处。表1物料验收入库标准颁发部门物料验收、入库标准操作程序生效日期制定人制定日期操作标准—物料审核人审核日期文件编号批准人批准日期分发部门4.4加强采购付款管理4.4.1合理安排付款周期合理安排付款周期，令其与公司应收账款周期达到一定的契合，这样不仅使公司的营运流动资金不再受到限制，还能让公司的发展更具稳定性和持续性。进行采购合同的谈判时，应明确标明货款是日结算付款、月结付款周期还是季结算付款周期。从而避免资金周转不灵、重复付款、到期未付款等问题。表2常见付款周期及特点交货期限特点日结算付款7日内到货后检验确认质量，质量无误再付款，时间短，效益高。月结付款周期1个月内大额、常规供应商。季结算付款周期1个季度（3个月）内适用于小额、交付频率比较高，对账比较繁琐的业务。4.4.2加强采购付款审批工作财务部门执行付款时,应该严格审核其他部门提交的相关单据。具体流程图如下所示：采购明细账供应商采购部门会计部门确定结算方式编制付款单据付款审核出纳执行付款采购订单采购申请单验收单付款申请单付款支票采购订单采购合同验收单卖方发票卖方发票编制记账凭证审核进行货款结算编制记账凭证记账凭证汇总明细账明细账明细账明细账应付账款总账物资采购总账银行存款总账财务费用总账登记银行存款日记账提出付款申请采购明细账供应商采购部门会计部门确定结算方式编制付款单据付款审核出纳执行付款采购订单采购申请单验收单付款申请单付款支票采购订单采购合同验收单卖方发票卖方发票编制记账凭证审核进行货款结算编制记账凭证记账凭证汇总明细账明细账明细账明细账应付账款总账物资采购总账银行存款总账财务费用总账登记银行存款日记账提出付款申请卖方发票卖方发票 附件附件附件附件核对核对核对核对图5采购付款管理流程5小结采购与付款制度的优化设计，对公司的经营水平具有重要影响，是公司内部控制环节的核心。本次毕业设计从介绍湖南中科宇能科技有限公司的概况出发，介绍公司采购与付款环节内部控制现状，提出公司采购与付款内部控制实际存在的管理缺陷，运用相关会计知识理论并从现实出发结合公司的具体问题，从供应商、采购合同、质检工作、采购付款四个方面系统分析了湖南中科宇能科技有限公司采购与付款环节在实际经营活动中存在的问题并进行分析，对供应商、采购合同、质检工作、采购付款四个方面的问题进行了优化设计。主要优化思路有：加强选择供应商时公司内控；提高公司供应商准入标准；加强采购合同签订的管理；加强对采购计划审批、