西南分公司风电工程档案编制细则

西南分公司风电工程档案编制细则一、总则1.目的为规范西南分公司风电工程档案的编制、整理和归档工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，为风电工程的建设、运行、维护及管理提供可靠的依据和支持，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于西南分公司所属风电工程项目从项目前期准备到竣工验收全过程中形成的各类文件材料的编制与归档管理。3.编制依据国家及地方有关档案管理的法律法规和标准规范。电力行业相关的技术标准、规范和规程。公司档案管理的相关制度和要求。二、档案分类与编号1.档案分类项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。工程设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等。工程管理文件：项目建设管理文件、工程招投标文件、合同文件、质量管理文件、安全管理文件、进度管理文件等。施工文件：施工组织设计、施工技术交底、施工记录、施工试验报告、隐蔽工程验收记录、工程质量检验评定记录等。设备文件：设备采购合同、设备监造文件、设备安装调试记录、设备质量证明文件等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。2.编号规则档案编号采用"项目名称+分类代码+顺序号"的结构。项目名称：以风电项目的正式名称为准。分类代码：按照上述档案分类，分别用两位大写字母表示，如"QP"表示项目前期文件，"SJ"表示工程设计文件等。顺序号：按照各类文件材料形成的先后顺序依次编号，位数根据实际情况确定。三、编制要求1.项目前期文件立项批复、可行性研究报告等应原件齐全，内容完整、准确，签字盖章手续完备。环境影响评价报告、项目核准文件等应符合国家及地方相关规定和要求。2.工程设计文件初步设计和施工图设计文件应符合国家和行业的设计规范、标准，设计深度满足工程建设需要。设计变更文件应注明变更原因、变更内容及相关审批手续，变更后的图纸应清晰、准确。3.工程管理文件项目建设管理文件应反映项目建设全过程的管理活动，包括项目策划、组织协调、监督检查等方面的内容。工程招投标文件应包括招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等，内容完整、合法合规。合同文件应明确双方的权利和义务，条款清晰、准确，签字盖章手续完备。质量管理文件应包括质量计划、质量检验制度、质量问题处理记录等，确保工程质量符合要求。安全管理文件应包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理报告等，保障工程建设安全。进度管理文件应包括工程进度计划、进度跟踪记录、进度调整措施等，确保工程按时完成。4.施工文件施工组织设计应结合工程实际，具有针对性和可操作性，经审批后实施。施工技术交底应详细、准确，交底人和被交底人签字确认。施工记录应真实、完整，包括工程定位测量、地基处理、基础施工、主体结构施工等各个环节的记录。施工试验报告应按规定的试验项目、方法和频率进行，试验数据准确可靠，报告签字盖章齐全。隐蔽工程验收记录应在隐蔽前及时办理，验收内容详细、准确，相关人员签字确认。工程质量检验评定记录应按照国家和行业标准进行，评定结果真实、准确。5.设备文件设备采购合同应明确设备的规格型号、数量、价格、交货期等条款，双方签字盖章生效。设备监造文件应包括监造计划、监造记录、监造报告等，确保设备制造质量符合要求。设备安装调试记录应详细记录设备安装的过程和调试结果，签字盖章齐全。设备质量证明文件应包括产品合格证、质量检验报告、性能测试报告等，原件齐全有效。6.监理文件监理规划和监理实施细则应根据工程特点和监理要求编制，具有针对性和指导性。监理月报、监理会议纪要应及时、准确地反映工程进展情况和存在的问题，提出监理意见和建议。工程质量评估报告应客观、公正地评价工程质量状况，签字盖章手续完备。7.竣工验收文件竣工验收报告应全面总结工程建设情况，包括工程概况、建设依据、建设规模、建设内容、工程质量、工程进度、工程效益等方面的内容，相关单位签字盖章确认。竣工决算报告应准确反映工程建设的实际投资情况，包括工程费用、其他费用、预备费等，决算编制依据充分，数据准确。工程质量保修书应明确保修范围、保修期限、保修责任等内容，双方签字盖章生效。工程竣工图应与工程实际相符，图面清晰、准确，加盖竣工图章。四、整理要求1.文件材料的收集各部门和参建单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应原件齐全，如有特殊情况需提供复印件的，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。2.文件材料的分类整理按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理，同一类文件应按照形成时间或重要程度进行排序。每份文件材料应单独装订或装盒，并在封面或盒脊上注明文件名称、编号、日期等信息。3.卷内文件的排列卷内文件应按照重要程度和形成时间顺序排列，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。同一事项的文件应集中排列，便于查阅和利用。4.编目与装订卷内文件应编制卷内目录，目录内容包括序号、文件编号、文件题名、日期、页号等，序号应从1开始连续编号。卷内文件应采用线装或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。五、归档要求1.归档时间项目前期文件应在项目立项后及时归档。工程设计文件应在设计文件完成并经审核后归档。工程管理文件应随工程进度同步归档，重要文件应在形成后及时归档。施工文件应在工程竣工后一个月内归档。设备文件应在设备到货验收合格或安装调试完成后归档。监理文件应在监理工作结束后及时归档。竣工验收文件应在工程竣工验收后三个月内归档。2.归档份数一般文件材料归档一份，重要文件材料可根据需要适当增加归档份数。竣工图应归档三套，其中一套为原件，两套为复印件。3.归档手续各部门和参建单位应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、编号、数量等信息，并签字盖章。档案管理部门应按照档案移交清单对接收的档案进行核对，核对无误后办理签收手续。六、档案保管与利用1.档案保管档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.档案利用公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。因特殊情况需要外借档案的，应填写档案外借申请表，经公司主管领导批准后，办理外借手续，并限期归还。档案利用情况应进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等信息。七、档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立风电工程档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.档案数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，并按照档案分类编号进行命名和存储。3.档案信息录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，确保录入信息准确、完整。建立档案索引数据库，方