酒店档案管理规定1

酒店档案管理规定1一、总则1.目的为加强酒店档案管理，确保酒店档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于酒店各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。3.定义本规定所称档案，是指酒店在各项经营管理活动中直接形成的，对酒店具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责酒店设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和指导酒店的档案管理工作。具体职责包括：制定和完善酒店档案管理制度，并监督执行。集中统一管理酒店各类档案，确保档案的安全与完整。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立档案检索系统，方便档案的查询与利用。对档案进行鉴定，定期销毁无保存价值的档案。组织开展档案管理业务培训，提高员工的档案管理意识和技能。参与酒店重要项目和活动的档案管理工作，提供档案支持与服务。2.各部门兼职档案员职责各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。具体职责包括：按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并进行初步整理。对收集到的档案进行分类，确保档案资料的完整性和准确性。定期将整理好的档案移交至酒店档案管理部门，并办理交接手续。协助档案管理部门开展档案的查询与利用工作，为本部门及其他部门提供必要的档案支持。负责本部门档案保管设施的日常维护，确保档案安全。3.员工个人职责全体员工应树立档案意识，在工作中注意积累和妥善保管与工作相关的各类文件资料，并按照规定及时移交至本部门兼职档案员或档案管理部门。不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。三、档案的分类与编号1.档案分类酒店档案分为以下十大类：行政管理类：包括酒店行政公文、工作计划与总结、会议纪要、规章制度、人事档案、员工培训记录等。经营管理类：涵盖市场营销计划、客户资料、预订记录、合同协议、财务报表、统计数据等。服务质量类：如宾客投诉处理记录、服务质量检查报告、宾客意见反馈等。工程技术类：包含酒店建筑设计图纸、设备设施档案、工程维修记录、技术改造资料等。安全保卫类：涉及安全管理制度、消防档案、治安事件记录、安全检查报告等。餐饮管理类：包括菜单、食谱、食品采购记录、厨房卫生档案、餐饮成本核算等。客房管理类：客房布置图、客房用品清单、客房清洁记录、客房维修记录等。财务管理类：会计凭证、账簿、财务审计报告、税务资料等。采购管理类：采购计划、供应商资料、采购合同、采购发票等。其他类：不属于以上各类的其他特殊档案。2.档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用分类号与顺序号相结合的方式，具体编号规则如下：一级分类号：采用大写英文字母表示，如A代表行政管理类，B代表经营管理类等，依次类推。二级分类号：在一级分类号后用两位数字表示，如A01表示行政管理类中的行政公文，A02表示工作计划与总结等。顺序号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如A010001、A010002等。四、档案的收集与整理1.收集范围各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料，包括但不限于以下内容：纸质文件：如文件原件、复印件、传真件、信函、报表等。电子文件：包括文档、表格、演示文稿、图片、音频、视频等电子格式的文件。实物资料：如奖杯、证书、奖牌、纪念品等。其他相关资料：如会议录音、录像带等。2.收集要求各部门兼职档案员应定期收集本部门的档案资料，确保档案的及时归档。对于重要文件和紧急事项形成的档案，应随时收集，及时整理归档。收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。电子文件应采用通用格式存储，并确保文件的真实性、完整性和可读性。同时，应注明文件的形成时间、来源、存储位置等信息。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理要求如下：分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。装订成册：对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，确保文件整齐牢固。编目编号：按照档案编号规则，对每份档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等信息。装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。然后按照档案类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。五、档案的保管1.保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：永久保管：凡是反映酒店主要职能活动和基本历史面貌的，对酒店有长远利用价值的档案，列为永久保管。如酒店章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管：凡是反映酒店一般工作活动，在较长时间内对酒店工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为10年至50年。如年度工作计划与总结、一般合同协议、员工培训记录等。短期保管：凡是反映酒店一般性工作活动，在较短时间内对酒店工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为1年至10年。如一般性文件、临时性报表等。2.保管设施档案管理部门应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。同时，应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、文件夹等。3.库房管理档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并在专人陪同下方可进入。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循以下原则：依法依规原则：严格按照国家法律法规和酒店档案管理制度办理档案查阅、借阅手续。服务酒店原则：以满足酒店经营管理和业务工作需要为出发点，积极提供档案服务。确保安全原则：在档案利用过程中，确保档案的安全与完整，不得损坏、丢失档案。2.利用方式档案利用方式主要包括查阅、借阅和复制三种：查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。查阅人不得在档案上涂改、标记、抽换、污损档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准。借阅：因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损档案。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。复制：因工作需要复制档案的，复制人应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的格式和数量进行复制，并在复制件上加盖"档案复制专用章"。复制人应支付相应的复制费用。3.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅和复制的情况进行详细记录。记录内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和编号、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。2.鉴定组织酒店成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定内容档案鉴定工作主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行审查，判断档案是否具有保存价值。具体内容包括：档案是否反映酒店的主要职能活动和基本历史面貌。档案是否对酒店的经营管理、业务工作、科学研究等具有查考利用价值。档案是否与现行政策、法规、制度相抵触。档案的完整性、准确性和系统性。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，报酒店分管领导审批。审批通过后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理1.信息化建设目标酒店档案信息化建设的目标是实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和服务水平，为酒店经营管理提供更加便捷、高效的档案信息支持。2.信息化管理内容档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，将其转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。档案管理系统建设：建立酒店档案管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、检索、借阅、统计等功能的信息化管理。档案信息资源共享：通过酒店内部网络，实现档案信息资源的共享，方便各部门及员工查询和利用档案。3.信息化管理要求档案数字化应确保扫描图像清晰、完整，数据准确无误。同时，应建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。档案管理系统应具备安全可靠、功能完善、操作简便等特点。系统应设