集团公司会议制度

集团公司会议制度一、总则1.目的为了规范集团公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，加强信息沟通与交流，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团公司总部及各下属子公司、分公司召开的各类会议。3.会议原则高效务实原则：会议应紧密围绕工作重点和目标，精简会议议程，提高会议效率，注重会议效果，避免形式主义。统一规范原则：会议的组织、安排、记录、纪要等工作应遵循统一的规范和标准，确保会议管理的科学性和严肃性。分级负责原则：按照会议的级别和性质，明确各级组织和人员在会议管理中的职责，做到分级负责，层层落实。二、会议分类及职责分工1.集团公司年度工作会议定义：集团公司年度工作会议是总结上一年度工作，部署本年度工作任务，明确工作目标和重点的重要会议。组织部门：由集团公司董事会办公室牵头组织，各相关部门配合。参会人员：集团公司领导班子成员、总部各部门负责人、各下属子公司、分公司领导班子成员等。主要职责总结回顾上一年度集团公司整体工作情况，分析存在的问题和不足。审议通过年度工作报告、财务预算、工作计划等重要文件。明确本年度集团公司的工作目标、任务和重点，制定工作措施和要求。表彰奖励上一年度表现优秀的单位和个人。2.集团公司月度工作例会定义：集团公司月度工作例会是集团公司定期召开的，总结上月工作进展，分析存在的问题，部署本月工作任务的会议。组织部门：由集团公司总经理办公室负责组织。参会人员：集团公司领导班子成员、总部各部门负责人、各下属子公司、分公司主要负责人等。主要职责各部门汇报上月工作完成情况、存在的问题及本月工作计划。分析集团公司整体工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。部署本月重点工作任务，明确责任部门和责任人。传达上级有关文件和会议精神，研究贯彻落实措施。3.专题会议定义：专题会议是针对集团公司某一专项工作或特定问题召开的会议。组织部门：根据会议主题和内容，由相关职能部门负责组织。如涉及多个部门的专题会议，由牵头部门负责组织协调。参会人员：根据会议需要确定，一般包括相关部门负责人、专业人员及其他相关人员。主要职责深入研究和讨论某一专项工作或特定问题，提出解决方案和措施。协调各部门之间的工作关系，明确工作分工和协作要求。跟踪落实专项工作或特定问题的解决情况，确保工作顺利推进。4.部门工作会议定义：部门工作会议是各部门为传达上级指示精神，安排部署本部门工作，沟通工作情况而召开的会议。组织部门：由各部门自行组织。参会人员：本部门全体员工。主要职责传达集团公司及上级部门的有关文件和会议精神。总结本部门上月工作情况，分析存在的问题，提出改进措施。部署本部门本月工作任务，明确工作重点和要求。加强部门内部员工之间的沟通与交流，促进工作协同配合。三、会议组织与安排1.会议计划各类会议应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。会议计划应提前报上级领导审批。年度工作会议计划应于上一年度末制定；月度工作例会计划应于每月末制定；专题会议计划根据工作需要提前制定；部门工作会议计划由各部门自行安排，并报集团公司总经理办公室备案。2.会议通知会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员能够提前做好准备。会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程安排、参会要求等内容。重要会议的通知应采用书面形式，并加盖公章；一般会议的通知可采用电子邮件、内部办公系统等方式发送。会议通知应提前[X]个工作日发送给参会人员，如遇紧急会议，应提前[X]小时通知参会人员。3.会议准备会议组织部门应提前做好会议准备工作，包括会议场地布置、会议资料准备、会议设备调试等。会议资料应包括会议议程、汇报材料、相关文件、数据报表等，确保资料准确、完整、清晰。会议设备应提前进行调试，确保音响、投影仪、麦克风等设备正常运行。4.会议签到参会人员应按时参加会议，并在会议签到表上签到。会议签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。会议组织部门应安排专人负责会议签到工作，对迟到、早退、缺席等情况进行记录，并及时向会议主持人报告。5.会议记录会议应安排专人负责记录，会议记录应准确、完整、清晰地记录会议内容，包括会议主题、参会人员、发言内容、讨论结果、决议事项等。会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并交会议主持人审核签字。重要会议的会议记录应妥善保管，作为公司档案资料存档。四、会议议程与主持1.会议议程会议议程应根据会议主题和目的进行合理安排，一般包括会议开场、汇报发言、讨论交流、决议事项、会议总结等环节。会议议程应提前发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。在会议进行过程中，如需要调整会议议程，应经会议主持人同意，并及时通知参会人员。2.会议主持会议主持应由具有较高组织协调能力和专业素养的人员担任，一般为集团公司领导或部门负责人。会议主持人应提前熟悉会议议程和参会人员情况，确保会议顺利进行。会议主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，避免出现跑题、冷场等情况。会议主持人应及时总结会议讨论结果，明确决议事项，并对下一步工作进行安排部署。五、会议纪律与要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假，并安排其他人员代会。2.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、收发短信、随意走动或交头接耳。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，发表真实、客观、建设性的意见和建议。不得在会议上发表与会议主题无关的言论或进行无关的争论。4.参会人员应严格遵守会议保密制度，对会议讨论的机密事项和未公开的信息，不得泄露给无关人员。5.会议组织部门应加强对会议纪律的监督检查，对违反会议纪律的参会人员进行批评教育，并记录在案。对情节严重的，应按照公司相关规定进行处理。六、会议决议与执行1.会议决议会议结束后，会议主持人应及时总结会议讨论结果，形成会议决议。会议决议应明确决议事项、责任部门、责任人、完成时间等内容。会议决议应经参会人员充分讨论，并由会议主持人宣布通过后生效。如有不同意见，应在会议记录中注明。2.决议执行责任部门和责任人应按照会议决议要求，认真组织实施，确保决议事项得到有效落实。责任部门和责任人应定期向会议组织部门汇报决议事项的执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。会议组织部门应加强对决议执行情况的跟踪检查，对执行不力的责任部门和责任人进行督促和问责。3.决议变更如因客观情况发生变化，需要对会议决议进行变更，责任部门和责任人应及时向会议组织部门提出变更申请，并说明变更原因和理由。会议组织部门应组织相关人员对变更申请进行研究和讨论，经会议主持人批准后，对会议决议进行相应变更。七、会议纪要与归档1.会议纪要会议结束后，会议组织部门应及时整理会议纪要，会议纪要应准确、全面地反映会议内容和决议事项。会议纪要应包括会议基本信息（如会议主题、时间、地点、参会人员等）、会议主要内容、会议决议事项等内容。会议纪要应经会议主持人审核签字后，发送给参会人员及相关部门。2.会议归档会议组织部门应将会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等相关文件资料进行整理归档，妥善保管。会议档案应按照档案