资料分包单位管理制度

资料分包单位管理制度总则1.目的为了加强对资料分包单位的管理，规范资料分包行为，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和及时性，提高工程管理水平，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及资料分包的工程项目，包括但不限于建筑工程、市政工程、装修工程等。3.基本原则合法合规原则：资料分包单位必须具备合法的经营资质和业务范围，严格遵守国家法律法规和行业规范。质量第一原则：确保分包资料符合工程建设相关标准和要求，真实反映工程实际情况。责任明确原则：明确公司与资料分包单位之间的权利、义务和责任，避免出现管理漏洞。监督考核原则：建立有效的监督考核机制，对资料分包单位的工作进行定期检查和评估，确保各项工作落实到位。资料分包单位的选择与准入1.资质审查资料分包单位应具备与所承担分包业务相适应的资质等级，包括但不限于档案管理资质、工程资料整理资质等。公司负责对资料分包单位的资质证书、营业执照等相关证件进行审查，确保其合法合规经营。2.业绩考察了解资料分包单位以往的工程资料分包业绩，包括项目名称、规模、完成情况等。对其业绩进行实地考察或向相关业主、总包单位等进行调查，评估其工作质量和信誉。3.人员配备资料分包单位应配备足够数量的专业资料管理人员，人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉工程资料管理流程。要求提供人员简历及相关资格证书，确保人员素质满足工作要求。4.设备与场地具备必要的办公设备和资料整理、存储场地，保证资料管理工作的正常开展。办公设备应满足资料录入、打印、复印、装订等工作需要；存储场地应符合防火、防潮、防虫等要求，确保资料安全。5.准入审批符合上述条件的资料分包单位，由公司项目管理部门填写《资料分包单位准入申请表》，附上相关证明材料，报公司主管领导审批。经审批同意后，资料分包单位方可进入公司合格分包商名录，参与公司项目的资料分包业务。资料分包合同管理1.合同签订公司与资料分包单位确定合作意向后，应签订详细的资料分包合同。合同应明确双方的权利、义务和责任，包括资料范围、工作要求、质量标准、费用支付、违约责任等条款。合同文本应符合国家法律法规和公司合同管理规定，确保合同的合法性和有效性。2.合同交底合同签订后，公司项目管理部门应组织相关人员进行合同交底，向资料分包单位详细说明合同条款和要求。资料分包单位应认真理解合同内容，明确工作目标和责任，确保能够按照合同要求履行义务。3.合同执行与变更资料分包单位应严格按照合同约定开展工作，确保资料的质量和进度。公司项目管理部门负责对合同执行情况进行监督检查，及时发现问题并督促整改。如因工程变更等原因需要对合同内容进行调整，双方应协商一致，签订补充协议，并按照规定程序进行审批。4.合同结算资料分包工作完成并经验收合格后，公司按照合同约定进行费用结算。资料分包单位应提交完整的结算资料，包括工作成果、费用明细等。公司项目管理部门对结算资料进行审核，报公司财务部门办理付款手续。资料分包工作要求1.资料范围与内容资料分包单位应负责收集、整理、归档工程项目从前期准备到竣工验收全过程的各类资料，包括但不限于工程前期文件、施工过程资料、竣工图等。资料内容应真实、准确、完整，符合工程建设相关标准和规范要求，能够反映工程建设的实际情况。2.工作流程与规范建立健全资料管理工作流程，明确资料收集、整理、审核、归档等各环节的工作要求和责任人。资料整理应按照分类清晰、编号规范、装订整齐的原则进行，确保资料便于查阅和保管。严格执行资料审核制度，对重要资料应进行多级审核，确保资料质量。3.时间节点要求根据工程建设进度，制定详细的资料提交计划，明确各阶段资料提交的时间节点。资料分包单位应严格按照时间节点要求提交资料，确保工程资料与工程进度同步。如因特殊原因需要延期提交，应提前向公司项目管理部门申请并说明原因。4.质量标准资料应符合国家和地方现行的工程资料管理规范及相关行业标准，如《建设工程文件归档规范》等。资料的书写、绘图、签字等应清晰、工整、规范，不得使用易褪色的书写材料。竣工图应与工程实际相符，加盖竣工图章，并由相关责任人签字确认。监督与检查1.日常监督公司项目管理部门应安排专人对资料分包单位的工作进行日常监督，定期检查资料的收集、整理情况，及时发现问题并提出整改意见。监督人员应做好检查记录，对发现的问题进行跟踪，确保问题得到及时解决。2.定期检查公司定期组织对资料分包单位的工作进行全面检查，检查内容包括资料的完整性、准确性、规范性等方面。检查结束后，出具检查报告，对资料分包单位的工作进行评价，对存在的问题提出整改要求和期限。3.专项检查根据工程建设需要或上级主管部门要求，针对特定的资料内容或工作环节进行专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点和方法，确保检查工作的有效性。4.整改落实资料分包单位对监督检查中发现的问题应及时进行整改，制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作按时完成。整改完成后，向公司项目管理部门提交整改报告，申请复查。公司项目管理部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。考核与奖惩1.考核指标建立资料分包单位考核指标体系，包括资料质量、工作进度、人员管理、合同执行等方面。具体考核指标及评分标准应在合同中明确约定，并根据实际情况进行动态调整。2.考核方式考核分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核由公司项目管理部门负责组织实施，季度考核和年度考核由公司统一组织。考核采用定量与定性相结合的方式，通过查阅资料、现场检查、听取汇报等方式收集考核信息，按照考核指标体系进行评分。3.奖励措施对于考核优秀的资料分包单位，公司给予以下奖励：优先推荐参与公司其他项目的资料分包业务。给予一定的经济奖励。在公司内部进行通报表扬。4.惩罚措施对于考核不合格的资料分包单位，公司采取以下惩罚措施：责令限期整改，整改期间暂停支付部分费用。情节严重的，终止合同，禁止其参与公司后续项目的资料分包业务，并追究相应的法律责任。培训与沟通1.培训计划公司根据工程建设需要和资料分包单位的实际情况，制定年度培训计划，对资料分包单位的管理人员和业务人员进行培训。培训内容包括工程资料管理规范、法律法规、职业道德等方面，提高资料分包单位人员的专业素质和业务能力。2.培训方式培训方式可采用集中授课、现场指导、网络培训等多种形式，确保培训效果。定期组织培训交流活动，邀请资料分包单位分享工作经验和心得，促进相互学习和提高。3.沟通机制建立公司与资料分包单位的沟通机制，定期召开工作协调会，及时解决工作中出现的问题。设立专门的沟通渠道，如电话、邮件、微信群等，方便双方随时沟通联系。资料分包单位在工作中遇到问题应及时向公司项目管理部门汇报，公司应及时给予答复和指导。资料安全与保密1.安全管理资料分包单位应建立健全资料安全管理制度，加强对资料存储场地和设备的安全管理，确保资料不发生丢失、损坏、泄露等情况。配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，定期对资料进行检查和维护。2.保密措施资料分包单位应对涉及公司商业