资料借阅管理制度模板

资料借阅管理制度模板一、总则（一）目的为了加强公司资料的管理，规范资料借阅行为，确保资料的安全与完整，提高资料的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及因工作需要借阅公司资料的外部人员。（三）基本原则1.资料借阅应遵循"按需借阅、限期归还、确保安全"的原则。2.严格控制资料的借阅范围，确保资料仅供授权人员使用。3.借阅人员应妥善保管所借资料，不得擅自转借、复制、涂改、污损或遗失。二、资料分类与管理职责（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议等。2.业务资料类：涉及公司各业务领域的合同、协议、项目文档、市场调研报告、技术资料等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。4.人事档案类：员工个人信息、履历、考核记录、培训资料等。5.其他资料类：如公司荣誉证书、宣传资料、会议记录等。（二）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善资料借阅管理制度，并监督执行。统一管理公司各类资料，建立资料档案库，对资料进行分类、编号、登记和存储。负责审核资料借阅申请，办理资料借阅手续，记录借阅情况。定期对资料借阅情况进行统计和分析，确保资料的正常流转和安全。2.资料所属部门负责本部门资料的整理、归档和保管工作，确保资料的完整性和准确性。协助综合管理部门做好资料借阅的审核和催还工作，对归还的资料进行检查。3.借阅人员按照本制度规定的程序和要求申请借阅资料，并在借阅期限内归还。妥善保管所借资料，不得擅自更改、损坏或丢失资料，如发现问题及时向综合管理部门报告。三、资料借阅流程（一）内部员工借阅1.填写借阅申请表：借阅人员需填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.部门负责人审批：申请表提交至所在部门负责人处，部门负责人根据工作需要对借阅申请进行审批，签署意见。3.综合管理部门审核：经部门负责人审批后的申请表交至综合管理部门，综合管理部门对申请进行审核，重点审核借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定等。如审核通过，在申请表上加盖"资料借阅专用章"，并根据申请表提供相应资料。4.资料领取：借阅人员凭加盖"资料借阅专用章"的申请表到综合管理部门资料档案库领取资料，并在《资料借阅登记台账》上签字确认。（二）外部人员借阅1.提出借阅申请：因工作需要借阅公司资料的外部人员，需提前向公司相关部门或人员提出书面申请，说明借阅资料的名称、用途、借阅期限等。2.公司内部协调：公司相关部门或人员收到外部人员的借阅申请后，进行内部协调，确定是否同意借阅以及借阅的具体流程。如需综合管理部门参与，应及时将申请转至综合管理部门。3.综合管理部门审核：综合管理部门对外部人员借阅申请进行严格审核，必要时需征求公司领导意见。审核通过后，要求外部人员提供有效身份证明，并签订《资料借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。4.资料借阅：外部人员按照审核通过的借阅流程，到综合管理部门办理资料借阅手续，领取资料，并在《资料借阅登记台账》上签字确认。（三）特殊情况借阅1.如遇紧急情况需要借阅资料，借阅人员可先电话向综合管理部门说明情况，经同意后先行借阅，但需在事后及时补办借阅手续。2.对于涉及公司核心机密或重要商业信息的资料，原则上不允许借阅。如因特殊工作需要确需借阅的，须经公司高层领导批准，并采取严格的保密措施。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[x]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人员应提前向综合管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于重要资料或使用频率较高的资料，借阅期限可根据实际情况适当缩短，一般不超过[x]个工作日。3.外部人员借阅公司资料的期限根据具体情况协商确定，但最长不得超过[x]天。（二）归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借资料。如需续借，应提前办理续借手续。2.归还资料时，借阅人员应确保资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、遗失等情况，应及时向综合管理部门报告，并按照公司规定进行赔偿。3.综合管理部门在收到归还的资料后，应对资料进行检查，如无问题，在《资料借阅登记台账》上注明归还日期，并将资料归档存放。五、资料保管与保密（一）保管要求1.借阅人员应妥善保管所借资料，不得随意乱放，防止资料丢失、损坏或泄露。2.如需将资料带出公司，应经综合管理部门批准，并采取必要的保密措施，确保资料安全。3.对于电子资料，借阅人员应按照公司规定的存储方式和安全要求进行保管，不得擅自更改或删除资料内容。（二）保密规定1.借阅人员应对所借资料的内容严格保密，不得向无关人员透露资料中的任何信息。2.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要资料的借阅，借阅人员应签署保密协议，承诺严格遵守公司的保密制度。3.如因工作需要对资料进行复制，应经综合管理部门批准，并按照规定进行登记和保管。复制后的资料应按照原件的保密要求进行管理。4.一旦发现所借资料有泄露风险，借阅人员应立即采取措施，并及时向综合管理部门报告。公司将视情节轻重追究相关人员的责任。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定程序申请借阅资料，擅自借阅公司资料。2.超出借阅期限未归还资料，且未办理续借手续。3.将所借资料转借他人或擅自复制、涂改、污损、遗失资料。4.违反资料保密规定，泄露资料内容。5.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于初次违规且情节较轻的借阅人员，综合管理部门将给予口头警告，并要求其立即改正违规行为。2.如借阅人员再次违规或违规情节较重，公司将视情况给予通报批评、罚款等处罚，并限制其在一定期限内的资料借阅权限。3.对于因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究相关人员的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。4.如外部人员违反本制度规定，公司有权终止其借阅关系，并要求其承担相应的法律责任。七、监督与检查（一）定期检查综合管理部门定期对资料借阅情况进行检查，包括借阅记录、资料归还情况、资料保管状况等，确保资料借阅制度的有效执行。（二）不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对资料借阅情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（三）反馈与改进综合管理部门应定期对资料借阅管理制度的执行情况进行总结分析，收集借阅人员和资料所属部门的意见和建议，及时发现制度存在的问题并进行修订