银行公章使用管理制度

银行公章使用管理制度一、总则（一）目的为加强银行公章的使用管理，规范公章使用行为，保障银行的合法权益，维护正常的经营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行总部及各分支机构，涵盖总行各部门、分行、支行及其他营业网点。（三）基本原则1.依法合规原则：公章使用必须严格遵守国家法律法规和银行内部规章制度。2.审批规范原则：使用公章需经过严格的审批流程，确保使用事由合法、合规、合理。3.专人保管原则：公章由专人负责保管，确保安全。4.登记备案原则：对公章的使用情况进行详细登记备案，以备查询和追溯。二、公章的种类及用途（一）种类1.银行公章：包括总行公章、分行公章、支行公章等，具有最高的法律效力。2.合同专用章：用于签订各类经济合同。3.财务专用章：用于银行财务核算、资金收付等相关业务。4.业务专用章：如储蓄业务章、信贷业务章等，用于特定业务领域。5.电子公章：随着信息化发展，在符合法律法规和监管要求的前提下，用于电子文档的签署等。（二）用途1.银行公章以银行名义出具的各类文件、函件、证明等。对外签订的重大合同、协议等。向上级主管部门、监管机构报送的重要报告、报表等。2.合同专用章签订各类借款合同、贷款合同、担保合同、租赁合同、业务合作协议等经济合同。3.财务专用章办理银行存款收付、资金结算、票据背书等财务相关业务。在财务报表、凭证、账簿等财务资料上加盖，确认财务事项。4.业务专用章储蓄业务章用于办理储蓄开户、销户、存取款等业务凭证的签章。信贷业务章用于贷款审批文件、借款借据等信贷业务相关资料的签章。5.电子公章在符合电子签名法等法律法规规定的电子文档上进行签署，与实体公章具有同等法律效力，用于电子渠道的业务办理、文件传输等。三、公章的保管（一）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止丢失、被盗、损坏。2.严格按照规定的审批流程使用公章，对每一次公章使用进行详细登记。3.定期检查公章的使用情况，如有异常及时向主管领导报告。4.未经批准，不得擅自将公章交予他人使用或带出办公场所。（二）保管场所及设施1.设立专门的公章保管保险柜，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.保险柜钥匙和密码分别由不同人员保管，确保双人分管。（三）公章的交接1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接时，必须办理严格的交接手续。2.交接双方应在监交人的监督下，对公章的数量、完好情况、使用记录等进行详细核对，并填写公章交接清单。3.交接清单一式三份，交接双方各执一份，存档一份。四、公章的使用审批流程（一）申请1.使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用时间、使用份数等信息。2.申请表需由部门负责人签字确认，涉及重大事项的还需相关主管领导签字。（二）审核1.申请表提交至公章管理部门后，公章管理人员对申请内容进行初步审核，重点审核使用事由是否合法合规、手续是否齐全。2.对于涉及重要事项、金额较大或风险较高的申请，需提交银行内部相关审批部门进行联合审核。（三）审批1.根据审核情况，由相应级别的领导进行审批。一般事项由部门主管领导审批。重大事项需经分管行领导、行长等按权限依次审批。2.审批通过后，在申请表上签署审批意见并签字。（四）用印1.公章保管人员凭审批通过的《公章使用申请表》，在指定地点、按照规定的用途使用公章。2.使用过程中，公章保管人员应监督用印情况，确保用印内容与申请表一致，不得擅自更改。3.用印完成后，在申请表上加盖公章的印模，并注明用印日期。五、特殊情况的公章使用规定（一）紧急情况1.在紧急情况下，如不立即使用公章可能导致重大损失或严重后果时，可由申请部门通过电话、邮件等方式向有权审批领导简要说明情况，经口头同意后先使用公章，但事后必须及时补办书面审批手续。2.补办手续应在紧急情况处理后的[X]个工作日内完成，详细说明紧急情况的事由、处理过程及用印情况。（二）异地用印1.因业务需要在异地使用公章时，原则上应将相关文件邮寄回银行总部或当地分支机构，按照正常审批流程办理用印手续。2.如确有特殊原因无法邮寄，可通过远程视频见证等方式进行用印，但需提前与公章管理部门沟通，并经有权审批领导批准。3.远程视频见证过程应进行录像留存，作为用印记录的一部分。（三）电子公章使用1.使用电子公章时，应确保电子文档符合法律法规和银行内部规定的格式要求，并具备可靠的电子签名技术。2.电子公章的使用流程与实体公章一致，需经过申请、审核、审批等环节，审批通过后通过电子印章系统进行盖章操作。3.银行应建立电子公章使用的审计机制，定期对电子公章的使用记录进行检查和分析，确保电子公章使用的合法性和安全性。六、公章使用的登记与备案（一）登记1.公章管理人员对每一次公章使用进行详细登记，登记内容包括：使用日期、申请部门或个人、事由、文件名称、文号、使用份数、审批领导、用印人等信息。2.登记可采用纸质登记簿或电子登记系统进行，确保登记信息准确、完整、可追溯。（二）备案1.对于涉及重大合同、重要文件等使用公章的情况，应按照银行档案管理规定进行备案。2.备案内容包括《公章使用申请表》、相关文件的复印件等，以备日后查阅和审计。七、监督与检查（一）内部审计1.银行内部审计部门定期对公章使用情况进行审计检查，重点检查公章使用的审批流程是否合规、登记备案是否完整、保管是否安全等。2.审计过程中发现问题的，应及时要求相关部门进行整改，并对违规行为进行严肃处理。（二）日常监督1.公章管理部门负责对公章使用情况进行日常监督，定期检查登记簿记录与实际用印情况是否一致。2.如发现异常情况，应立即停止公章使用，并及时向主管领导报告，进行调查核实。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批范围使用公章。3.在空白纸张、空白合同等上加盖公章。4.公章保管不善导致丢失、被盗、损坏。5.伪造、变造公章使用记录。6.其他违反本制度规定的公章使用行为。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，一经查实，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.给银行造成经济损失的，应依法追究相关责