集中采购管理制度会议

集中采购管理制度会议一、总则（一）目的为规范公司集中采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效率和质量，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有集中采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、原材料等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.效益原则：追求采购成本最低化与效益最大化，通过集中采购实现规模经济，降低采购价格。3.质量原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物品及服务符合公司要求。4.公正原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当竞争行为，保障各供应商的合法权益。5.效率原则：简化采购流程，提高工作效率，及时满足公司生产经营对物资及服务的需求。二、采购组织与职责（一）集中采购管理小组1.组成：由公司高层领导、采购部门负责人、相关业务部门负责人等组成。2.职责审议集中采购战略规划、年度采购计划等重大事项。协调解决集中采购过程中的重大问题，监督采购工作的执行情况。对采购部门的工作进行指导和监督，确保采购活动符合公司利益。（二）采购部门1.职责负责制定集中采购管理制度、流程和标准，并组织实施。收集、整理采购需求，编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等要求。组织供应商的开发、评估、选择和管理工作，建立供应商档案。负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪，确保合同的有效履行。协调采购过程中的内外部关系，处理采购过程中的争议和纠纷。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（三）需求部门1.职责准确提供采购需求信息，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等，确保需求的合理性和准确性。参与采购项目的前期调研、技术交流、评标等工作，提供专业意见和建议。负责采购物资的验收工作，对物资的数量、质量、规格等进行检验，及时反馈验收结果。配合采购部门进行供应商管理，提供供应商评价信息。三、采购流程（一）需求提报1.需求部门应定期（每月/每季度）提交采购需求计划，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.因特殊情况需要临时采购的，需求部门应填写临时采购申请表，注明采购原因、紧急程度等，经部门负责人审批后提交采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到需求部门提交的采购需求后，进行汇总整理和分析。2.根据公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，编制集中采购计划，明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划报采购管理小组审议通过后执行。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面情况。对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其实际运营状况。2.供应商评估建立供应商评估指标体系，从产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等方面对供应商进行综合评估。定期（每年/每半年）对供应商进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评估结果，对供应商进行相应的奖惩措施，如优秀供应商给予更多合作机会，不合格供应商予以淘汰。3.供应商选择根据采购项目的要求和供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应至少邀请两家以上供应商参与，通过比较各供应商的报价、产品质量、服务承诺等，确定最优供应商。采购合同签订前，采购部门应对供应商的合同条款进行审核，确保合同条款合法、合理、明确。（四）采购实施1.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要，作为采购合同签订的依据。2.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经法务部门审核、公司领导审批后，与供应商签订正式采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的有效性和可操作性。3.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的详细规格、数量、交货时间、交货地点等要求。采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）到货验收1.采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收标准、准备验收工具等。2.物资到货后，需求部门按照验收标准对物资的数量、质量、规格等进行检验。3.验收合格的物资，需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，审核供应商提交的付款申请。2.审核通过后，采购部门填写付款审批单，按照公司财务审批流程进行审批。3.财务部门根据审批后的付款审批单，及时办理付款手续，支付货款给供应商。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度生产经营计划和采购计划，编制集中采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，确保预算的准确性和合理性。3.采购预算报采购管理小组审议通过后，纳入公司年度预算管理体系。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算的，采购部门应提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额等，报采购管理小组审批。3.经审批后的预算调整申请，采购部门应及时通知相关部门，并按照调整后的预算执行采购活动。（三）预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析，总结经验教训，提出改进措施和建议，提高预算管理水平。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商情况、审查合同条款、跟踪物资验收等方式，及时发现潜在风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时调整采购策略，合理安排采购数量和时间，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：建立供应商风险管理机制，加强对供应商的评估和管理，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商；与主要供应商建立长期稳定的合作关系，签订战略合作协议，共同应对市场风险。3.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性；在合同执行过程中，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同纠纷。4.质量风险应对：建立严格的质量检验制度，加强对采购物资的质量检验，确保所采购物资符合公司要求；在采购合同中明确质量标准和违约责任，对供应商提供的物资质量不符合要求的，及时要求供应商采取补救措施或承担相应的赔偿责任。5.付款风险应对：加强对付款环节的管理，严格按照采购合同和公司财务制度办理付款手续；在付款前，对供应商的供货情况、发票等进行审核，确保付款的准确性和安全性。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，包括市场信息平台、行业协会、供应商网站、媒体报道等。2.定期收集与采购相关的信息，如市场价格动态、新产品信息、供应商动态等，并进行整理和分析。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、财务部门、法务部门等相关部门之间的信息共享。2.采购部门及时将采购需求、采购计划、采购合同、供应商信息等相关信息上传至共享平台，供其他部门查阅和使用。3.需求部门、财务部门、法务部门等相关部门应及时反馈对采购信息的意见和建议，共同提高采购管理水平。（三）采购数据分析1.采购部门定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购成本、供应商评价等方面的数据。2.通过数据分析，总结采购工作中的经验教训，发现存在的问题和不足，提出改进措施和建议，为公司采购决策提供依据。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对集中采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购合同是否有效履行等。2.审计部门应及时发现和纠正采购过程中存在的问题，对违规行为提出处理建议，确保采购活动合法合规。（二）考核机制1.建立采购部门绩效考核制度，对采购部门及其员工的工作业绩、工作态度、工作能力等方面进行考核评价。2.绩效考核指标包括采购成