集体宿舍会议管理制度

集体宿舍会议管理制度一、总则（一）目的为了加强公司集体宿舍的管理，规范宿舍内会议活动，确保宿舍环境的安全、整洁、有序，提高员工的工作效率和生活质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司为员工提供的集体宿舍区域内举行的各类会议。（三）基本原则1.安全第一原则：确保会议期间人员的人身安全和宿舍设施的安全，防止发生安全事故。2.文明有序原则：倡导文明参会，保持会议秩序，维护宿舍良好的环境和氛围。3.高效规范原则：保证会议的高效进行，规范会议流程和行为准则。二、会议申请与审批（一）申请流程1.员工因工作需要在集体宿舍召开会议，需提前[X]个工作日填写《集体宿舍会议申请表》，详细说明会议的主题、时间、预计时长、参与人数等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对会议的必要性和可行性进行评估，并签署意见。3.审核通过后，申请表提交至宿舍管理部门（如行政部门或后勤部门），由宿舍管理部门进行最终审批。（二）审批标准1.会议主题与工作相关，具有明确的目的和预期成果。2.会议时间安排合理，不影响员工正常的休息和工作时间。3.参与人数符合宿舍空间和安全要求，不会造成宿舍拥挤和安全隐患。4.宿舍管理部门根据实际情况进行综合审批，对于不符合要求的申请予以驳回，并说明理由。三、会议准备（一）场地布置1.根据会议的规模和需求，合理安排会议桌椅的摆放，确保参会人员有足够的空间和舒适的座位。2.如需使用投影仪、音响等设备，提前向宿舍管理部门申请，并安排专人进行调试，确保设备正常运行。3.保持会议场地的整洁，提前清理杂物，摆放好垃圾桶，为会议创造良好的环境。（二）通知参会人员1.申请人负责在会议前[X]小时将会议的相关信息（时间、地点、主题等）通知到每位参会人员，确保参会人员能够按时参加会议。2.可以通过邮件、微信群等方式进行通知，但需确认参会人员已收到通知并知晓会议内容。（三）资料准备1.根据会议主题，准备相关的文件、资料、报告等，确保参会人员能够充分了解会议议题。2.如果需要打印资料，提前与宿舍管理部门沟通，确定打印地点和设备，并安排专人负责打印和整理。四、会议期间管理（一）人员管理1.参会人员应提前到达会议现场，按照安排就座，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，需提前向会议组织者说明。2.会议期间，参会人员应保持安静，将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开座位，以免影响会议进行。3.尊重会议主持人和发言人，认真倾听发言，积极参与讨论，不得在会议期间交头接耳、大声喧哗或做与会议无关的事情。（二）秩序维护1.会议组织者负责维持会议秩序，确保会议按照预定的流程进行。对于违反会议纪律的行为，应及时进行制止和提醒。2.如有需要，可安排专人负责会议现场的秩序维护，如引导参会人员入场、退场，处理突发情况等。（三）环境卫生1.参会人员应保持会议场地的环境卫生，不得随意丢弃垃圾。会议结束后，将个人产生的垃圾带走，放入指定的垃圾桶内。2.如需使用一次性水杯等物品，应在会议结束后将其妥善处理，不得随意丢弃在宿舍内。（四）设备使用1.使用会议设备时，应按照操作规程进行操作，不得随意损坏设备。如发现设备故障，应及时向宿舍管理部门报告。2.会议结束后，关闭投影仪、音响等设备，并将桌椅摆放整齐，恢复宿舍原状。五、会议记录与存档（一）记录要求1.会议组织者应指定专人负责会议记录，记录内容应包括会议的基本信息（时间、地点、主题、参会人员等）、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等。2.会议记录应准确、完整、清晰，使用规范的语言和格式，确保能够真实反映会议的全貌。（二）存档流程1.会议结束后，会议记录人应及时整理会议记录，并将其发送给会议组织者进行审核。2.审核通过后，将会议记录存档至公司指定的文件管理系统或文件夹中，以便日后查阅和参考。3.对于重要会议的记录，应按照公司档案管理规定进行长期保存。六、会议后的清理与恢复（一）场地清理1.会议结束后，参会人员应协助会议组织者对会议场地进行清理，将桌椅摆放整齐，清理地面垃圾，确保宿舍恢复整洁。2.如需使用宿舍公共区域进行会议，会议结束后应将公共区域清理干净，不得留下任何杂物。（二）设备归还1.使用完宿舍管理部门提供的会议设备后，应及时归还，并确保设备完好无损。如发现设备有损坏情况，应及时向宿舍管理部门报告并说明原因。2.对于因个人原因造成设备损坏的，应按照公司相关规定进行赔偿。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定申请或未经审批擅自召开会议。2.会议期间违反会议纪律，如迟到、早退、随意走动、大声喧哗、使用手机等影响会议秩序的行为。3.损坏会议设备或宿舍设施。4.未按要求清理会议场地，造成宿舍环境脏乱差。（二）处理措施1.对于首次违规行为，给予口头警告，并要求其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，将视情况给予相应的处罚，如书面警告、罚款、取消在集体宿舍召开会议的资格等。3.对于因违规行为给公司或他人造成损失的，应承担