软件资料痕迹管理制度

软件资料痕迹管理制度一、总则（一）目的为加强公司软件资料的管理，规范软件资料痕迹的记录、保存和使用，确保软件资料的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件资料的部门和人员，包括但不限于软件开发、测试、维护、管理等相关工作中产生的各类电子文档、代码文件、数据记录等软件资料。（三）基本原则1.合法性原则：软件资料的管理应符合国家法律法规以及行业相关标准的要求。2.完整性原则：确保软件资料从产生到终止的全过程信息不缺失，全面记录软件项目的各个环节。3.准确性原则：软件资料中的信息应真实、准确，能够反映软件的实际情况和运行状态。4.可追溯性原则：通过规范的痕迹管理，能够清晰地追踪软件资料的来源、流转过程和使用情况。二、软件资料分类与标识（一）软件资料分类1.需求文档类：包括软件需求规格说明书、用户需求报告、需求变更记录等，用于明确软件功能、性能、用户界面等方面的要求。2.设计文档类：如软件总体设计文档、详细设计文档、数据库设计文档等，描述软件的架构、模块划分、接口设计以及数据库结构等。3.代码文件类：涵盖软件开发过程中编写的各种程序代码，包括源文件、目标文件、库文件等。4.测试文档类：包含测试计划、测试用例、测试报告、缺陷记录等，用于验证软件是否满足需求和质量标准。5.项目管理文档类：如项目计划、项目进度报告、项目总结报告等，对软件项目的整体规划、执行和交付进行管理和记录。6.其他文档类：如软件使用手册、维护手册、安装指南等，为软件的使用、维护和安装提供指导。（二）软件资料标识1.编号标识：为每一份软件资料赋予唯一的编号，编号应体现资料的类别、项目名称、版本号等信息，便于识别和管理。例如，对于需求文档类，编号格式可为"RQ[项目名称][版本号][序号]"。2.版本标识：软件资料应明确标注版本号，版本号的命名规则应统一规范。一般采用主版本号.次版本号.修订号的形式，如"1.0.1"。当软件资料有重大修改或更新时，主版本号递增；有较大功能改进时，次版本号递增；仅有小的修正或调整时，修订号递增。3.密级标识：根据软件资料的敏感程度，划分不同的密级，如绝密、机密、秘密、公开等，并在资料上明确标注。密级的确定应依据公司的保密制度和相关法律法规进行。三、软件资料痕迹记录要求（一）记录内容1.创建记录：记录软件资料的创建时间、创建人、所属项目、资料名称、类别、版本号、密级等基本信息。2.修改记录：详细记录每次修改的时间、修改人、修改内容摘要、修改原因等信息。修改记录应与软件资料的版本更新相对应，确保能够清晰追溯到每一次修改的过程。3.审核记录：记录软件资料的审核时间、审核人、审核意见等。审核通过的资料应明确标注审核结果，审核不通过的资料应记录具体的整改要求和再次审核的安排。4.使用记录：对于重要软件资料的使用情况，如查阅、借阅、分发等，应记录使用时间、使用人、使用目的等信息，以便监控资料的流向和使用频率。（二）记录方式1.电子记录：利用公司内部的文档管理系统、版本控制系统等工具，对软件资料痕迹进行电子化记录。这些系统应具备完善的日志功能，能够自动记录各类操作信息，并保证记录的准确性和完整性。2.纸质记录：对于一些特殊情况或暂时无法通过电子方式记录的信息，可以采用纸质记录作为补充。纸质记录应及时整理归档，并与电子记录进行核对和关联，确保信息的一致性。（三）记录频率1.实时记录：对于软件资料的创建、修改等关键操作，应在操作完成后立即进行记录，确保记录信息的及时性和准确性。2.定期汇总：定期对软件资料痕迹记录进行汇总和整理，形成阶段性的报告。汇总周期可根据公司实际情况确定，一般为每周、每月或每季度。四、软件资料存储与保管（一）存储介质选择1.根据软件资料的重要性、使用频率和存储期限等因素，选择合适的存储介质。常用的存储介质包括硬盘、磁带、光盘、云存储等。2.对于关键的软件资料，应采用多种存储介质进行备份，以防止数据丢失。例如，可以同时进行本地硬盘存储、磁带备份和云存储备份，确保数据的安全性和可恢复性。（二）存储位置规划1.设立专门的软件资料存储区域，对不同类型和项目的软件资料进行分类存放。存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，确保软件资料的物理安全。2.根据软件资料的访问权限和使用频率，合理规划存储位置。例如，将常用的软件资料存储在易于访问的位置，将不常用的历史资料存储在专门的归档区域。（三）保管责任1.明确软件资料保管的责任部门和责任人，负责软件资料的日常存储、维护和管理工作。保管责任人应定期对软件资料进行检查和盘点，确保资料的完整性和可用性。2.对于存储在外部存储介质或云存储平台上的软件资料，应与相关供应商签订保密协议和服务合同，明确双方的权利和义务，确保数据的安全存储和合法使用。五、软件资料访问与使用控制（一）访问权限设置1.根据软件资料的密级和使用范围，为不同人员设置相应的访问权限。访问权限分为只读、可编辑、可删除等不同级别，确保只有经过授权的人员才能访问和使用相关软件资料。2.建立用户权限管理机制，定期对用户的访问权限进行审查和调整。当人员岗位变动或软件资料的敏感程度发生变化时，及时更新访问权限，防止未经授权的访问。（二）使用流程规范1.员工如需访问和使用软件资料，应按照规定的流程进行申请。申请时需说明使用目的、使用期限等信息，并提交相关审批材料。2.审批通过后，员工应在规定的权限范围内使用软件资料，并严格遵守软件资料的使用规定和保密要求。使用过程中如需对软件资料进行修改或复制，应按照相应的审批流程进行申请。3.使用完毕后，员工应及时归还软件资料，并确保资料的完整性和保密性。对于涉及敏感信息的软件资料，应进行妥善销毁或按照公司的保密制度进行处理。（三）审计与监控1.建立软件资料访问与使用审计机制，对软件资料的访问记录、操作记录等进行定期审计。审计内容包括访问人员、访问时间、访问内容、操作结果等，以便及时发现异常行为和潜在的安全风险。2.通过监控软件资料管理系统的运行情况，实时掌握软件资料的使用动态。对于异常的访问请求或操作行为，及时进行预警和处理，确保软件资料的安全使用。六、软件资料变更管理（一）变更申请1.当软件资料需要进行变更时，相关责任人应填写变更申请表，详细说明变更的原因、内容、影响范围、预计完成时间等信息。2.变更申请表应提交给项目负责人或相关审批部门进行审核，审核通过后方可进行变更操作。（二）变更实施1.根据变更申请表的要求，由专业人员进行软件资料的变更实施。变更实施过程中应严格按照相关的技术规范和操作流程进行，确保变更的准确性和稳定性。2.在变更实施过程中，应及时记录变更的详细过程和相关信息，包括变更时间、变更人、变更步骤、测试结果等，以便后续进行追溯和验证。（三）变更验证与审核1.变更完成后，应对变更进行验证，确保变更后的软件资料符合要求。验证方式包括功能测试、性能测试、安全测试等，根据软件资料的性质和变更内容确定具体的验证方法。2.验证通过后，将变更后的软件资料提交给相关审核人员进行审核。审核人员应检查变更是否符合审批要求，是否对其他相关软件资料产生影响等。审核通过后，对软件资料的版本进行更新，并同步更新相关的痕迹记录。七、软件资料归档与销毁（一）归档要求1.软件项目结束或软件资料不再使用时，应按照公司的归档制度进行及时归档。归档的软件资料应包括项目过程中产生的所有相关文档、代码、测试报告等，确保资料的完整性。2.归档的软件资料应进行分类整理，按照编号、版本号等顺序进行排列，并编制详细的归档清单。归档清单应包括软件资料的名称、类别、编号、版本号、密级、归档时间等信息，便于查询和管理。（二）归档流程1.软件资料的归档由项目负责人或相关责任人负责组织实施。首先对需要归档的软件资料进行整理和核对，确保资料的准确性和完整性。2.将整理好的软件资料提交给公司的档案管理部门进行审核和接收。档案管理部门应按照归档要求对资料进行检查，对不符合要求的资料退回整改。3.审核通过后，档案管理部门将软件资料进行妥善存储，并在档案管理系统中进行登记和标注，以便后续查询和利用。（三）销毁管理1.对于已归档且不再需要保存的软件资料，应按照公司的销毁制度进行销毁处理。销毁前应进行严格的审批，确保销毁的必要性和合规性。2.销毁方式可根据软件资料的存储介质和敏感程度选择合适的方法，如物理粉碎、数据擦除、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁人、销毁方式等信息。3.对于涉及敏感信息的软件资料，销毁过程应在专人监督下进行，确保数据彻底销毁，防止信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门的软件资料痕迹管理情况进行监督检查，检查内容包括软件资料的记录完整性、存储安全性、访问权限管理、变更管理等方面。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行。检查过程中发现的问题应及时记录，并下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核机制1.建立软件资料痕迹管理考核机制，将软件资料管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系。考核指标包括软件资料的管理规范执行情况、资料的完整