行政公章管理制度用印

行政公章管理制度用印一、总则（一）目的为了规范公司行政公章的使用管理，维护公司印章使用的严肃性和权威性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政公章在各类文件、报表、合同、协议、信函、证明等材料上的使用管理。（三）基本原则1.依法依规原则：公章使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.审批规范原则：所有用印申请必须经过规定的审批流程，未经批准不得用印。3.登记备案原则：对每一次用印情况进行详细登记，以备查询和追溯。4.专人负责原则：指定专人负责公章的保管和使用，确保公章安全。二、公章的种类及用途（一）公司行政公章用于公司各类对外文件、合同、协议、重要信函、证明等的签署，代表公司的正式意志。（二）合同专用章专门用于公司对外签订的各类合同，具有明确的合同签署效力。（三）财务专用章用于公司财务相关文件、票据、报表等的盖章确认，是财务核算和资金管理的重要印鉴。（四）法人章用于公司法定代表人在特定文件或票据上的签章，具有代表法人的特定法律效力。三、公章的保管（一）保管人员的确定1.公司行政公章由公司办公室指定专人负责保管。2.合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管。3.财务专用章由公司财务部门指定专人保管。4.法人章由公司法定代表人或其授权的专人保管。（二）保管要求1.保管人员必须妥善保管公章，不得随意放置，应放置在安全可靠的地方，如保险柜等。2.公章保管人员因事离岗时，须提前办理交接手续，由部门负责人指定临时保管人员，并做好交接记录。3.严禁将公章带出公司使用，确因工作需要带出的，须经公司主要领导批准，并由保管人员全程陪同，用印完毕后立即带回。四、用印申请与审批（一）申请流程1.用印申请人需填写《用印申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息。2.将《用印申请表》连同需用印的文件一并提交给部门负责人审核。（二）审批权限1.一般性文件用印，由部门负责人审批。2.涉及重要合同、协议、对外合作项目等文件用印，需经公司分管领导审批。3.涉及公司重大决策、重要人事任免、大额资金支出等文件用印，须经公司总经理审批。4.公司法定代表人本人用印，由其自行决定。（三）审批内容1.审核用印事由是否符合公司规定和业务需要。2.检查用印文件的内容是否真实、准确、完整，格式是否规范。3.确认用印文件是否已经过相关部门和人员的审核签字。五、用印操作规范（一）用印前检查1.保管人员在接到用印申请并经审批通过后，应对用印文件进行仔细检查，确保文件内容与审批意见一致。2.检查文件上是否有应签字而未签字的情况，如有缺失，应及时补齐。（二）用印过程1.用印时，应选择在干净、平整的表面进行盖章，确保印章清晰、完整。2.盖章位置应准确、端正，不得模糊、歪斜或重叠。3.对于多页文件，应逐页盖章，并在骑缝处加盖骑缝章，以保证文件的完整性和一致性。（三）用印后处理1.用印完毕后，保管人员应在《用印申请表》上填写实际用印时间，并签字确认。2.将用印文件妥善整理归档，按照公司档案管理规定进行保存。六、用印登记与档案管理（一）用印登记1.建立《用印登记簿》，详细记录每次用印的日期、申请人、用印事由、用印文件名称及份数、审批人、用印人等信息。2.用印登记应及时、准确，不得遗漏或误记。（二）档案管理1.用印文件及相关《用印申请表》应作为公司重要档案进行管理，按照档案保管期限的规定进行分类存放。2.档案管理人员应定期对用印档案进行整理、归档，确保档案的完整性和安全性。3.查阅用印档案时，须按照公司档案查阅规定办理相关手续，经批准后方可查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司办公室定期对公章使用情况进行检查，检查内容包括用印审批流程是否合规、用印登记是否完整、公章保管是否安全等。2.财务部门定期对财务专用章的使用情况进行自查，确保财务印鉴使用规范。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规用印给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由公司办公室负责解释。（