项目档案工作管理制度

项目档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司项目的顺利开展、运营管理及决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目从项目启动至项目结束全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司项目档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案的完整性和系统性。2.同步管理原则项目档案管理与项目建设、运营管理同步进行，做到文档资料收集、整理、归档与项目进度相匹配。3.真实性与完整性原则项目档案应如实反映项目建设、运营的全过程，保证档案内容的真实可靠、完整无缺。4.有效利用原则充分开发利用项目档案资源，为公司各项工作提供服务，提高档案的使用价值。二、项目档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善项目档案管理制度，并组织实施。2.负责对项目档案工作进行指导、监督和检查。3.集中统一管理公司项目档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对项目档案进行清理、核对，确保档案的安全与完整。5.组织开展项目档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案工作的组织和协调，确保项目档案工作与项目建设、运营管理同步推进。2.明确项目各阶段文件材料的形成、积累、整理和归档责任人，督促相关人员及时完成档案资料的收集和整理工作。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，审核项目档案的整理质量，确保符合归档要求。4.配合档案管理部门做好项目档案的验收、移交等工作。（三）项目文件资料形成部门及人员职责1.负责本部门在项目实施过程中所形成文件材料的收集、整理和归档工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.确保所形成文件材料的真实、准确、完整，对文件材料的质量负责。3.配合档案管理部门做好项目档案的整理、审核、验收等工作。三、项目文件材料的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目设计文件（初步设计、施工图设计等）、项目招投标文件（招标文件、投标文件、评标报告等）、合同文件（勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等）等。2.项目建设过程文件施工管理文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。物资管理文件：物资采购计划、物资采购合同、物资检验报告、物资出入库记录等。质量管理文件：质量管理制度、质量检验评定标准、质量事故处理记录等。安全管理文件：安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理记录等。进度管理文件：项目总进度计划、月进度计划、周进度计划、进度报表等。监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。3.项目竣工验收文件包括竣工验收申请报告、竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书、竣工决算报告等。4.项目运营管理文件项目投产后的生产运行记录、设备维护保养记录、技术改造文件、市场调研报告、客户反馈等。（二）收集要求1.项目各部门和人员应及时收集各自工作中形成的文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。2.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。（三）整理要求1.项目文件材料应按照项目前期、建设过程、竣工验收、运营管理等阶段进行分类整理。2.同一阶段的文件材料应按照文件的性质、内容、时间顺序等进行排列，做到层次分明、条理清晰。3.对每份文件材料应进行编号、编目，编制文件材料目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。4.项目文件材料应采用纸质和电子两种形式进行归档，电子文件应与纸质文件内容一致，并按照档案管理部门的要求进行格式转换和存储。四、项目档案的归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项批复后[X]个工作日内归档。2.项目建设过程中形成的文件材料应按季度及时归档，每季度末的次月[X]日前完成上季度文件材料的归档工作。3.项目竣工验收文件应在项目竣工验收后[X]个工作日内归档。4.项目运营管理文件应在每年年底前归档上一年度的文件材料。（二）归档程序1.项目文件资料形成部门或人员按照整理要求对文件材料进行整理后，填写《项目档案归档清单》，一式两份，一份随文件材料一同交档案管理部门，一份留存备查。2.档案管理部门收到《项目档案归档清单》和文件材料后，对文件材料的完整性、准确性和系统性进行审核。审核合格的，办理档案接收手续，在《项目档案归档清单》上签字确认，并将文件材料进行分类存放；审核不合格的，退回文件资料形成部门或人员进行补充完善。3.档案管理部门应对归档的项目档案进行编号、编目，建立项目档案目录数据库，并将电子档案存储到指定的存储设备中。五、项目档案的保管（一）保管期限项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的项目档案，应列为永久保管。如项目立项批复、可行性研究报告、重要合同文件、竣工验收报告等。2.长期保管的档案凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的项目档案，应列为长期保管。保管期限一般为[X]年。如项目建设过程中的一般性文件材料、设备维护保养记录等。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的项目档案，应列为短期保管。保管期限一般为[X]年。如项目建设过程中的临时性文件材料、短期的市场调研报告等。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对纸质档案应进行分类存放，按照档案的保管期限、类别等顺序排列，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可读性。5.档案管理部门应建立档案保管台账，对档案的入库、出库、保管情况等进行详细记录，做到账物相符。六、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的项目档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织项目负责人、相关业务部门人员等组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容、重要性等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《项目档案销毁清单》。（二）销毁1.《项目档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在《项目档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门。4.档案管理部门应将《项目档案销毁清单》与鉴定报告等相关资料一并归档保存。七、项目档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅项目档案；外部单位因工作需要查阅项目档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅项目档案，应填写《项目档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并对查阅情况进行登记。2.借阅公司内部人员借阅项目档案，应填写《项目档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、泄露档案内容。3.复制因工作需要复制项目档案的，应填写《项目档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应对项目档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、利用内容、归还时间等信息，以便于统计和查询。八、项目档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司项目档案管理信息系统，实现项目档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，为公司提供便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数据录入将纸质项目档案进行扫描或数字化处理，录入到项目档案管理信息系统中，建立电子档案数据库。2.系统功能开发项目档案管理信息系统应具备档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅、统计等功能，实现档案管理的全过程信息化。3.安全管理加强项目档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息泄露和非法访问。定期对系统进行备份，确保数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责项目档案管理信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.项目档案管理信息系统应与公司其他业务系统进行有效集成，实现信息共享和业务协同。3.档案管理人员应熟练掌握项目档案管理信息系统的操作技能，提高工作效率和服务质量。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对项目档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、文件材料的收集整理情况、档案的归档保管情况、档案的利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门或人员限期整改。整改完成后，档案管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将项目档案工作纳入公司绩效考核体系，对项目负责