保密外协管理制度

保密外协管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密管理，规范外协业务中的保密行为，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外协业务的部门、人员以及与公司签订外协合同的合作方。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效的保密措施，预防保密信息的泄露。2.全程管控原则：对外协业务的全过程进行保密监督和管理。3.责任明确原则：明确各部门、人员在外协保密工作中的职责。二、保密范围（一）商业秘密1.公司的产品设计、技术方案、工艺流程、配方、算法等技术信息。2.公司的客户资料、销售渠道、市场策略、营销计划等经营信息。3.公司的财务数据、成本核算、预算计划等财务信息。（二）敏感信息1.公司尚未公开的重大决策、战略规划。2.涉及公司内部管理的重要流程、制度。3.其他可能对公司造成重大影响的敏感信息。三、职责分工（一）外协业务部门1.负责选择合格的外协合作方，并与其签订保密协议。2.对外协项目进行保密交底，明确保密要求和责任。3.监督合作方的保密执行情况，及时发现和处理保密问题。（二）保密管理部门1.制定和完善保密外协管理制度，并监督执行。2.对涉及保密的外协项目进行审核和备案。3.开展保密培训和教育，提高员工的保密意识。（三）法务部门1.审查保密协议的合法性和有效性。2.协助处理保密纠纷和法律事务。（四）其他部门1.配合外协业务部门做好保密工作，提供必要的支持和协助。2.对本部门员工进行保密教育，确保员工遵守保密制度。四、外协合作方管理（一）合作方选择1.外协业务部门应根据项目需求，选择具有良好信誉、保密能力和资质的合作方。2.在选择过程中，应要求合作方提供保密承诺，并对其保密措施进行考察。（二）保密协议签订1.与合作方签订保密协议，明确保密范围、期限、违约责任等内容。2.保密协议应符合法律法规的要求，确保具有法律效力。（三）合作方监督1.定期对外协合作方的保密工作进行检查和评估，发现问题及时整改。2.要求合作方定期提交保密工作报告，汇报保密措施的执行情况。（四）合作方退出管理1.合作结束后，及时收回合作方持有的保密信息和资料。2.要求合作方履行保密义务，不得泄露公司的保密信息。五、保密措施（一）物理隔离1.对涉及保密的场所、设备进行物理隔离，限制无关人员进入。2.采用加密存储、访问控制等技术手段，保护保密信息的安全。（二）文件管理1.对保密文件进行分类、编号、登记，并严格控制传阅范围。2.保密文件应存放在安全的地方，定期进行备份。（三）信息传输1.采用加密技术传输保密信息，确保信息在传输过程中的安全。2.对传输保密信息的网络进行安全防护，防止信息被窃取。（四）人员管理1.对涉及保密的人员进行背景审查和保密培训，签订保密承诺书。2.加强对员工的日常管理，监督员工遵守保密制度。六、保密培训与教育（一）培训计划1.保密管理部门应制定年度保密培训计划，明确培训内容、对象、时间等。2.培训计划应根据公司实际情况和保密工作需要进行调整。（二）培训内容1.保密法律法规和公司保密制度。2.保密意识和技能培训，如文件管理、信息安全等。3.典型案例分析，提高员工的保密警惕性。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家进行授课。2.开展在线培训，方便员工随时随地学习。3.进行案例分析、模拟演练等，增强培训效果。七、保密监督与检查（一）监督机制1.建立保密监督机制，定期对外协业务的保密工作进行检查。2.设立举报渠道，鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，如保密协议签订、文件管理等。2.保密措施的落实情况，如物理隔离、信息传输安全等。3.员工的保密意识和行为，是否存在泄露保密信息的情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.对违反保密制度的行为，按照公司规定进行严肃处理。八、保密奖惩（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚1.对违反保密制度的部门和个人，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.对因违反保密制度给公司造成损失的，依法追究其法律责任。九、应急处置（一）应急预案制定1.制定保密信息泄露应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性。（二）应急处置措施1.发生保密信息泄露事件后，应立即采取措施，防止信息进一步扩散。2.及时调查泄露原因，追究相关人员的责任。3.采取补救措施，降低公司损失，并向相关部门报告。十、附则（