子公司印章使用管理制度

子公司印章使用管理制度一、总则（一）目的为加强对子公司印章的管理，规范印章使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于子公司各部门及全体员工。（三）印章种类1.公司公章：用于代表公司对外行使权力、承担责任，如签订合同、协议等重要文件。2.法定代表人章：用于特定的财务、银行等业务，如支票盖章等。3.财务专用章：专门用于财务结算等相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同。5.部门章：用于部门内部文件、通知等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.子公司因工作需要刻制印章时，由相关部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.《印章刻制申请表》经子公司负责人审核批准后，由行政部门统一办理刻制手续。3.行政部门应选择具有资质的印章刻制单位，并与其签订刻制合同，明确双方的权利和义务。（二）印章启用1.新刻制的印章必须在行政部门进行登记备案，记录印章名称、规格、启用日期、领取人等信息。2.印章启用前，行政部门应将印章的印模留存一份，作为印章使用的比对依据。3.行政部门负责将印章启用的相关信息通知子公司各部门，并在公司内部进行公示。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识。（二）保管职责1.公司公章、法定代表人章、财务专用章由行政部门指定专人保管。2.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。3.部门章由各部门负责人指定专人保管。（三）保管要求1.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如因特殊情况需要委托他人使用，必须经过严格的审批程序。3.印章保管人员应定期检查印章的使用情况，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于签订合同、协议、授权委托书等重要文件；对外发布公告、函件等；办理工商登记、税务申报等相关手续；其他需要代表公司行使权力的事项。2.法定代表人章：用于特定的财务、银行等业务，如支票盖章等。3.财务专用章：用于财务结算、开具发票、收据等相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告等。（二）使用流程1.申请申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。涉及合同签订的，还需附上合同文本。2.审批《印章使用申请表》经相关部门负责人审核签字后，报子公司负责人审批。重大事项需经公司总部相关部门或领导审批。3.用印印章保管人员在审核批准后的《印章使用申请表》上加盖印章，并做好用印登记。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登记用印完毕后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》归档保存，登记用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经子公司负责人批准，并在使用后及时收回留存。3.印章使用必须严格按照规定的用途和流程进行，不得擅自扩大使用范围。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经子公司负责人审核批准后，办理停用手续。2.印章停用后，行政部门应及时通知子公司各部门，并在公司内部进行公示。（二）销毁1.停用的印章由行政部门统一保管，定期进行清理。2.对于需要销毁的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，经子公司负责人审核批准后，选择具有资质的销毁单位进行销毁。3.印章销毁时，应确保印章的所有部分都被销毁，不得残留任何痕迹。4.印章销毁后，行政部门应将销毁情况记录在案，并将《印章销毁申请表》归档保存。六、监督与检查（一）监督部门子公司行政部门负责对印章使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管是否安全，是否存在丢失、被盗等情况。2.印章使用是否符合规定的流程和范围，是否存在擅自使用印章的情况。3.印章使用登记是否完整、准确，是否及时归档保存。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，行政部门应及时制止，并进行调查处理。2.对于擅自使用印章给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任。3.对于印章保管不善导致印章丢失、被盗等情况，印章保管人员应承担相应的责任。七、附则（一）解释权本制度由子公司行政部门负