南票区档案管理办法

南票区档案管理办法总则目的与依据为加强南票区档案管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本区实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于南票区各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。档案管理机构与人员管理机构南票区设立档案局，主管全区档案工作，对全区档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导。各单位应设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。人员职责1.档案局职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全区档案事业发展规划并组织实施。监督、指导全区各单位的档案工作，依法查处档案违法行为。组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流活动。负责接收、征集、整理和保管区直机关、团体、企事业单位及其他组织的重要档案资料。开发利用档案信息资源，为社会提供档案查阅利用服务。2.单位档案管理部门职责贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规、规章制度，建立健全本单位档案管理制度。负责本单位各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等基础工作，确保档案的完整与准确。做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。按照规定向区档案局移交应进馆的档案，并根据工作需要，及时向本单位内部各部门提供档案利用服务。3.档案管理人员职责热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。熟悉档案内容，热情为利用者提供档案查阅利用服务，及时反馈利用效果。档案的收集与整理收集范围1.文书档案反映本单位职能活动和历史沿革的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件、会议文件、请示与批复、报告与总结等。本单位在各项工作中形成的具有保存价值的合同、协议、计划、统计报表、财务账目、审计报告、人事档案等材料。2.科技档案本单位在科研、生产、基建等活动中形成的项目文件，包括项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、试验记录、总结报告等。设备仪器档案，包括设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。3.会计档案本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、税务报表等会计核算专业材料。4.声像档案本单位在重大活动、重要会议、业务工作等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。5.电子档案本单位形成的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、电子政务系统数据、业务信息系统数据等。收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整、准确地收集齐全。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压或擅自销毁。3.对于重要的会议、活动、项目等，应同步收集相关的声像、电子等多种形式的档案资料。整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。将整理好的文件材料装订成卷，填写案卷封面和脊背。2.科技档案整理按照项目、专业等进行分类，建立项目档案卷册。对项目文件进行系统排列，编制文件目录和索引。标注每份文件的密级、保管期限等信息。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理。会计凭证应按月装订成册，填写封面和封底。会计账簿应按年度整理，加装封面和扉页。4.声像档案整理按照形成时间、内容等进行分类，编制目录和说明。对照片进行编号、标注说明，对录音、录像进行转录、标注时间和内容。5.电子档案整理按照文件的来源、内容、时间等进行分类存储。建立电子文件元数据，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。档案的保管与保护保管条件1.各单位应设置专用的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等适宜的保管条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序、便于查找。3.库房内应有温湿度调控设备，将温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护，确保档案安全。2.档案库房应安装防盗报警装置、消防设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.做好档案的保密工作，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施。档案鉴定与销毁1.各单位应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和分管领导组成，负责对档案进行鉴定。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经单位负责人批准后，按照规定程序进行销毁。4.档案销毁应在指定地点进行，并有专人监销，监销人应在销毁清册上签字确认。档案的利用与公布利用服务1.各单位应建立档案查阅利用制度，明确查阅利用的范围、程序和要求。2.档案管理人员应积极为利用者提供档案查阅利用服务，根据利用者的需求，及时准确地查找和提供档案资料。3.利用档案时，利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。4.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经单位负责人批准。档案公布1.档案公布应遵循国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息的安全。2.档案公布的形式包括通过网站、出版物、展览、媒体等方式向社会公开档案信息。3.公布档案前，应进行严格的审核，确保公布的档案内容真实、准确、合法。档案信息化建设建设目标推进南票区档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。确保数字化档案的质量，图像清晰、完整，数据准确、规范。2.档案管理系统建设建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案管理信息系统，实现档案业务的信息化管理。档案管理系统应具备档案检索、借阅管理、统计分析、权限控制等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。3.档案资源共享平台建设搭建档案资源共享平台，实现区内各单位档案信息的互联互通和共享利用。通过共享平台，为社会公众提供便捷的档案查阅利用服务，促进档案信息资源的开发利用。保障措施1.加强组织领导，成立档案信息化建设领导小组，负责统筹协调档案信息化建设工作。2.加大资金投入，保障档案信息化建设所需的设备购置、软件开发、人员培训等费用。3.加强人才培养，提高档案管理人员的信息化技能和业务水平，适应档案信息化建设的需要。监督与检查监督检查主体南票区档案局负责对全区各单位的档案管理工作进行监督检查。监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。检查方式与频率1.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。2.定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据工作需要随时开展，专项检查针对特定问题或领域进行。结果处理1.对监督检查中发现的问题，档案局应及时下达整