日费制合同管理办法

日费制合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司日费制合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与客户签订的各类日费制合同，包括但不限于咨询服务、技术服务、劳务服务等以日为计费单位的合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。3.诚实守信原则双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则加强合同风险评估与防控，对可能出现的风险提前制定应对措施，降低风险损失。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据项目需求，填写《日费制合同立项申请表》，详细说明项目名称、内容、预计费用、服务期限等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。（二）合同评审1.合同管理部门收到立项申请表后，组织相关部门进行合同评审。评审部门包括但不限于法务部门、财务部门、技术部门等。2.法务部门负责审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险；财务部门负责审核合同费用预算、支付方式等是否合理；技术部门负责评估合同技术要求是否明确、可行。3.各评审部门应在规定时间内出具评审意见，合同管理部门汇总评审意见后，反馈给业务部门。业务部门根据评审意见对合同条款进行修改完善。（三）合同签订1.业务部门根据修改后的合同条款，与客户进行沟通协商，达成一致后签订合同。2.合同签订前，业务部门应确保合同文本格式规范、内容完整、条款清晰。合同文本应包括合同双方的基本信息、项目内容、服务期限、日费用标准、支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。3.合同签订时，双方应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。授权代表签字的，应出具授权委托书。三、合同履行管理（一）任务分配1.业务部门根据合同约定，制定项目任务计划，明确项目团队成员的职责分工和工作任务。2.项目任务计划应经部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门备案。（二）工作执行1.项目团队成员应按照任务计划和合同约定，认真履行工作职责，确保工作质量和进度。2.在工作执行过程中，如发现问题或需要变更工作内容，应及时向业务部门报告，并按照公司相关规定进行处理。（三）进度监控1.业务部门应定期对项目进度进行监控，及时掌握项目进展情况。2.如发现项目进度滞后，业务部门应分析原因，采取有效措施加以解决，并及时向公司领导汇报。（四）费用结算1.项目完成后，业务部门应按照合同约定，及时与客户进行费用结算。2.费用结算时，业务部门应提供详细的工作记录和费用清单，经客户确认后，提交至公司财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定和公司财务制度进行费用核算和支付，确保费用支付准确无误。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观原因需要变更合同条款，业务部门应填写《日费制合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。（二）变更评审1.合同管理部门收到变更申请表后，组织相关部门进行变更评审。评审部门包括但不限于法务部门、财务部门、技术部门等。2.各评审部门应在规定时间内出具评审意见，合同管理部门汇总评审意见后，反馈给业务部门。业务部门根据评审意见对变更申请进行修改完善。（三）变更签订1.业务部门根据修改后的变更申请，与客户进行沟通协商，达成一致后签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更后的费用标准、支付方式等条款，并由双方加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代表签字。五、合同终止管理（一）终止条件1.合同期满，双方未续签合同的，合同自动终止。2.合同履行过程中，如因不可抗力或双方协商一致等原因，导致合同无法继续履行的，合同可以提前终止。3.如一方违反合同约定，另一方有权解除合同。（二）终止通知1.合同终止前，业务部门应提前[X]个工作日向客户发出《日费制合同终止通知书》，告知客户合同终止的原因、时间等信息。2.《日费制合同终止通知书》应经部门负责人审核签字后，加盖公司公章或合同专用章，送达客户。（三）工作交接1.合同终止后，业务部门应组织项目团队成员进行工作交接，确保工作的连续性和完整性。2.工作交接内容包括但不限于项目资料、工作记录、未完成的工作任务等。交接完成后，双方应签订《工作交接清单》。（四）费用清算1.合同终止后，业务部门应按照合同约定，及时与客户进行费用清算。2.费用清算时，业务部门应提供详细的工作记录和费用清单，经客户确认后，提交至公司财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定和公司财务制度进行费用核算和支付，确保费用支付准确无误。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交至公司合同管理部门。2.合同履行过程中产生的各类文件、资料，如工作记录、费用清单、变更协议等，业务部门应定期整理后提交至合同管理部门。（二）档案整理1.合同管理部门收到业务部门提交的合同及相关资料后，应按照档案管理要求进行整理。2.整理内容包括但不限于合同文本、评审意见、变更协议、终止通知、工作交接清单等文件资料，并按照时间顺序、项目名称等进行分类归档。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家档案管理规定进行保管，保管期限不得低于法律法规规定的年限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《日费制合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门根据申请表，核实查阅人员身份和查阅目的后，办理档案查阅手续。查阅人员应在规定时间内归还档案，并在查阅记录上签字确认。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立合同管理监督机制，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行检查。2.合同管理部门负责对合同执行情况进行日常监督检查，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.合同签订是否符合规定程序，合同条款是否合法合规、公平公正。2.合同履行情况，包括工作进度、工作质量、费用支付等是否符合合同约定。3.合同变更、终止是否按照规定程序办理，相关手续是否齐全。4.合同档案管理是否规范，档案资料是否完整、安全。（三）问题处理1.检查过程中发现的问题，合同管理部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照《整改通知书