某民间文艺家协会活动灯光采购细则

某民间文艺家协会活动灯光采购细则

某民间文艺家协会活动灯光采购细则一、总则（一）目的为规范某民间文艺家协会（以下简称“协会”）活动灯光采购行为，确保采购工作的公平、公正、公开，提高采购资金的使用效益，保证所采购灯光设备满足协会各类活动需求，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于协会为举办各类民间文艺活动而进行的灯光设备采购活动。包括但不限于演出活动、展览活动、培训活动等所需灯光设备的采购。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策规定，确保采购程序合法合规。2.效益原则：在保证灯光设备质量的前提下，充分考虑采购成本，力求以合理的价格获取最佳的设备性能，提高采购资金的使用效益。3.质量优先原则：采购的灯光设备应具备良好的质量和稳定性，满足协会各类活动的专业需求，确保活动的顺利开展和效果呈现。4.公平、公正、公开原则：采购过程应保持公平、公正，给予所有符合条件的供应商平等的机会参与竞争，同时采购信息要公开透明，接受协会内部及相关部门的监督。二、采购组织与职责（一）采购小组组成协会成立专门的活动灯光采购小组，成员包括协会行政主管、财务人员、活动策划人员以及相关领域的专家顾问。行政主管担任组长，负责采购小组的整体协调和决策工作。（二）采购小组职责1.制定采购计划：根据协会活动安排和实际需求，制定详细的灯光设备采购计划，明确采购项目、数量、预算等内容。2.供应商选择与管理：负责对潜在供应商进行调研、评估和筛选，建立供应商库，并对供应商的供货质量、服务水平等进行跟踪管理。3.采购文件编制与审核：起草采购文件，包括采购需求、技术规格、商务条款等，并进行审核和修订，确保采购文件的完整性和准确性。4.采购实施：按照既定的采购方式和程序组织采购活动，与供应商进行谈判、签订采购合同，并监督合同的执行情况。5.验收与付款：组织对采购的灯光设备进行验收，确保设备符合采购要求；根据验收结果和合同约定，办理付款手续。（三）相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，并按照财务制度办理付款手续。2.活动策划部门：提供活动对灯光设备的具体需求和技术要求，协助采购小组进行设备选型和采购文件编制，参与设备验收工作。3.技术支持部门：为采购活动提供技术咨询和支持，对采购的灯光设备进行技术评估和质量检验，协助解决设备安装、调试和使用过程中的技术问题。三、采购预算与计划（一）预算编制1.需求调研：活动策划部门在每年年初对协会当年计划举办的各类活动进行梳理，详细列出活动对灯光设备的需求，包括设备种类、数量、功能要求等。2.市场调研：采购小组根据活动需求，对市场上灯光设备的价格、品牌、质量等进行调研，收集相关信息，为预算编制提供参考。3.预算编制：财务部门结合活动需求和市场调研结果，编制活动灯光采购预算草案。预算草案应包括设备采购费用、运输费用、安装调试费用、税费等各项支出，并明确预算总额和分项预算金额。4.预算审核与批准：采购预算草案经采购小组审核后，提交协会理事会审议。理事会根据协会年度财务状况和活动安排，对预算草案进行审议和调整，最终批准采购预算。（二）采购计划制定1.根据采购预算和活动时间安排，采购小组制定详细的活动灯光采购计划：采购计划应明确采购项目、采购时间、采购方式、预计完成时间等内容，并确保采购计划与活动需求相匹配。2.采购计划应提前提交协会理事会备案，以便理事会对采购工作进行监督和指导。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：对于采购金额较大、技术要求复杂、需要广泛邀请供应商参与竞争的灯光设备采购项目，采用公开招标方式。2.招标程序：-发布招标公告：采购小组在协会官方网站、相关行业媒体等平台发布招标公告，明确招标项目、采购需求、技术规格、投标人资格要求、投标截止时间等信息。-资格审查：对投标人提交的投标文件进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。-开标、评标与定标：按照规定的时间和地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审，根据评标标准确定中标候选人，并报协会理事会批准后确定中标人。-签订合同：采购小组与中标人签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）邀请招标1.适用范围：当采购项目具有一定的特殊性，潜在供应商数量有限，或者公开招标成本过高时，可以采用邀请招标方式。2.邀请程序：采购小组从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。后续程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：对于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者招标后没有供应商投标、重新招标未能成立的项目，可以采用竞争性谈判方式。2.谈判程序：-成立谈判小组：采购小组组建谈判小组，成员包括协会代表、技术专家等。-制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。-邀请供应商：从供应商库中邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。-谈判与确定成交供应商：谈判小组与供应商分别进行谈判，在满足采购需求、质量和服务相等的前提下，确定成交供应商。（四）询价采购1.适用范围：采购的灯光设备规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序：采购小组向三家以上供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件。采购小组对报价进行比较，在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商作为成交供应商。（五）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：-只能从唯一供应商处采购的；-发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；-必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购小组对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由，并报协会理事会批准。批准后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资格要求：供应商应具备独立法人资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具备履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，近三年内无重大违法经营记录。2.供应商申请：有意向的供应商可向协会提交供应商准入申请，申请材料包括企业营业执照副本复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人授权书、企业简介、产品目录、业绩证明材料等。3.供应商评估：采购小组对供应商提交的申请材料进行审核，并对供应商的生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面进行实地考察或调查了解。根据审核和考察结果，对供应商进行综合评估，确定是否准入。4.供应商入库：经评估合格的供应商纳入协会供应商库，采购小组为其建立档案，记录供应商的基本信息、评估情况、交易记录等。（二）供应商考核1.考核指标：建立供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。产品质量考核设备的合格率、稳定性等；交货期考核是否按时交货；价格考核是否合理；售后服务考核响应速度、解决问题的能力等。2.考核周期：每半年对供应商进行一次考核，采购小组根据考核指标收集相关数据和信息，对供应商进行评价打分。3.考核结果处理：根据考核得分，将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。对于优秀供应商，在后续采购中给予优先合作机会；对于合格供应商，提出改进意见，督促其提高服务水平；对于不合格供应商，暂停或取消其供货资格，并从供应商库中删除。（三）供应商合作与沟通1.建立合作关系：协会与供应商签订采购合同后，双方建立合作关系。采购小组应与供应商保持密切沟通，及时了解合同执行情况，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期沟通会议：定期召开供应商沟通会议，通报协会活动需求变化、采购政策调整等信息，听取供应商的意见和建议，共同探讨合作中存在的问题及解决方案，不断优化合作关系。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购小组根据采购文件和中标（成交）供应商的投标文件，起草采购合同草案。合同草案应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同草案经采购小组审核后，提交财务部门、法务顾问进行审核。财务部门重点审核合同的财务条款，法务顾问重点审核合同的合法性和合规性。根据审核意见，对合同草案进行修改完善。3.合同签订：采购合同经审核无误后，由协会法定代表人或其授权代表与供应商签订。合同签订后，双方各执一份，并报协会相关部门备案。（二）合同执行1.供应商履约监督：采购小组负责对供应商的合同执行情况进行监督，要求供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行义务。定期检查供应商的生产进度、发货情况等，及时发现并解决问题。2.进度跟踪与协调：在合同执行过程中，采购小组应与供应商保持密切联系，及时了解设备的生产、运输、安装调试等进度情况。如因不可抗力或其他原因导致合同执行出现延误，采购小组应积极协调供应商采取措施，尽量减少对协会活动的影响。（三）合同变更与解除1.合同变更：在合同执行过程中，如因协会活动需求调整或其他原因需要变更合同内容，采购小组应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、价格调整、交货期变更等事项，并报协会理事会备案。2.合同解除：如供应商出现严重违约行为，或因不可抗力等原因导致合同无法继续履行，采购小组应及时通知供应商解除合同，并按照合同约定追究供应商的违约责任。合同解除后，采购小组应做好相关善后工作，如设备处置、资金结算等。七、设备验收（一）验收准备1.成立验收小组：设备到货前，采购小组组织成立验收小组，成员包括协会代表、活动策划人员、技术专家、使用部门人员等。验收小组负责制定验收方案，明确验收标准和程序。2.收集验收资料：验收小组收集采购合同、设备技术文件、装箱清单等相关资料，作为验收的依据。同时，要求供应商提供设备质量证明文件、安装调试方案等资料。（二）验收程序1.外观检查：设备到货后，验收小组首先对设备的外观进行检查，查看设备是否有损坏、变形、掉漆等情况，设备的规格、型号、数量是否与合同约定一致。2.数量清点：按照装箱清单对设备的数量进行清点，确保设备数量准确无误。3.技术性能测试：在供应商技术人员的配合下，对设备的技术性能进行测试，检查设备是否满足合同约定的技术指标和功能要求。测试内容包括灯光亮度、颜色、色温、频闪等参数的检测。4.安装调试验收：设备安装调试完成后，验收小组对设备的安装调试情况进行验收，检查设备是否能够正常运行，各项功能是否正常实现。5.资料验收：对供应商提供的设备技术文件、质量证明文件等资料进行验收，确保资料完整、准确。（三）验收报告1.验收小组根据验收情况编写验收报告：验收报告应包括验收基本情况、验收内容、验收结果、存在问题及整改建议等内容。2.验收报告经验收小组成员签字确认后，提交协会理事会审核。审核通过后，作为设备验收合格的依据。如验收不合格，验收小组应要求供应商限期整改，整改完成后重新进行验收。八、售后服务与维护（一）售后服务要求1.供应商应提供一定期限的质保期，质保期内对设备提供免费维修、更换零部件等服务。2.在接到协会的维修通知后，供应商应在规定时间内做出响应，并尽快安排技术人员到达现场进行维修。对于紧急故障，应在最短时间内恢复设备正常运行。3.供应商应定期对设备进行回访，了解设备的使用情况，提供技术指导和培训，确保设备始终处于良好的运行状态。（二）维护计划制定1.协会技术支持部门根据设备的使用情况和供应商的建议，制定灯光设备维护计划。维护计划应包括维护项目、维护周期、维护责任人等内容。2.维护计划应纳入协会年度工作计划，确保设备维护工作的顺利开展。（三）维护记录与档案管理1.每次设备维护完成后，维护责任人