Excel高级数据管理

Excel高级数据管理

[-1数据清单

[-]筛选数据

【三】分类汇总。

【四】合并计算

【五】共享工作簿

【六】数据共享

【七】超级链接

【八】模拟运算表

【九】多重合并数据透视表

【十】Excel中宏的使用

[-]数据清单

在MicrosoftExcel2000中，不需要把建立的数据清单变为数据库，只要执行了数据库的操作，例如

查找、排序或分类汇总，MicrosoftExcel2000就会自动认为你的清单是一个数据库，即清单中的列被认

为是数据库的字段，清单中的列标记被认为是数据库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记

录，

※准备工作

如果你对数据库非常熟悉，或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品，可以跳过

该小节。

建立一个数据库首先是要进行一个好的规划。我们应该花一些时间，考虑数据库做什么用，实现

它的最好方法是什么。考虑处理的数据的类型和数量，希望从数据库中收集什么信息等等。然后考虑数据

库的字段，关于它们的选择，位置安排，名字等。

选择字段

为数据库诜择字段是极其重要的，它决定了在每个数据库记录中的信息及数据库本身的能力。例

如，要决定在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等。通用的原则是，根据要建立的数

据奉，将字段分得更细些。例如，要建立一个客户欠款的数据库，可以定义下列字段：公司名称、地址、

电话、欠款日期、欠款金额等等C在建立字段时要根据当前和将来的需要。通常字段越多越灵活。对于数

据本中的每个字段应该是唯一的。用这种方式，数据库的记录乜是唯一的，因为记录中的每个字段将包含

特有的信息。例如一个属于该记录的日期或时间。在这种方式下，字段与当前可存取的记录确定了数据项

的唯一性。

安排字段位置

字段名称构成数据库顶部的行，因此它们必须安排在一行连续的每一列中。字段名称应该按逻辑

顺字组织，相似的信息应该组织到一起。例如，使用发票号、日期、公司名称作为相邻的字段描述信息会

使数据库更易于理解和使用。

命名字段

字段名称是数据库操作的标识成分。Excel根据字段名称来执行排序和查找等数据库操作。因此

在选择字段名时应该慎重，最好选择容易记忆的字段名。和命名区域和文件的规则一样，数据库的字段名

字必须遵循以下的规则：字段名只能是文字或文字公式（如="1992”）。字段名不能包含数字、数值公式、

逻辑值。字段名可以使用卜255个字符，字段名必须是唯一的，

※建立一个数据库

当完成了对一个数据库的结构设计后，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次输

入各个字段：员工姓名、地区、口期、产品名称、销售数量、销售金额、销售金额，如图12-1所示。当

我们输入完字段后，就可以在工作表中按照记录输入数据了。

%]文件任）编播（I）柳图8叁入（I）格式Ifld）窗口Q）第助如

。妤®3X电IF.。c•<IAJHlOf

TimesNewRomar•TmesNewRomar12.BZU=S=国%,:啬

*二|=________________________

-7BCDIEIF

1员壬姓名地区日丽产品名称销售数量销售金额，______

2

3

4[bIIF

ffi12-1建立一个欠款数据库

提示：字段名放在工作表的某一行的各相邻单元中。也可以为字段名和尚未建立的数据库记录建立一

个格式。格式只是使数据库容易理解，并不影响Excel对数据库进行操作。

※输入数据

要加入数据至所规定的数据库内，有两种方法，一种是直接键入数据至单元格内，一种是利用“记

录单”输入数据。使用“记录单'是经常使用的方法，其操作步骤如下：

（1）在想加入记录的数据清单中选中任一个单元格。

（2）从“数据”菜单中选择“记录单”命令。屏幕上会出现一个如图12-2的对话框，选择“确定”

按钮，出现图12-3的对话框。

「引文件9编相⑥视图⑦插入9格式⑦工具9数据不）留口®帮助国）

NMicrosoftExcel

MicrosoftExcel无隹物定当酊依据清•或选定区域的哪一行包

含列标姓,因此不笠执行此命令.

*姿将•行用作标题，从m与其他侬据相区别.请他击“购定”

按钮，

*如果花定的效据集有误.请在目标区域中单击任一单元格.再

重新执行此命令.

*如果要创建标题,请单击“取消♦技钮.然后在各列度端毓入

相应的标题.

*有关创建标题的学细内容.用单击“帮助”成钮.

e耳他”帮助.

匡12-2没有设定列标题

匡12-3记录至对话框

在各个字段中输入新记录的值。要移动到下一个域中，按［Tob］键。当你输完所有的记录内容

后，按［Enter］键即可加入一条记录。如此重复加入更多的记录，当你加完所有记录后，选择“关闭”按钮。

我们就会看到在清单底部加入了新增的记录，如图12-4所示。

4］文件电）编福建）视图9独入9格式©）XMQT）数犯WQf）帮助如

口¥。3口/X电零。c.J；J{<EA灯］&，口②.

二.12-BZU作■.国用％，赞产

CDEFGJ

地

区

1员工姓名日期产品名称销售数量销售金额

北

京

2李晓光1998-4-12显示卡82100

天

津

3张治文1998-4-11主板（PH）1710400

上

海

1998-4-13主板

北2011200

京

泽111

1998-4-12硬盘

北

5京1224000

61998-4-12显示器2028000

7

8

E12-4噌加记录后的数据库

我们也可以直接插入记录到数据库中，首先在现有记录的中间插入空的单元格，然后键入记录数

据；原来所输入的数据库内容会自动下移。要插入记录到现有的数据库中，可按照下列步骤执行：

（1）选定要插入记录的单元格。在“插入”菜单中选择“单元格”命令，在屏幕上出现一个对话框。

（2）选择“整行”，按下“确定”按钮，我们就可以看到插入的单元格。输入记录内容到单元格中。

※编辑记录

对于数据库中的记录，我们可以采用在相应的单元格上进行编辑，也可以对记录单进行编辑，其操作

过程如下：

(1)选择数据清单中的任一单元格。

(2)从“数据”菜单中选择“记录单”命令，出现一个记录单对话框。

(3)查找并显示出要修改数据的记录。编辑该记录的内容。(4)选择“关闭”按钮退出。

※删除一条记录

对于数据库中不再需要的记录，我们可以使用“删除”命令将其从数据库中删除。使用记录单删除一

条记录的操作步骤如下：

(1)选择数据清单中的任一单元格。从“数据”菜单中选择“记录单”命令。出现一个记录单对话框。

(2)查找并显示出要删除的记录。选择“删除”按钮，出现一个如图12-5的确认对话框。

(3)回答确认信息。按下“确定”按钮。

数据窗口⑺帮助国)

100%

隆12-5稍认对话框

注意：当我们使用数据记录单来删除数据时，不能通过“恢复”按钮或“取消”命令来恢复数据。

【二】筛选数据

筛选数据清单可以使我们快速寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选功能可以使Excel只显示出符

合我们设定筛选条件的某一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在Excel中提供了“自动筛选”和

“高级筛选”命令米筛选数据。一般情况下，“自动筛选”就能够满足大部分的需要。不过，当我们需要

利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选”才可以。

对于数据清单，我们可以在条件区域中使用两类条件。一是：对于单一的列，可以使用多重的比较条

件来指定多于两个的比较条件；例如，显示欠款大于一万、十万或一百万的客户。二是：当条件是计算的

结果或需要比较时，可以使用计算条件。例如，若只要显示其销售额大于单元格H2中的季度平均值的行,

请键入“=销售额(美元符号表示单元格引用为绝对单元格引用)。

※使用“自动筛选”来笫选数据

如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。其操作步骤如下：

(1)在要筛选的数据清单中选定单元格。

(2)执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。

(3)在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头，如图12-9所示。

CDEF_L_G

1员京二1酝日期二|产超荀日销售数上］钳售至二屏等二］

2李晓光北京1998-4-12显示卡82100l

3吴继泽北京1998-4-12硬盘12240002

雁

张

4r19987-12显示器280003

晓

昆

光e刘I.____2总sl

v1998-6-12显示卡|2100

泽4

继

吴e川

r硬盘

雁

6张e涧1998-7-1212240005

v显示器

帆1998-7-12

7扬e刘20280006

8E苒1998-4-13主板20112007

91998-7-13主板20H2008

10张治文1998-4-II主板(PH)17104009

4张治文1998-6-U主板(PH)171040010

匡12-9使用自动箭选填作后的数据清电

(4)单击包含想显示的数据列中的箭头，我们就可以看到一个下拉列表，如图12-10所示。

IBCD一厂1

1!员工妞T地区■日期二J产甑二］销售数上］销售金山序号

2李晓光1998-4-12显示卡821001

3」吴继泽1998-4-12硬盘12240002

4张雁1998-4-12显丕器20280003

5I李晓光1998~6-12显小卡sl21004

6.吴继泽1998-7-12便盘12240005

1998-7-12显不器20280006

1998-4-13主板20II2007

扬

海

上

1998-7-13主板20II2008

律

张

天

1O文

X1998-4-11主板(PR

律

文

天

11张17104009

A1998-6-11主板(PII)171040010

E12-10打开一个自动箍选下拉列表

(5)选定要显示的项，在工作表我们就可以看到筛选后的结果，如图12-11所示。

——.77~~_一：4Tzz』

-T5^I;丁

ABCDEFG

I员工姓二司地区工］日期3产品名｝I销售数卜销售金卜序号二I

8扬帆上海1998-4-13主板20U2007

9扬帆上海1998-7-13主板20112008

12

E12-11箍选后的玲果

※建立自定义“自动筛选”

对于上一节中的筛选，我们还可以通过使用“自定义”功能来实现条件筛选所需要的数据。

如果要符合一个条件，可以按照下列步骤执行：

(1)在要筛选的数据清单中选定单元格。

(2)执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。

(3)在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头。单击包含我们想显示的数据列中的箭头，就可

以看到一个下拉列表。

(4)选定“自定义”选项，出现一个自定义对话框，如图12-12所示。

AB

一CDEF,GIH

姓

地区引日期二i芹电名归销售数归销售金td序号二i

工

北

1京

光

李

晓显示卡

2泽1998-4-12821001

吴

3继

张

雁

4李

光d

晓

：

吴

泽-

继r

张

雁m

7扬-J

8帆

扬

帆L-I

9张

文

治:

7T

张

文

10治:

11

12

13

匡12-12目定义对话框

(5)单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。单击第二个框旁边的箭头，然后

选定我们要使用的数值。在本例中设定的条件为，所有“销售数量＜20”的记录。单击“确定”按钮，就

可以看到如图12-13的筛选结果。

B

DEF

肛二J日期三产包名t1销售数归销售金;序号*

1998-4-12显示卡821001

19987-12硬盘12240002

晓

匕

匕京

5李T-

v1998-6-12显示卡821004

继

京

吴

匕

6d匕

硬盘

治

律1998-7-12

张一E12240005

7一王板(PU)

治

律

LO张1998-4-111710409

1

L1/1998-6-11主板(PD)171040010

匡12-13使用自定义条件的筛选结果

如果要符合两个条件，可以按照下列步骤执行：

(1)在要筛选的数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的

“自动筛选”命令。

(2)在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头。单击包含想显示的数据列中的箭头，就可以看

到一个下拉列表。

(3)选定“自定义”选项，匕现一个自定义对话框。单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用

的比较运算符。在第二个框中，键入想和比较运算符一起利用的数。选定“与”选项按钮或“或”选项

按钮。如果要显示同时符合两个条件的行，选定“与”选项按钮；若要显示满足条件之一的行，选定“或”

选项按钮。再在第二个框中指定第二个条件，如图12-14所示。

(4)最后按下“确定”按钮，就可以看到图12-15的显示。

ABCDEFG

地

区

1北*日期二］产国名也1销售数匕1销售金以序号二］

21QQ2-^_19显示*Q91nn1

自定义自动筛选方式

3

4显示行：

5光销售数量

6泽pbT

7

8

9三］

文

10文

11请用？代表单个字符

12请用♦代表多个字符

-13J

E12-14设定两个条件

A

BDEFG

员

姓

工

1地区销售数㈤销售金日序号▼

李日期二产品名上

晓:11

光北京1998-4-12显示卡821001

张

雁

光北京1998-4-12显示器

李20280003

晓

北京1998-6-12显示卡

张

7雁821004

北京显示器

扬1998-7-12

帆20280006

8上海1998-4-13主板20112007

9上海1998-7-13主板2U11200：：

12

13

14

匡12-15设定两个条件的结果

※移去数据清单的筛选

对于不再需要的筛选数据，我们可以采用下列方法之一将之移去。

方法一：移去列的筛选，单击设定条件列旁边的箭头，然后从下拉式数据列表中选定“全部”，如图

12-16所示。

A~B1cDEFG

也

员

—姓

区

1工3

期二产品加愉售数W▼销售金序号二］

李

匕

京

2晓dJhl

-光1998-4-12显示住21001

张

京

雁

n匕皆&r

光显示工

41998-4-12--)280003

李

京

晓

5d匕

1998-6-12显示卡21004

张

京

雁12

7-匕

r显示器17

一v1998-7-12280006

海

扬

帆

8「

上20

・1998-4-13主板zu112007

7海

扬

9帆JE

-1998-7-13主板20112008

12

13[=1

匡12-16在条件列表中选择“全基”

方法二：重新显示筛诜数据清单中的所有行.执行“数据”菜单上的“筛诜”菜单中的'全部显示”

命令。

※使用高级筛选

使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录，且方便又快速，但该命令的寻找条件不能太复杂；如果要执

行较复杂的寻找，就必须使用高级筛选命令。执行高级筛选的操作步骤如下：

(1)在数据清单的前方插入几个空行，并建立条件区域，如图12-17所示。在本例中我们设定的条件

是“销售数量>=10”的地区。

G16

A

1员工姓名地区日期产品名称销售数量销售金额序号

2>=10

3

4员

姓名

工日期产品名称销售数量销售金额序号

5李

晓

光显示卡

6吴2100

继1998-4-1281

泽硬盘

7张

雁1998-4-1212240002

光

李显不器

8晓1998-4-1220280003

泽

吴

9继显示卡21004

北1998-6-128

京

张

雁硬盘

北1998-7-1212240005

10京

帆

扬1998-7-12显示器20280006

11上

海

121998-4-13主板20112007

上

海2

主板

津

13天1998-7-132011200

文8

主板

津

天

14文1998-4-11(PII)17104009

151998-6-11主板(PH)1710400.

16J111

17

18

19

匡12-17设定条件

(2)在数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令，出现一个

如图12-18所示的对话框。

匡12-18高级筛选对话框

(3)在“方式”框中选定“在原有区域显示筛选结果”选项按钮。在“数据区域”框中，指定数据区

域，在“条件区域”框中，指定条件区域，包括条件标记，结果如图12-19所示。若要从结果中排除相同

的行，可以选定“选择不重复的记录”选择框。

匡1279设置后的高级笫选对话框

(4)最后按下“确定”按钮即可，之后我们就会看到如图12-20的显示结果。

ABcDEFGH

1员工姓名地区日期产品名称销售数量销售金额序号

2>=10

员

姓

名地

工

5区

日期产品名称销售数量销售金额序号

吴

北

继

7京

泽1998-4-12硬盘1224000。2

张

北

京

8雁

泽1998-4-12显示器20280003

吴

北

京

继

1998-7-12硬盘240005

10张12

北

京

雁

111998-7-12显示器20280006

扬

上

海

帆

1998-4-13主板20112007

扬

上

海

13帆

张

天主板

津

治1998-7-1320112008

1文

4主板(PU)

张

天

津

治1998-4-1117104009

15文

1998-6-11主板(PH)1710400_______10

1111出

17

E12-20执行高级箍选的结果

※设定条件区域

在使用“高级筛选”命令前，我们必须为之指定一个条件区域，以便显示出符合条件的行。我们可以

定义几个条件(称为多重条件)来选定符合所有条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。

对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的。我们可以使用以

下的步骤来建立条件区域：

(1)在数据清单的前方插入几个空行。

(2)在首行选定单元格中输入字段名称，例如“销售数量”。

(3)在其下方的单元格中输入条件，例“>=10”。

(4)重复步骤(2)和(3)指定其它条件。

注意：当利用比较条件时，条件标记必须和我们想评价的列标记相同。在列标记下面的行中，键入需

要的条件，利用“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令，来显示符合指定条件的行。

如果要显示符合所有条件的行

如果要对不同的列指定多重条件，请在条件区域的同一行中输入所有的条件。如果要对相同的列指定一个

以上的条件，或某一值域，我们可以通过多次输入列标记来实现。例如，条件区域如图12-21所示，结果

如图12-22所示。

E12・21设定位后满足多个条件

ABC~DIEFG

员工姓名地区日期.产品名称,销售数量销售金额序号

|主板[＞=10

3

4

地

5员工姓名区日期产品名称销售数量销售金额序号

上

海

扬帆1998-4-13主板20112007

上

海

扬帆主板

天

律1998-7-1320112008

张治文主板哂

天

律1998-4-1117104009

张治文1998-6-11主板(PII)171040010

E12-22同的满足多个条件的结果

如果要显示符合一个或另一个条件的行

如果要相同的列指定不同的条件，请把条件输入在不同的行上，如图12-23中的设定。根据所设定的

条件，它将显示每一个特定的行，即指满足“销售数量＜10”或者“销售数量＞18”的所有记录。该操

作也就是满足逻辑“或”，即符合指定条件中的任一个即可，结果如图12-24所示。

BCDEFGHI

钳售弱量钳售数量

<10__________

>18i|

6员工姓名日期产色名称销售数量销售金额序号

7李晓光1998-4-12显示卡821001

1998-4-12硬盘12240002

雁

张

J匕

显示器

匕1998-4-1220280003

晓光

李

显示卡

匕

泽1998-6-12821004

继

吴4

匕便盘八,

雁1998-7-121224000

张J5

匕显示器20280006夕N

帆1998-7-12

海

扬J

二1998-4-13主板20112007r>>

海

帆

扬J

二主板

津

治

张1998-7-132011200

文8

、主板（）9腿

律PH

治

张

文1998-4-111710400

二

、1998-6-11主板（PH）171040010

高级筛选

E12-23设定满足遗辑“与”关系的条件

1销售数量销售数量

2＜10

>18[=1

4

员姓

名

也

工

区

5日期产品名称销售数量销售金额序号

李

晓

京

匕

6光1998-4-12显正卡821001

张

雁

京

匕

8光1998-4-12界示器2028000◊3

李

晓

京

匕

91998-6-12显示卡821004

张

雁

京

匕

111998-7-12显示器20280006

扬

帆

海

匕

121998-4-13主板23112007

扬

帆

t海

131998-7-13主板20―112008

16

17

18

匡12-24执行后的结果

※设定准则的一些注意事项

前面在用数字当做准则时，用过＞20。在做比较时,可以用的比较运算符号如下所示：

=等于

＞大于

＞=大于或等于

＜小于

＜=小于或等于

＜＞不等于

例如:要找大于或等于60000