员工离职流程操作指引

员工离职流程操作指引一、指引目的为规范员工离职管理流程，明确离职各环节操作要求，保障劳动关系双方的合法权益，同时确保工作交接有序、业务延续性不受影响，结合《中华人民共和国劳动合同法》及公司内部管理制度，制定本操作指引。二、适用范围本指引适用于公司全体与企业建立劳动关系的全职员工；实习生、劳务派遣人员的离职管理可参照本指引并结合合作协议另行执行。三、离职类型说明（一）主动离职员工因个人职业规划、家庭因素、健康原因等主动向公司提出解除劳动关系的情形，需履行法定或约定的离职告知义务（如提前提交申请、配合工作交接）。（二）被动离职因公司业务调整、绩效考核不达标、劳动合同到期不续签、员工严重违反规章制度等原因，由公司发起终止劳动关系的情形。公司需依法履行告知、协商或赔偿义务（具体依据《劳动合同法》及公司制度执行）。四、离职流程操作步骤（一）离职申请阶段1.主动离职申请员工若计划主动离职，需根据劳动合同约定的用工状态履行告知义务：试用期内员工：需提前3个自然日以书面形式（如OA系统提报、邮件或纸质《离职申请表》）向直属上级提交离职申请，说明离职意向及预计离职日期。正式员工：需提前30个自然日（劳动合同另有约定的从其约定，但不得违反法律强制性规定）提交书面离职申请，申请中需清晰注明离职原因、离职日期（建议与上级沟通后确定，确保工作交接时间充足）。提交申请后，员工应保持正常出勤，配合上级初步沟通离职意愿及工作交接安排。2.被动离职通知若公司因合规或业务需求发起被动离职，HR或部门负责人需提前与员工沟通离职事由（如辞退需说明合规依据，合同到期不续签需提前30日告知），并于沟通后3个工作日内向员工出具书面《离职通知书》，明确离职日期、经济补偿（如适用）、后续手续安排等核心信息。（二）工作交接阶段工作交接是保障业务连续性的核心环节，员工需与直属上级共同制定《工作交接清单》，确保以下内容无遗漏：1.业务交接未完成项目：整理项目进度文档、关键节点成果、合作方对接信息，向接手人详细说明推进难点、风险点及后续行动建议。日常工作：交接岗位职责说明、常用工作流程（如报销、审批路径）、重要客户/供应商联络方式及合作历史。文档资料：移交电子文档（含工作邮箱、云盘、电脑本地的项目文件、培训资料等）及纸质文件，确保分类清晰、版本最新，并配合接手人完成文件检索测试。2.资产与权限交接公司资产：归还办公设备（电脑、打印机、办公家具等）、门禁卡、工牌、钥匙、备用金（如有）等，填写《资产归还清单》并由接收人、上级签字确认。系统权限：配合IT部门注销工作邮箱、OA系统、业务系统（如ERP、CRM）的账号权限，确保离职后无法访问公司内部数据。3.交接监督与确认直属上级需全程监督交接过程，确保交接内容完整、接手人可独立开展工作。交接完成后，员工、接手人、上级需共同签署《工作交接确认书》，作为离职手续办理的必要依据。（三）审批与沟通阶段1.内部审批流程普通员工：离职申请经直属上级初审（确认交接计划可行）后，提交HR部门审核（核查劳动合同履行情况、竞业协议约束、未结款项等），最终由部门负责人或分管领导审批。管理层/核心岗位员工：除上述流程外，需额外提交总经理（或对应层级领导）审批，确保战略级工作交接无风险。2.离职面谈（可选但建议执行）HR可在离职申请审批通过后，与员工开展离职面谈（建议一对一、非公开环境），内容包括：离职真实原因（用于公司管理优化）；对公司制度、团队氛围的建议；竞业限制、保密协议的再次提醒（如适用）。面谈记录需匿名汇总后提交管理层，员工无需强制签署面谈记录，但需确认面谈内容无误解。（四）离职手续办理阶段1.薪资与福利结算薪资结算：离职当月薪资按实际出勤天数核算，于公司常规发薪日发放；未结奖金、加班费等按劳动合同或公司制度执行，被动离职且符合法定补偿条件的，需在离职时或次月发薪日支付经济补偿金。社保公积金：公司将在离职次月办理社保、公积金的停缴手续，员工如需个人续缴，可在停缴后自行联系社保机构或公积金中心办理转移。2.离职证明与档案处理离职证明：HR需在员工离职15个自然日内出具《离职证明》，内容需包含劳动合同期限、离职日期、工作岗位等（不得包含负面评价，否则涉嫌违法）。员工需妥善保管，用于新单位入职或失业登记。档案转移：若员工档案存放在公司（或公司委托的人才中心），需在离职后30日内提供新档案接收地址（如户籍地人才中心、新单位档案部门），公司将协助办理转移；逾期未提供地址的，档案将转至员工户籍地公共就业服务机构。3.其他手续竞业限制协议：若员工签署过《竞业限制协议》，需在离职时再次确认竞业限制期限、补偿金标准（公司需按月支付，员工需遵守竞品公司入职限制）。保密义务：无论是否签署保密协议，员工均需对在职期间知悉的公司商业秘密（如客户数据、技术方案）承担终身保密义务，不得擅自披露或使用。五、后续注意事项（一）员工义务离职后不得利用原公司资源（如客户信息、内部文档）谋取私利，违者需承担法律责任。若新单位需原公司出具“离职证明补充说明”（如工作内容、绩效评价），需书面申请并经原公司同意后，由HR协助出具（内容需客观真实）。（二）公司义务需按时结算薪资、发放补偿金（如适用），否则员工可向劳动监察部门投诉或申请劳动仲裁。需妥善保管员工离职资料（申请表、交接单、离职证明存根等）至少2年，以备劳动争议举证。附件（参考模板）附件1：《员工离职申请表》（含离职原因、日期、上级意见栏）附件2：