会场会务服务合同范本

会场会务服务合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX公司，注册地址位于XX省XX市XX区XX路XX号，统一社会信用代码：9XXXXXXXXX。甲方为一家依法成立并有效存续的企业法人，主营业务为XX领域，具备独立承担民事责任的能力。甲方拟通过本次合同约定，委托乙方提供XX会议的会场会务服务。甲方法定代表人/负责人为XX先生/女士，职务为XX，联系电话为XX。

甲方作为本次会务服务的委托方，基于其业务发展及XX会议的举办需求，需租赁符合特定规格的会场并委托乙方提供全面的会务服务，包括但不限于场地布置、设备租赁、人员协调、物料管理及现场执行等。甲方根据自身需求制定了详细的会务方案，并已通过初步的市场调研及预算规划，确认乙方具备提供此类服务的专业能力和资质。双方基于平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，同意就XX会议的会场会务服务事宜达成如下协议。甲方在签订本合同前已充分了解乙方的服务范围及资质，并确认乙方提供的报价及服务内容符合甲方要求。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX会务服务公司，注册地址位于XX省XX市XX区XX路XX号，统一社会信用代码：9XXXXXXXXX。乙方为一家依法成立并有效存续的专业会务服务企业，拥有丰富的会场租赁及会务执行经验，具备提供高端会议服务的专业资质及行业口碑。乙方在XX领域已服务过多家知名企业及机构，具备完善的供应链体系及应急处理机制。乙方法定代表人/负责人为XX先生/女士，职务为XX，联系电话为XX。

乙方作为本次会务服务的提供方，基于自身在会场管理、设备运营及会务策划方面的专业能力，同意接受甲方的委托，按照本合同约定提供XX会议的会场会务服务。乙方在收到甲方委托后，已对甲方的会务需求进行了详细分析，并制定了科学的服务方案及应急预案。乙方承诺将严格按照合同约定履行义务，确保会议的顺利进行。双方基于市场合作及互利共赢的原则，经友好协商，同意就XX会议的会场会务服务事宜达成如下协议。乙方在签订本合同前已充分了解甲方的具体需求，并确认自身具备满足甲方要求的所有条件。

合同简介：

本次合同协议的背景源于甲方举办XX会议的特定需求，甲方作为会议的主办方，需租赁具备专业设施及良好环境的会场，并委托乙方提供全面的会务服务以确保会议的顺利执行。双方基于对会务服务行业的共同认知及对合作前景的预期，经多次沟通及方案确认，最终达成本合同约定。甲方委托乙方提供的服务范围涵盖会场租赁、设备配置、人员服务、物料供应及现场管理等多个环节，乙方则承诺以专业、高效、严谨的态度完成各项任务。双方均确认本合同是履行会务服务合作的基础性文件，任何一方均需严格遵照执行。合同的有效履行将直接关系到XX会议的成功举办，双方均表示将通过积极配合，共同保障会议目标的实现。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确甲乙双方就XX会议会场会务服务事宜的合作事项，确保乙方按照甲方的要求提供全面、专业的会务服务，保障XX会议的顺利举办。具体服务范围包括但不限于：

1.场地租赁与管理：乙方负责提供符合甲方需求的会议场所，并确保场地的清洁、安全及设施的正常运行；

2.设备配置与调试：乙方根据甲方需求提供会议所需的音响、灯光、投影、同声传译等设备，并进行安装、调试及现场技术支持；

3.物料设计与制作：乙方负责会议所需的背景板、签到台、指示牌、手册、礼品等物料的策划、设计与制作，并按时交付；

4.人员服务与协调：乙方安排专业的会务人员负责签到接待、资料分发、会场引导、设备操作等现场服务，并协调各环节工作；

5.现场执行与管理：乙方负责会议期间的现场管理，包括秩序维护、应急处理、物料补充等，确保会议流程的顺畅；

6.后勤保障与清洁：乙方负责会议期间的场地清洁、垃圾处理及必要的后勤保障服务。

双方确认，本合同约定的服务范围是甲方举办XX会议的核心需求，乙方将据此提供全方位的服务支持，甲方将按照合同约定支付相应费用。

第二条定义

1.“会议”：指甲方举办的XX会议，包括主旨演讲、分组讨论、专题论坛、签约仪式等所有环节；

2.“会场”：指乙方提供给甲方使用的会议场所，包括主会场、分会场、签到区、休息区等；

3.“设备”：指本合同约定由乙方提供的音响、灯光、投影、同声传译等会议设备；

4.“物料”：指本合同约定由乙方设计、制作并提供的会议相关物品，如背景板、签到台、指示牌、手册、礼品等；

5.“会务人员”：指乙方安排负责会议现场服务的专业人员，包括签到接待、技术支持、现场协调等；

6.“服务期限”：指本合同约定的乙方提供服务的起止时间，自会议开始前XX天起至会议结束后XX天止；

7.“应急预案”：指针对可能出现的突发情况，甲乙双方共同制定的处理方案及应对措施。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权要求乙方按照合同约定提供服务，并有权对乙方的服务过程及结果进行监督和检验；

（2）甲方有权根据实际情况对会务方案进行调整，但需提前XX天书面通知乙方，并承担由此产生的额外费用；

（3）甲方需向乙方提供详细的会务需求清单及时间节点，包括参会人数、设备需求、物料规格等，并确保信息的准确性；

（4）甲方需按照合同约定按时支付服务费用，逾期支付的需承担违约责任；

（5）甲方需指派专人与乙方对接，负责沟通协调及现场确认工作；

（6）甲方需配合乙方做好会议期间的现场管理，包括参会人员引导、秩序维护等；

（7）甲方需对乙方提供的所有物料进行验收，如有问题需及时反馈；

（8）甲方需承担因自身原因导致的额外费用，如临时增加的设备租赁、人员服务等。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权要求甲方提供准确的会务需求及时间节点，并有权根据自身情况提出合理建议；

（2）乙方有权按照合同约定收取服务费用，并有权要求甲方按时支付；

（3）乙方需确保提供的会场符合甲方要求，包括设施设备的完好性、场地的清洁度及环境的舒适性；

（4）乙方需按照甲方需求配置设备，并进行专业调试，确保设备正常运行；

（5）乙方需负责物料的设计、制作及按时交付，确保物料质量符合甲方要求；

（6）乙方需安排专业的会务人员进行现场服务，并确保服务人员的形象及素质；

（7）乙方需制定详细的现场执行方案及应急预案，并确保所有环节的衔接顺畅；

（8）乙方需对会议期间出现的突发情况及时处理，并第一时间向甲方汇报；

（9）乙方需在会议结束后负责场地的清理及恢复工作，确保场地原貌；

（10）乙方需对会议过程中产生的所有费用进行合理记录，并定期向甲方提供费用清单；

（11）乙方需对甲方的商业信息及会议内容承担保密义务，未经甲方许可不得对外泄露；

（12）乙方需在合同履行过程中积极配合甲方的需求调整，但有权对额外费用提出合理主张。

第四条价格与支付条件

1.本合同项下的会务服务费用总额为人民币XX元（大写：XX元整），该费用包含但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员服务费、物料设计制作费、现场执行费等所有乙方根据本合同约定提供的服务费用。具体费用构成及明细详见本合同附件一《费用明细表》，该附件作为本合同不可分割的一部分。

2.支付方式：甲方应采用银行转账方式支付服务费用。乙方应在收到甲方支付的服务费用后，向甲方开具等额发票。

3.支付时间：

（1）甲方应在本合同签订后XX日内，向乙方支付合同总价款的XX%（即人民币XX元），作为预付款；

（2）甲方应在会议开始前XX日内，向乙方支付合同总价款的XX%（即人民币XX元）；

（3）甲方应在会议结束后XX日内，向乙方支付合同总价款剩余的XX%（即人民币XX元）。

4.支付账户：甲方应将服务费用支付至乙方以下银行账户：

开户名称：XX会务服务公司

开户银行：XX银行XX支行

银行账号：XX

5.乙方在收到甲方支付的服务费用后，应按照合同约定提供服务，并确保服务质量符合甲方要求。如甲方未按约定支付服务费用，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付已产生费用及违约金。

6.如因甲方需求变更导致服务范围增加或费用调整，双方应另行协商并签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。

第五条履行期限

1.本合同有效期自XX年XX月XX日至XX年XX月XX日止，共计XX天。

2.服务期限：乙方提供的服务期限自XX年XX月XX日（会议开始前XX天）起至XX年XX月XX日（会议结束后XX天）止，共计XX天。

3.关键时间节点：

（1）合同签订日：XX年XX月XX日；

（2）预付款支付日：XX年XX月XX日；

（3）中期款支付日：XX年XX月XX日（会议开始前XX天）；

（4）尾款支付日：XX年XX月XX日（会议结束后XX天）；

（5）会议举办日：XX年XX月XX日至XX年XX月XX日；

（6）场地交付日：XX年XX月XX日；

（7）设备调试完成日：XX年XX月XX日；

（8）物料交付日：XX年XX月XX日至XX年XX月XX日。

4.乙方应在各时间节点前完成相应工作，并提前XX天通知甲方进行确认。甲方应在收到通知后XX日内进行确认或提出修改意见。如甲方未按时确认，乙方视为甲方已认可乙方的工作安排。

5.如遇特殊情况需调整服务期限或关键时间节点，双方应协商一致并签订书面补充协议。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按约定支付服务费用的，每逾期一日，应按未支付金额的XX%向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价款的XX%。逾期超过XX日的，乙方有权解除合同，并要求甲方支付已完成服务的费用及违约金。

（2）甲方未按时提供会务需求资料或变更指令的，导致乙方工作延误的，甲方应承担由此产生的额外费用，并按延误天数的XX%向乙方支付违约金。延误超过XX日的，乙方有权调整服务方案或解除合同，并要求甲方赔偿损失。

（3）甲方因自身原因导致会议取消或延期，乙方已完成的服务费用不予退还，并有权要求甲方赔偿损失。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按约定提供服务或服务质量不符合甲方要求的，甲方有权要求乙方限期整改，并按整改不合格部分的XX%向乙方支付违约金。整改仍不合格的，甲方有权解除合同，并要求乙方退还部分或全部服务费用，并赔偿损失。

（2）乙方提供的会场、设备或物料存在质量问题，影响会议正常进行的，乙方应无条件更换或修复，并承担由此产生的费用。如因此造成甲方损失的，乙方应赔偿损失。

（3）乙方未按时提供服务或延误服务期限的，每延误一日，应按合同总价款的XX%向甲方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价款的XX%。延误超过XX日的，甲方有权解除合同，并要求乙方退还部分或全部服务费用，并支付违约金。

（4）乙方泄露甲方商业信息或会议内容的，应承担相应的法律责任，并赔偿甲方全部经济损失。

3.违约金不足以弥补实际损失的，违约方应赔偿对方全部实际损失，包括直接损失和间接损失。

4.因不可抗力导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。

5.任何一方违反本合同约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任，包括但不限于直接损失、间接损失、诉讼费、律师费等。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、罢工、政府行为（如法律、法规的变更）、流行病疫情等。

2.影响范围：不可抗力事件应是指在本合同签订之日起XX日内发生的，且对合同履行产生实质性影响的不可预见事件。若不可抗力事件持续超过XX日，双方应协商是否解除合同或调整履行期限。

3.通知义务：发生不可抗力事件的任何一方应在事件发生后XX小时内书面通知对方，并提供相关证明文件，包括但不限于政府部门出具的事件证明、新闻报道、权威机构出具的鉴定报告等。

4.责任免除：因不可抗力导致合同部分或全部无法履行的，受影响一方不承担违约责任，但应采取合理措施减轻损失。双方应根据不可抗力的影响程度，协商调整服务范围、履行期限或解除合同。

5.不可抗力解除合同：若不可抗力事件导致合同目的无法实现的，双方均有权解除合同，并互不承担违约责任。解除合同的，双方应互相返还已收取的款项，并赔偿因合同解除产生的直接损失。

6.不可抗力持续：若不可抗力事件消除后，履行条件恢复的，双方应继续履行合同，并视不可抗力影响程度协商调整费用或服务内容。

第八条争议解决

1.争议解决方式：双方在履行本合同过程中发生争议，应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均可向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。

2.诉讼管辖：若选择诉讼方式解决争议，甲方应向XX省XX市XX区人民法院提起诉讼；乙方应向XX省XX市XX区人民法院提起诉讼。双方均有权在签订本合同前书面约定管辖法院，并以书面形式确认。

3.证据规则：双方应妥善保存与争议相关的所有证据，包括但不限于书面文件、往来函件、会议记录、付款凭证、违约通知等。仲裁或诉讼过程中，双方提供的证据应真实、完整、有效。

4.仲裁优先：如双方在本合同中明确约定选择仲裁解决争议，应向XX仲裁委员会申请仲裁，仲裁规则适用该会现行有效的仲裁规则。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

5.争议范围：本合同项下的所有争议均适用本条款约定，包括但不限于合同效力、履行义务、违约责任、费用结算等。任何一方不得以其他方式解决争议，或向其他机构申请仲裁或诉讼。

6.专属权利：双方在争议解决过程中，应尊重对方合法权益，不得随意扩大争议范围或提出与合同无关的主张。任何一方违反本条款约定的，对方有权要求其承担相应责任。

第九条其他条款

1.通知方式：双方在本合同履行过程中发生的所有通知、文件、通知等均应采用书面形式，可通过专人送达、邮寄（挂号信或快递）、传真、电子邮件等方式进行。以邮寄方式发出的，寄出后XX日视为送达；以传真或电子邮件方式发出的，发送成功后视为送达。

2.合同变更：本合同的任何变更或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力