跑步俱乐部行政后勤管理办法

跑步俱乐部行政后勤管理办法第一章总则第一条为规范跑步俱乐部行政后勤管理工作，提升服务效能，保障俱乐部日常运营与活动开展的安全性、规范性和高效性，切实维护会员权益，促进跑步运动健康发展，结合俱乐部实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于俱乐部行政后勤部门及相关岗位人员，涵盖物资管理、场地运维、安全保障、财务支持、信息化服务等全流程管理工作。第三条行政后勤管理遵循以下原则：（一）服务导向原则：以会员需求为核心，以支撑俱乐部业务开展为目标，强化服务意识，提升响应效率；（二）规范高效原则：建立标准化流程，明确岗位职责与操作规范，避免管理漏洞，降低运行成本；（三）安全优先原则：将人员安全、场地安全、物资安全置于首位，完善风险防控机制；（四）节约资源原则：合理配置资源，杜绝铺张浪费，倡导绿色低碳管理理念。第二章组织架构与岗位职责第四条俱乐部行政后勤部门设部门负责人1名，下设综合管理组、物资保障组、场地运维组、安全督导组4个专项工作组，各组设组长1名、专员若干名，实行分级管理、责任到人。第五条部门负责人职责：（一）统筹行政后勤全局工作，制定年度工作计划与预算，监督各项制度执行；（二）协调跨部门协作，对接俱乐部管理层及外部合作单位（如场地提供方、供应商等）；（三）审批重大物资采购、场地租赁、安全预案等事项；（四）组织开展员工培训与考核，提升团队专业能力。第六条综合管理组职责：（一）负责文件档案管理，包括制度修订、会议记录、会员服务档案归档等；（二）统筹行政类事务，如办公用品采购、车辆调度（如有）、对外接待等；（三）对接信息化系统运维，保障OA办公平台、会员管理系统等正常运行；（四）编制行政后勤类报表（如物资消耗表、场地使用表），定期向管理层汇报。第七条物资保障组职责：（一）负责俱乐部物资全生命周期管理，包括采购申请、验收登记、库存盘点、报废处置；（二）建立物资台账，动态更新物资种类、数量、存放位置及使用状态；（三）根据活动需求（如赛事、训练课）提前筹备物资，确保供应及时；（四）监督物资领用与归还，杜绝私用或浪费行为。第八条场地运维组职责：（一）管理俱乐部固定场地（如办公区、训练馆、更衣室、仓库）及临时活动场地（如户外赛道、合作公园）；（二）负责场地日常清洁、设备维护（如跑步机、音响、急救箱）、设施检查（如照明、消防器材）；（三）协调场地租赁或合作事宜，提前完成布场（如标识布置、补给点设置）与撤场（如垃圾清理、设备回收）；（四）记录场地使用情况，统计高峰时段与闲置资源，优化场地利用率。第九条安全督导组职责：（一）制定安全管理制度与应急预案（如中暑、摔倒、火灾等场景），定期组织演练；（二）开展日常安全检查，涵盖用电安全、消防通道畅通、防疫措施落实（如消毒、物资储备）等；（三）监督活动执行中的安全操作，如训练课的热身指导、赛事的路线警戒；（四）受理安全投诉与事故上报，协同相关部门完成调查与责任认定。第三章物资管理第十条物资分类：（一）消耗品：指一次性或短周期使用物资，如饮用水、能量胶、打印纸、消毒液等；（二）固定资产：指单价500元以上、使用周期1年以上的物资，如跑步机、音响设备、办公电脑等；（三）活动专用物资：指仅用于特定活动的物资，如赛事号码布、计时芯片、宣传物料等。第十一条采购管理：（一）需求提报：各部门需提前10个工作日提交《物资采购申请表》，注明名称、数量、用途及预算；（二）审批流程：消耗品单次采购金额500元以下由物资保障组组长审批，500-2000元由部门负责人审批，2000元以上需报俱乐部管理层审批；固定资产采购须附可行性报告，经管理层会议审议通过；（三）供应商管理：建立供应商名录，优先选择资质齐全、信誉良好的合作方，大宗商品（如训练器材）需通过比价或招标确定；（四）验收登记：物资到货后，由物资保障组与使用部门共同验收，核对数量、质量及相关凭证，填写《物资验收单》并录入台账。第十二条库存管理：（一）分类存放：消耗品按品类分区，固定资产标注使用部门及责任人，活动物资按赛事/活动名称单独保管；（二）定期盘点：每月25日前完成消耗品盘点，每季度末完成固定资产盘点，核对台账与实物，形成《盘点报告》；（三）报废处置：固定资产因损坏或淘汰需报废的，由使用部门提交《报废申请》，经技术鉴定后由物资保障组统一处理（可回收物资优先回收，不可回收物资按环保要求丢弃）；消耗品过期或损坏的，经组长确认后登记核销。第十三条领用与归还：（一）消耗品领用：使用人填写《物资领用单》，经部门负责人审批后到仓库领取，单次领用量不超过1个月使用需求；（二）固定资产借用：需填写《借用申请》，注明借用期限、用途，经部门负责人审批后登记领取，归还时需经物资保障组检查完好性；（三）活动物资管理：活动负责人需提前3日领取并签字确认，活动结束后24小时内归还剩余物资，遗失或损坏需按价赔偿。第四章场地与设施管理第十四条固定场地管理：（一）办公区：保持环境整洁，文件资料分类归档，公共区域（如会议室）使用后需清理归位；（二）训练区：设备（如跑步机、力量训练器械）每日使用前检查电源、功能状态，使用后擦拭清洁，每周末深度维护；（三）更衣室：配置更衣柜、淋浴间（如有），每日早、晚各清洁1次，定期消毒，禁止存放私人物品超过24小时；（四）仓库：物资分类摆放，标识清晰，通道畅通，严禁堆放易燃物品，每月进行防潮、防虫检查。第十五条临时活动场地管理：（一）场地考察：活动前15日，场地运维组需实地考察，确认路线安全性（如路面平整、交通流量）、补给点可及性、应急出口位置等，形成《场地考察报告》；（二）协调对接：与场地权属方（如公园管理处、学校）签订临时使用协议，明确使用时间、区域及责任划分；（三）布场与撤场：活动前24小时完成布场（如设置指示牌、摆放补给物资、布置医疗点），活动结束后4小时内完成撤场（清理垃圾、回收物资、恢复场地原状），留存布场/撤场照片备查。第十六条设施设备维护：（一）建立《设施设备维护台账》，记录设备名称、型号、购买时间、维护周期及责任人；（二）日常维护：由使用部门或专人每日检查（如跑步机的皮带松紧度、音响的音量调节），发现异常及时报修；（三）专业维护：大型设备（如消防设施、电子计时系统）每季度由专业机构检测1次，留存检测报告；（四）故障处理：设备故障时，使用人需立即停用并上报，物资保障组24小时内联系维修方，紧急情况（如训练课设备故障）需启动备用设备。第五章安全与应急管理第十七条日常安全管理：（一）消防安全：办公区、训练区按标准配置灭火器（每50㎡1具）、烟雾报警器，每月检查1次有效性，消防通道严禁堆放杂物；（二）用电安全：禁止私拉电线，大功率设备（如热水器、空调）需单独接线，每日下班前检查电源关闭情况；（三）防疫安全：根据卫生部门要求，配置口罩、消毒液等物资，会员活动需登记健康码（如有），场地每日消毒并记录；（四）人员安全：活动前需提示会员做好热身，特殊天气（如高温、暴雨）暂停户外训练，为高风险会员（如心脏病史）提供健康提醒。第十八条应急预案管理：（一）预案制定：针对中暑、摔倒、火灾、暴雨等场景制定专项预案，明确应急流程（如疏散路线、医疗急救步骤）、责任人和联系方式；（二）演练要求：每季度组织1次安全演练（如消防逃生、伤员救治），新员工入职1个月内需参与培训；（三）事故处理：发生安全事故时，现场人员需立即启动预案，2小时内向安全督导组报告，24小时内形成《事故调查报告》，48小时内通报会员并公示处理结果。第十九条安全培训：（一）定期培训：每季度开展1次安全知识培训，内容包括急救技能（如心肺复苏）、设备操作规范、应急流程等；（二）新员工培训：入职7日内完成安全制度、应急预案、场地安全隐患点等内容的培训，考核合格后方可上岗；（三）会员宣传：通过公众号、会员群等渠道发布安全提示（如夏季防中暑、冬季防滑），活动前发放《安全须知》并签字确认。第六章财务与报销管理第二十条预算管理：（一）年度预算：每年12月由行政后勤部门编制下一年度预算，涵盖物资采购、场地租赁、设备维护、培训费用等，经管理层审议后执行；（二）月度调整：因活动增加或突发事项需调整预算的，需提交《预算调整申请》，注明调整原因及金额，经部门负责人审核、管理层批准后生效；（三）预算执行：每月5日前统计上月预算执行情况，形成《预算执行分析表》，超支部分需说明原因并提出改进措施。第二十一条报销流程：（一）审批权限：单次报销金额1000元以下由部门负责人审批，1000-5000元由分管副总审批，5000元以上需经总经理审批；（二）票据要求：需提供正规发票（电子票需打印并签字），注明消费内容、时间、数量，与申请事项一致；（三）报销时限：费用发生后15日内完成报销，逾期未报需提交书面说明并经审批；（四）费用公示：每季度在内部平台公示行政后勤类费用明细，接受全体员工监督。第二十二条费用控制：（一）制定费用标准：如场地租赁费用参考周边市场价，活动物资采购优先选择性价比高的品牌，培训费用人均不超过500元/次；（二）监督检查：财务部门每季度对行政后勤费用进行抽查，重点核查票据真实性、审批流程合规性；（三）节约奖励：对年度费用节约且服务质量达标的团队或个人，给予500-2000元奖励，纳入绩效考核。第七章信息化管理第二十三条信息系统建设：（一）采购与维护：选择功能适配、安全性高的信息化系统（如OA办公系统、会员管理系统、物资管理系统），与供应商签订运维协议，保障系统7×24小时稳定运行；（二）数据安全：设置用户权限（如普通员工仅查看个人申请，管理员可修改数据），定期备份数据（每日自动备份+每周人工备份），防止信息泄露或丢失。第二十四条数据管理：（一）会员数据：记录会员基本信息（姓名、联系方式）、参与活动记录、健康反馈等，仅用于服务优化，禁止对外泄露；（二）物资数据：通过物资管理系统实时更新库存数量、采购记录、领用情况，生成《物资动态报表》供决策参考；（三）场地数据：统计场地使用频率、闲置时段、维护成本等，为场地租赁或扩建提供数据支持。第二十五条信息化应用：（一）线上申请：物资采购、场地使用、费用报销等流程均通过OA系统提交，实现“申请-审批-执行”全流程电子化；（二）智能提醒：系统自动推送待办事项（如物资库存预警、合同到期提醒），提升工作效率；（三）会员服务：通过会员管理系统发送活动通知、报名提醒、健康建议，增强会员粘性。第八章监督与考核第二十六条监督机制：（一）内部监督：行政后勤部门每月开展自查，检查制度执行、流程合规性及服务质量，形成《自查报告》；（二）外部监督：设立会员监督邮箱（如service@）和投诉电话，每季度汇总会员反馈，对合理诉求24小时内响应；（三）专项检查：俱乐部管理层每半年组织一次行政后勤专项检查，重点核查安全隐患、物资管理漏洞及费用使用情况。第二十七条考核指标：（一）工作效率：物资采购及时率（≥95%）、场地布场准时率（≥98%）、报销处理时效（≤5个工作日）；（二）服务质量：会员满意度（≥90%）、活动支持配合度（由活动部门评分）；（三）安全指标：全年安全事故发生率（≤0.5%）、安全演练参与率（100%）；（四）成本控制：年度预算执行偏差率（≤5%）、物资损耗率（≤2%）。第二十八条奖惩措施：（一）奖励：对考核优秀的团队或个人，给予通报表扬、绩效加分（5%-10%）或物质奖励（10