工程项目洽谈记录范本

工程项目洽谈记录范本在工程项目全周期管理中，洽谈记录是梳理合作意向、明确权责边界、防范履约风险的核心文书。一份规范详实的洽谈记录，既能为后续合同签订提供依据，也能在争议发生时还原真实诉求。以下结合工程建设实务，提供兼具专业性与实操性的洽谈记录范本及编制要点。一、洽谈记录核心要素说明（一）基本信息栏需清晰记录项目核心标识与参与主体：项目名称：应与立项文件、规划批文保持一致（如“XX市智慧产业园一期工程建设项目”）；洽谈时间：精确到时分（如“2024年X月X日14:30-17:00”），若为多轮洽谈需标注轮次；洽谈地点：注明具体场所（如“建设单位XX集团会议室/项目现场临时办公室”）；参与方及人员：按“单位名称+职务+姓名”格式记录（如“建设单位：XX投资集团项目总监张XX；施工单位：XX建工项目经理李XX；设计单位：XX设计院主创设计师王XX”），避免遗漏监理、咨询等关联方。（二）洽谈议程与内容实录需按“议题-讨论过程-结论”逻辑分层记录，体现专业性与针对性：1.前期沟通与需求确认记录项目背景（如“基于园区产业升级规划，需在Q3前完成主体结构封顶”）、各方核心诉求（建设方关注工期与造价平衡，施工方强调材料供应稳定性，设计方提出优化结构方案的必要性）。2.技术方案研讨围绕施工工艺（如“预制装配式构件应用比例”）、质量标准（如“混凝土强度等级C35/P6抗渗要求”）、工期节点（如“基础施工45天，主体施工按层倒排计划”）展开讨论，需记录关键技术参数调整、方案优化方向（如“设计方同意将屋面荷载标准从0.7kN/㎡调整为0.9kN/㎡，以适配后期设备安装需求”）。3.商务条款协商聚焦造价构成（如“暂列金额占比5%，材料暂估价按XX信息价季度调整”）、付款节奏（如“预付款15%，进度款按月完成工程量的80%支付，竣工结算后付至97%”）、违约责任（如“工期延误按日千分之0.3扣款，质量缺陷整改期超15天则扣除质保金2%”），需明确争议条款的协商过程（如“施工方提出付款节点与进度验收同步，建设方要求保留5%尾款至质保期满，最终约定尾款分两期支付”）。4.其他协同事项涵盖协作机制（如“每周三召开现场协调会，监理方汇总问题清单”）、保密要求（如“未公开的设计图纸、成本数据仅限项目组人员接触”）、报批报建分工（如“建设方负责规划许可，施工方配合办理施工许可证”）等。（三）共识与分歧备忘录需区分“已达成一致”与“待协调事项”，体现动态管理：共识要点：用条目式清晰罗列（如“①技术方案按设计方优化版执行，施工方7日内提交深化图纸；②造价暂定为XX万元，最终以财政评审为准”）；分歧事项：需记录争议焦点、各方立场及后续安排（如“争议点：施工方要求增加夜间施工补贴，建设方认为包含在措施费中；后续安排：造价咨询单位3日内出具措施费专项分析，5个工作日内再次洽谈”）。（四）附件材料清单需注明与洽谈内容相关的支撑文件（如“①初步设计方案（2024版）；②主要材料品牌限价表；③地质勘察报告（编号XX-2024）”），便于后期查阅核对。二、工程项目洽谈记录范本（示例）项目名称：XX市临空经济区标准厂房（A区）建设项目洽谈时间：2024年X月X日9:00-11:30洽谈地点：XX建设发展有限公司3楼会议室参与方及人员：建设单位：XX建设发展有限公司工程部经理陈XX、造价部主管刘XX施工单位：XX建筑工程有限公司总经理赵XX、商务经理孙XX监理单位：XX工程监理有限公司总监理工程师周XX（一）洽谈议程与内容1.项目进度要求建设方提出“需在2025年3月前完成竣工验收，以保障入驻企业Q2投产”；施工方回应“若要压缩工期，需增加2个劳务班组，且混凝土供应需由建设方协调搅拌站优先保障”；监理方建议“关键线路工序（如钢结构吊装）需编制专项进度保障方案”。2.造价争议解决施工方认为“图纸深化后，钢结构用量增加12%，需调整暂估价”；建设方强调“招标时已约定‘图纸深化不改变清单项目特征的，综合单价不予调整’”；经讨论，双方同意“由造价咨询单位复核工程量变化是否属于‘项目特征变更’，3日内反馈结论”。3.质量与安全管理监理方提出“屋面防水工程需采用SBS改性沥青卷材（Ⅱ型），施工方须提供材料进场复试报告”；施工方补充“现场安全体验区需建设方协调用地，建议在西侧临时道路旁开辟”；建设方同意“7日内完成体验区场地平整，施工方同步提交安全专项方案”。（二）共识与分歧达成共识：①工期节点按“2024年X月X日基础完工，2025年1月主体封顶”倒排，施工方3日内提交详细进度计划；②质量验收标准执行《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB____），材料进场需监理旁站见证。待协调事项：争议点：施工方要求将“农民工工资保证金”由施工方缴纳改为建设方代付后从工程款扣除；后续安排：建设方法务部5日内出具资金监管方案，双方下周三（X月X日）专题洽谈。（三）附件材料1.标准厂房A区施工图纸（版本号：____X）；2.钢结构工程量对比表（招标清单VS深化设计）；3.安全体验区平面示意图（施工方提供）。记录人：XX建设发展有限公司文员杨XX确认签字：陈XX（建设方）、赵XX（施工方）、周XX（监理方）（注：各方需在3个工作日内完成电子档确认，纸质版由建设方归档）三、编制洽谈记录的实务要点（一）客观性原则需如实记录发言内容，避免主观评价（如不用“施工方无理要求增加费用”，而用“施工方提出因XX原因需调整造价，具体理由为……”）；对争议条款，需还原各方原话或核心立场。（二）完整性要求需覆盖“技术-商务-管理”全维度，避免遗漏关键环节（如忽视环保要求、农民工工资支付等政策合规性内容）；对会议中提及的“后续行动”，需明确责任主体、时间节点、交付成果（如“设计方5日内提交节能专项报告”）。（三）时效性管理洽谈结束后24小时内完成初稿整理，3个工作日内完成各方签字确认；多轮洽谈时，需在记录中注明“本次洽谈为第X轮，延续第X轮未决事项……”，确保逻辑连贯。（四）规范性存档纸质版需加盖参与方公章（或项目章），电子档按“项目名称-洽谈日期-版本号”命名（如“XX产业园项目-____X0X-第3轮洽谈记录V2.0”），存档路径需同步告知项目组全体成员。四、洽谈记录的应用价值1.合同签订依据：将洽谈中达成的共识转化为合同条款（如“付款节奏按洽谈记录约定的‘进度款按月支付80%’执行”），避免口头约定引发的履约争议；2.项目管控工具：通过跟踪“待协调事项”的解决进度，推动问题闭环（如造价争议经咨询单位复核后，及时调整合同价）；3.纠纷处理凭证：当双方对履约责任存疑时，洽谈记录可作为“真实意思表示”的佐证（如工期延误责任，可结合记录中“建设方未按时提供材料”的描