公文写作规范及常见格式模板集锦

公文写作规范及常见格式模板集锦公文作为机关、企事业单位传递信息、部署工作、协调事务的核心载体，其写作规范与格式严谨性直接影响行政效能与组织形象。掌握公文写作的核心规范、熟悉常见文种的格式模板，是提升公文质量、保障工作有序推进的基础。本文结合实务经验，系统梳理公文写作的规范要求与典型模板，为实务工作提供参考。一、公文写作的基本规范（一）文种选择规范公文文种需依据行文目的、隶属关系、工作需求精准选择，避免“张冠李戴”：向上级请求批准事项用“请示”，不得用“报告”（报告为汇报性文种，无请求批复功能）；平行机关商洽工作用“函”，不得用“请示”（请示为上行文，适用于隶属关系内的请求）；部署工作、要求执行用“通知”，表彰先进用“决定”或“通报”（“决定”侧重奖惩或重大事项决策，“通报”侧重典型事例的传达）。（二）格式规范（依据《党政机关公文格式》GB/T____）公文格式分为版头、主体、版记三部分，核心要素需严格遵循规范：1.版头部分份号：涉密公文标注，6位阿拉伯数字（不足补零，如“____”）；密级和保密期限：涉密公文标注，如“秘密★1年”；紧急程度：特急、加急（平件无需标注）；发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（也可省略“文件”，如“XX市人民政府”）；发文字号：机关代字+年份+发文顺序号（如“X政发〔2024〕5号”，年份用六角括号，顺序号不编虚位）；签发人：上行文（请示、报告）需标注，居右空一字，“签发人”三字后加全角冒号，姓名居右空一字。2.主体部分标题：由发文机关名称、事由、文种组成（可省略发文机关，如“关于召开XX会议的通知”），一般用2号小标宋体字，居中排列；主送机关：公文的受理机关，顶格写，多个机关用顿号或逗号分隔（上行文主送机关仅限一个）；正文：公文核心内容，一般用3号仿宋体字，结构层次序数为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；附件说明：标注“附件：1.XX文件”（附件名称后不加标点，多个附件用阿拉伯数字标注序号）；发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，与标题对应；成文日期：用阿拉伯数字，年、月、日标全（如“2024年5月10日”），一般右空四字编排；印章：成文日期上居中下压发文机关署名，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；附注：居左空二字加圆括号，标注联系人及方式（如“（联系人：XXX联系电话：XXX）”）；附件：另面编排，“附件”二字及序号顶格写，附件内容与正文格式一致。3.版记部分抄送机关：除主送机关外需执行或知晓公文的机关，居左空一字，用4号仿宋体字；印发机关和印发日期：印发机关为发文机关办公厅（室），印发日期用阿拉伯数字，编排在末条分隔线之上，与抄送机关对齐。（三）语言表达规范公文语言需准确、简洁、庄重、得体：避免模糊表述：如“大概”“可能”“差不多”，应改为“拟”“预计”“约”；慎用口语化表达：如“马上”“搞定”，应改为“立即”“办结”；数据、术语严谨：如“同比增长X%”“权责清单”需准确无误；逻辑清晰：多用“一是…二是…三是…”“鉴于…为此…”等衔接词，避免语义歧义。二、常见公文类型及格式模板（一）通知（适用范围：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项）1.结构要点标题：发文机关+事由+通知（可省略发文机关，如“关于召开XX工作会议的通知”）；主送机关：需执行或知晓的机关（多个用顿号分隔）；正文：①缘由（为何发通知，如“为贯彻…精神，落实…要求”）；②事项（时间、地点、内容、要求等）；③结尾（“请遵照执行”“特此通知”等）；发文机关署名、成文日期、印章：按格式规范标注。2.模板示例关于召开2024年XX工作部署会议的通知XX局各科室、直属单位：为总结2023年工作成效，部署2024年重点任务，经研究，决定召开XX工作部署会议。现将有关事项通知如下：一、会议时间2024年5月15日（星期三）上午9:00二、会议地点局机关三楼会议室三、参会人员各科室负责人、直属单位主要负责人四、会议内容1.传达上级关于XX工作的最新精神；2.总结2023年XX工作完成情况；3.部署2024年XX重点任务及考核要求。五、有关要求1.请参会人员提前10分钟到场，携带2023年工作总结及2024年工作计划（纸质版1份）；2.严格遵守会议纪律，无特殊情况不得请假。特此通知。XX市XX局（印章）2024年5月10日（二）请示（适用范围：向上级请求指示、批准事项）1.结构要点标题：发文机关+事由+请示（如“关于申请XX项目经费的请示”）；主送机关：仅限一个上级机关（顶格写）；正文：①请示缘由（为何请示，如“因…工作需要，需…，现申请…”）；②请示事项（具体请求，如经费金额、政策支持等）；③结语（“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”）；发文机关署名、成文日期、印章：按格式规范标注。2.模板示例关于申请XX文化节活动经费的请示XX区人民政府：为弘扬传统文化，丰富群众精神生活，我区拟于2024年9月举办“XX文化节”活动。活动内容包括非遗展示、民俗表演、文化讲座等，预计参与人数超X万人次。经测算，活动需经费X万元（明细见附件），主要用于场地租赁、嘉宾邀请、宣传推广等。因我区财政资金紧张，现申请拨付活动经费X万元。妥否，请批示。附件：XX文化节活动经费预算明细表XX区文化和旅游局（印章）2024年8月5日（三）报告（适用范围：向上级汇报工作、反映情况、回复询问）1.结构要点标题：发文机关+事由+报告（如“关于XX项目进展情况的报告”）；主送机关：上级机关（可多个，用逗号分隔）；正文：①工作概况（何时开展、进展如何）；②主要做法与成效；③存在问题（客观分析）；④下一步计划（针对性措施）；结语：“特此报告”（无需上级批复，与请示区分）。2.模板示例关于XX老旧小区改造项目进展情况的报告XX市住建局：根据《XX市老旧小区改造三年行动计划（____）》要求，我区XX老旧小区改造项目于2023年10月启动，现进展情况报告如下：一、工作进展1.已完成小区内20栋楼的外墙保温改造，惠及居民X户；2.道路硬化、管网改造完成80%，预计2024年6月中旬竣工；3.新增停车位X个，充电桩X个，满足居民停车、充电需求。二、存在问题部分居民对改造方案存异议（如绿化面积调整），需进一步沟通协调。三、下一步计划1.成立专项工作组，逐户走访答疑，确保6月底前完成改造；2.同步推进小区物业管理招标，保障改造后长效管理。特此报告。XX区住房和城乡建设局（印章）2024年5月8日（四）函（适用范围：不相隶属机关间商洽、询问、答复、请求批准）1.结构要点标题：发文机关+事由+函（如“关于商请协助开展XX调研的函”）；主送机关：对方机关全称（顶格写）；正文：①缘由（为何发函，如“为…，需贵单位协助…”）；②事项（具体请求或答复内容）；③结语（商洽函用“盼复”“请予函复”，答复函用“特此函复”）；发文机关署名、成文日期、印章：按格式规范标注。2.模板示例关于商请协助开展XX行业调研的函XX市市场监督管理局：为摸清我市XX行业发展现状，完善监管服务措施，我局拟于2024年6月开展XX行业专项调研。鉴于贵单位在市场主体监管方面经验丰富，现商请协助以下工作：1.提供XX行业企业注册、投诉举报等数据（截至2024年5月）；2.推荐2-3家典型企业，配合实地调研。烦请于2024年5月20日前反馈相关材料，调研团队联系人：XXX，联系电话：XXX。盼复。XX市工业和信息化局（印章）2024年5月5日（五）会议纪要（适用范围：记载会议主要情况、议定事项）1.结构要点标题：会议名称+纪要（如“XX局2024年第X次党组会议纪要”）；正文：①会议概况（时间、地点、主持人、参会人员、列席人员）；②议定事项（分点说明会议讨论的问题、决议内容）；③落实要求（责任部门、完成时限等）；结尾：无固定结语，可标注“会议要求”“会议强调”等。2.模板示例XX公司2024年第一次股东会会议纪要会议时间：2024年4月10日14:30会议地点：公司二楼会议室主持人：XXX（董事长）参会人员：XXX、XXX、XXX（股东代表）列席人员：XXX（监事）一、会议议题1.审议2023年度财务决算报告；2.审议2024年度投资计划；3.选举新一届董事会成员。二、议定事项1.2023年度财务决算报告：经审议，同意该报告（具体数据见附件）。2.2024年度投资计划：批准投资XX项目，预算金额X万元，由XX部门牵头实施，2024年12月底前完成立项。3.董事会选举：选举XXX、XXX、XXX为新一届董事会成员，任期三年。三、会议要求1.财务部于4月20日前将财务决算报告报市场监管部门备案；2.投资部5月10日前完成XX项目可行性研究报告，提交董事会审议。（纪要整理：XXX审核：XXX）三、公文写作常见误区及规避建议（一）文种混用误区：用“报告”请求批准（如“关于申请XX经费的报告”）。规避：牢记“请示求批、报告汇报”，请求事项用“请示”，汇报工作用“报告”。（二）格式不规范误区：附件说明标注“附件：XX文件。”（加句号）、成文日期用“2024.5.10”（不规范）。规避：对照《党政机关公文格式》逐项检查，附件说明不加标点，成文日期用“年、月、日”全称。（三）语言不