集团文档管理规章范本

集团文档管理规章范本第一章总则第一条目的为有效管理集团各类文档，保障文档的完整性、安全性与使用效率，维护企业合法权益，结合集团实际运营需求，制定本管理规章。第二条适用范围本规章适用于集团总部及各下属子公司、分支机构的所有文档（含电子文档、纸质文档、音视频资料等）的创建、审批、存储、借阅、更新及安全管理等工作。第三条管理原则文档管理遵循集中统筹、分级负责、安全保密、便捷高效的原则，既要保障文档可追溯、可管控，又要满足业务部门的合理使用需求。第二章管理职责第四条行政部职责行政部作为文档管理的统筹部门，负责制定与修订文档管理规章，统筹规划文档管理体系；牵头组织文档的分类、编码、归档标准的制定；定期检查各部门文档管理执行情况，协调解决跨部门文档管理问题。第五条业务部门职责各业务部门是本部门文档的直接管理主体，需指定专人（文档管理员）负责本部门文档的日常管理，包括文档的创建、初审、更新、借阅登记及安全防护；配合行政部完成文档的集中归档与合规性检查；对本部门文档的真实性、准确性负责。第六条信息技术部职责信息技术部负责提供文档管理的技术支持，包括搭建电子文档管理系统（如云端存储平台、权限管理系统），保障系统的稳定运行与数据安全；定期开展数据备份、系统维护，协助处理文档的加密、防泄漏等安全技术问题。第三章文档分类与编码第七条文档分类集团文档按业务领域、密级、文档类型进行三级分类：1.业务领域：分为人力资源、财务管理、项目运营、市场营销、合规法务等，以部门或业务模块为划分依据；2.密级：分为公开（可向外部适度披露）、内部（仅限集团内部人员查阅）、机密（需严格限制访问，如核心技术文档、战略规划等）；3.文档类型：分为制度文件、合同协议、报告报表、会议纪要、音视频资料等。第八条编码规则文档编码采用“部门代码-年份-类别代码-序号”的格式，示例如下：人力资源部2024年第1份制度文件：`HR-2024-ZD-001`（HR为部门代码，ZD为制度文件类别代码）；项目运营部2024年第3份机密报告：`XM-2024-JB-003`（JB为机密类别代码）。部门代码、类别代码由行政部统一编制并发布，序号按年度内同类别文档的创建顺序生成。第四章文档的创建与审批第九条创建规范1.格式要求：电子文档需使用集团统一模板（由行政部提供，包含页眉页脚、字体字号、排版样式等）；纸质文档需采用A4纸打印，字迹清晰、签章完整。2.内容要求：文档内容需真实、准确、完整，表述逻辑清晰，涉及数据、决策的需注明来源或依据；版本号需标注在文档首页（如`V1.0`），更新时版本号同步升级（如`V1.1`）。第十条审批流程1.普通文档：由部门负责人初审，确认内容合规性后签字（或电子签）生效，同步提交行政部备案；2.重要文档（如战略规划、重大合同）：经部门负责人初审后，报分管领导复审，必要时提交集团总经理审批，审批通过后由行政部归档。第五章文档的存储与备份第十一条存储管理1.电子文档：统一存储于集团指定的电子文档管理系统（或云端平台），按分类规则建立文件夹目录；个人终端仅允许存储临时文档，需在3个工作日内上传至系统，禁止私自留存核心文档。2.纸质文档：机密级文档存放于行政部专用档案室（配备防盗、防火、防潮设施），内部及公开文档可由部门自行保管，但需建立纸质文档台账，定期向行政部报备。第十二条备份策略1.电子文档需每日增量备份、每周全量备份，备份数据存储于异地服务器（与主服务器物理隔离），确保灾难恢复时可快速调取；2.纸质文档每半年进行一次数字化备份，扫描件上传至电子文档管理系统，与纸质版形成关联。第六章文档的借阅与使用第十三条内部借阅1.员工借阅内部或公开文档，需填写《文档借阅申请表》，注明用途、期限（一般不超过7个工作日），经部门文档管理员审批后调取；第十四条外部借阅因业务合作、审计等需向外部提供文档时，需经集团分管领导审批，由行政部统一对外提供，并要求对方签署《保密协议》；提供的文档需标注“仅供××用途使用”，禁止对方用于其他目的。第七章文档的更新与废止第十五条版本管理文档内容需随业务调整、政策变化及时更新，更新时需注明“修订日期”“修订人”“修订内容”，版本号升级规则为：小改动（如文字优化）升级为`V1.1`，大调整（如结构重构）升级为`V2.0`；旧版本文档需归档留存，标注“历史版本”，禁止删除。第十六条废止流程文档因失效、替代等原因需废止时，由原创建部门提出废止申请，说明废止原因，经审批（同创建时的审批层级）后，在文档管理系统中标注“废止”并停止借阅；纸质文档需加盖“废止”印章，与新版本文档一同归档。第八章安全与保密第十七条密级管理1.机密文档需设置访问密码或权限组，仅授权核心岗位人员查阅；内部文档禁止向外部泄露，公开文档对外披露前需经合规法务部审核。2.文档传输时（如邮件、即时通讯工具），机密文档需加密（如使用集团指定的加密工具），禁止通过非合规渠道传输核心文档。第十八条安全防护1.电子文档管理系统需定期进行漏洞扫描、病毒查杀，用户密码需每季度更换，禁止使用弱密码；2.纸质文档需存放于安全场所，借阅、移交时需办理登记手续，防止丢失、损毁；3.员工离职前需移交所有文档（含电子、纸质），由部门文档管理员及行政部共同核查，确认无遗漏后办理离职手续。第九章监督与考核第十九条定期检查行政部每季度组织一次文档管理检查，内容包括文档的完整性、合规性、安全防护情况等，检查结果在集团内部通报。第二十条违规处理对违反本规章的行为（如私自泄露机密文档、未按规定归档等），视情节轻重给予警告、绩效扣分、调岗、辞退等处罚；造成经济损失或法律风险的，依法追究相关责任。第二十一条考核激励将文档管理工作纳入部门及个人绩效考