房地产开发项目合同管理办法

房地产开发项目合同管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范房地产开发项目合同管理，防范法律与经营风险，保障项目开发建设有序推进，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国建筑法》等法律法规，结合公司房地产开发业务实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司开发的各类房地产项目（含住宅、商业、综合体等）从前期调研、土地获取、规划设计、工程建设到销售运营全流程中涉及的各类合同，包括但不限于土地出让合同、工程施工合同、设计服务合同、材料设备采购合同、营销代理合同等。第三条管理原则1.合法合规原则：合同订立、履行及变更等行为须严格遵守国家法律法规及行业规范，确保合同效力及履约合法性。2.风险防控原则：通过合同条款设计、履约监控等手段，识别、评估并防范合同履行中的法律、经济及管理风险。3.权责清晰原则：明确合同主办部门、协作部门及相关岗位的管理职责，确保合同管理流程责任到人、衔接顺畅。4.全程管控原则：对合同从立项、订立、履行到终止的全生命周期实施动态管理，确保各环节可追溯、可监控。第二章合同的订立管理第四条合同立项与前期调研1.项目需求部门（如土地拓展部、工程部、营销部等）根据业务需要发起合同立项，明确合同标的、合作范围、预算金额及预期目标，填写《合同立项审批表》报分管领导初审。2.合同立项通过后，项目需求部门应联合法务、财务、工程等专业团队，对合作方（如施工单位、供应商、服务商等）开展尽职调查：法务部门核查合作方的企业资质、经营范围、信用记录（含失信被执行人、行政处罚记录等）；财务部门评估合作方的资金实力、债务情况及付款能力；工程/技术部门（如需）审核合作方的技术能力、类似项目业绩及履约记录。尽职调查完成后形成《合作方尽职调查报告》，作为合同订立的核心依据。第五条合同文本起草与审核1.文本选用：优先使用公司发布的标准化合同模板（如工程施工合同模板、采购合同模板等）；无标准模板的，由项目需求部门牵头起草，或委托法务部门、外部律师协助起草。2.条款设计要求：明确合同双方的权利义务、履约期限、质量标准、价款结算方式、违约责任等核心条款；针对房地产项目特点，重点约定工期延误的责任承担、工程变更的计价规则、材料设备的品牌规格、验收标准及争议解决方式（优先选择仲裁或项目所在地法院诉讼）；加入风险防控条款，如履约保证金、付款节点与工程进度/质量挂钩、知识产权归属、保密条款等。3.多部门联审：合同文本起草完成后，须经以下部门联合审核：法务部门：审核合同合法性、条款完整性及法律风险（如违约责任是否对等、争议解决条款是否明确）；财务部门：审核价款支付方式、税务条款、资金预算匹配性；工程/技术部门：审核技术参数、质量标准、工期安排的合理性；成本管理部门：审核合同价款的合理性、计价方式及成本控制条款。各部门应在《合同评审表》中签署意见，提出修改建议，由项目需求部门牵头完善后，报分管领导复审。第六条合同签署与用印管理1.签署权限：合同签署须由公司法定代表人或其授权的委托代理人签署。委托代理人签署的，须持有《法定代表人授权委托书》，明确授权范围及期限。2.用印流程：合同经评审通过后，项目需求部门将最终文本提交行政部用印。用印前须核对合同文本与评审通过的版本是否一致，确保无涂改、增删；用印后留存合同原件（至少两份，公司与合作方各执一份），并登记《合同用印登记表》。第三章合同的履行与监控第七条履约计划与责任分工1.合同生效后，项目需求部门应牵头制定《合同履约计划表》，明确各阶段履约目标（如工程进度节点、付款节点、验收节点等）、责任岗位及协作部门，报分管领导审批后实施。2.合同主办岗位（如项目经理、采购专员等）为履约第一责任人，负责跟踪合同履行进度，协调解决履约中的问题；协作部门（如财务部、工程部、法务部等）按职责提供支持（如财务部门按约定付款，工程部监督工程质量等）。第八条履约过程监控1.进度与质量监控：工程类合同：工程部定期（如每周/每月）检查工程进度、质量，填写《工程进度质量检查表》，发现偏差及时要求合作方整改；重大质量问题或进度延误的，须书面通知合作方并抄送法务部，启动风险评估程序。采购类合同：物资管理部门核对到货数量、质量，与合同约定的品牌、规格、技术参数逐一比对，验收合格后签署《验收单》；不合格的，按合同约定的“退货/换货/索赔”条款处理。2.款项支付管理：付款申请须附《合同履约进度确认单》（由主办部门及协作部门签字确认履约情况）、发票、验收报告（如需）等证明材料；财务部门审核付款材料的完整性、合规性，确认无违约情形后按合同约定支付；对未达付款条件的申请，须书面说明理由并退回主办部门。第九条签证与索赔管理1.工程变更签证：因设计变更、现场条件变化等需调整合同价款或工期的，由工程部门发起《工程变更签证单》，附变更依据（如设计图纸、会议纪要等），经成本管理部门审核造价影响、法务部门审核法律风险后，报分管领导审批；重大变更（如造价变动超合同金额5%）须提交总经理办公会审议。2.索赔处理：合作方提出索赔的，主办部门应在收到索赔通知后5个工作日内组织法务、财务、工程等部门评估索赔依据的合法性、合理性，形成《索赔评估报告》，协商确定赔偿方案或回复拒赔理由；协商不成的，启动纠纷处理程序（见第五章）。公司向合作方索赔的，主办部门应及时收集履约证据（如违约通知、整改记录、损失凭证等），经法务部门审核后正式发函索赔，必要时通过法律途径主张权利。第四章合同的变更与解除第十条合同变更1.变更情形：因政策调整、项目规划变更、双方协商一致等原因需变更合同条款的，由项目需求部门发起《合同变更申请》，说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响。2.变更流程：变更申请经分管领导初审后，按原合同评审流程（多部门联审）审核；审核通过后，签订《合同变更协议》，变更协议的签署、用印流程同原合同。第十一条合同解除1.解除情形：法定解除：合作方出现根本违约（如工程质量严重不达标、逾期交货超30日、拒不履行主要义务等），或因不可抗力导致合同目的无法实现的，可依法解除合同。约定解除：合同中约定的解除条件成就时，按约定解除。协商解除：双方协商一致，可解除合同。2.解除流程：拟解除合同的，主办部门应书面通知合作方，说明解除理由及依据（法定/约定/协商），并抄送法务部；协商解除的，签订《合同解除协议》，明确解除后的结算、赔偿、资料返还等事宜；法定/约定解除的，应收集违约证据，经法务部门审核后发函解除，必要时通过仲裁或诉讼确认解除效力。3.解除后处理：合同解除后，主办部门应组织清算剩余款项、返还履约保证金、移交项目资料（如工程图纸、采购文件等），并将清算结果报财务部备案。第五章合同纠纷的处理第十二条纠纷预防1.履约过程中，主办部门应全程留存合同履行证据（如往来函件、会议纪要、验收记录、付款凭证等），确保纠纷发生时证据链完整。2.法务部门定期（每季度）对合同履行情况进行风险排查，针对高风险合同（如逾期付款、进度延误的合同）发出《风险预警函》，督促主办部门整改。第十三条内部协商与调解1.纠纷发生后，主办部门应在3个工作日内组织与合作方协商，提出解决方案（如延期付款、补充整改、部分赔偿等），并形成《协商记录》；协商达成一致的，签订《和解协议》，按合同变更流程审批。2.协商不成的，可邀请第三方调解机构（如行业协会、人民调解委员会）介入调解，调解达成的协议须经法务部门审核合法性。第十四条仲裁与诉讼1.合同中约定仲裁条款的，应向约定的仲裁机构申请仲裁；无仲裁约定的，向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.纠纷处理由法务部门牵头，主办部门提供证据材料、事实说明，共同制定仲裁/诉讼策略；重大纠纷（如争议金额较大或影响项目推进的）须提交总经理办公会审议后实施。3.仲裁/诉讼过程中，应及时跟踪进展，根据案件情况调整应对策略；案件终结后，法务部门应形成《纠纷处理报告》，总结经验教训，供后续合同管理参考。第六章合同档案管理第十五条档案范围与归档要求1.合同档案包括：合同文本（含附件）、立项审批表、尽职调查报告、评审表、用印登记表、履约进度表、变更协议、解除协议、纠纷处理文件、付款凭证、验收记录等。2.合同履行完毕或解除后30日内，主办部门应将全套档案整理成册，移交行政部档案管理岗；电子档案同步上传至公司合同管理系统，确保纸质与电子档案一致。第十六条档案保管与借阅1.行政部应指定专人负责合同档案保管，设置专用档案柜，对档案进行分类编号（如按项目、合同类型、年份分类），并定期检查档案完好性。2.内部人员借阅合同档案的，须填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批；借阅期限不超过7个工作日，且不得涂改、复制（经审批的除外）。3.合同档案保管期限：一般合同保管至履行完毕后5年；涉及土地、重大工程的合同，保管期限为长期（至项目清算后20年）。第七