纪委档案收集制度

纪委档案收集制度一、总则（一）目的为加强公司纪委档案管理，确保档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在公司纪检工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司纪委在履行职责过程中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司纪委工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与纪委工作相关的各种文件、资料、记录等，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，分类科学，便于查找和利用。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案收集范围（一）纪检工作文件1.上级纪委及公司党委关于纪检工作的指示、决定、通知、通报等文件。2.公司纪委制定的各项规章制度、工作规划、年度计划、总结等文件。3.纪委工作会议记录、纪要、决议等文件。（二）案件检查材料1.举报信、举报电话记录、举报线索登记表等。2.立案审批表、初步核实报告、立案决定书等立案相关材料。3.调查方案、调查笔录、证据材料、谈话函询材料等案件调查过程中的文件。4.案件审理报告、处分决定、执行情况报告等案件审理及处理结果文件。（三）党风廉政建设相关材料1.党风廉政建设责任书、承诺书、述廉报告等。2.廉政教育活动方案、记录、总结，廉政培训资料等。3.廉政风险防控工作文件，包括风险排查报告、防控措施等。（四）信访工作材料1.群众来信来访登记表、信访举报处理单等。2.信访调查处理报告、反馈意见等文件。（五）其他材料1.纪检干部培训、考核、任免等相关材料。2.与纪检工作相关的调研文章、经验交流材料、信息简报等。3.涉及纪检工作的重要会议、活动的照片、音像资料等。三、档案收集要求（一）及时性1.各部门及工作人员在工作中形成的应归档的文件材料，应及时整理并移交纪委档案管理人员。2.案件办理结束后，承办人员应在规定时间内将案件材料整理归档。（二）完整性1.收集的档案材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。2.对于重要文件的修改稿、草稿等也应一并收集，以反映文件的形成过程。（三）准确性1.档案材料的内容应准确无误，数据真实可靠。2.填写的表格、记录等应字迹清晰、规范，签字盖章齐全。（四）规范性1.收集的档案材料应符合国家公文格式标准及公司档案管理要求。2.纸张应统一规格，字迹应清晰、耐久性好，禁止使用易褪色的书写材料。四、档案收集程序（一）日常文件收集1.公司纪委各部门在文件形成后，由专人负责将文件分类整理，填写《文件材料收集登记表》，详细记录文件的名称、文号、日期、来源、内容摘要等信息。2.每月末，各部门将整理好的文件材料移交纪委档案管理人员，档案管理人员按照档案收集范围进行核对、签收。（二）案件材料收集1.案件承办人员在案件办理过程中，应同步收集相关材料，按照案件办理流程进行整理。2.案件办理结束后，承办人员应在[X]个工作日内将案件材料整理成册，填写《案件档案移交清单》，向纪委档案管理人员移交。3.档案管理人员对移交的案件档案进行审核，如发现材料不齐全或不符合要求，应及时通知承办人员补充完善。（三）特殊情况收集处理1.对于紧急或重要的文件材料，相关部门应及时向纪委档案管理人员通报，并采取适当方式确保文件材料的及时收集。2.对于涉及多个部门的文件材料，由主办部门负责协调收集，并移交纪委档案管理人员。五、档案整理（一）分类1.按照档案收集范围，将档案分为纪检工作文件、案件检查材料、党风廉政建设相关材料、信访工作材料、其他材料等五大类。2.每大类下再根据文件的性质、内容等进行细分，形成二级、三级类目。例如，案件检查材料可分为立案、调查、审理等二级类目，立案类目下再细分立案审批表、初步核实报告等三级类目。（二）编号1.为便于档案管理和查找，对每一份档案进行编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度为档案形成的年份，用四位数字表示；类别代码根据档案分类确定，用两位字母表示，如“JW”表示纪检工作文件，“AJ”表示案件检查材料等；流水号为该类别档案的顺序号，用四位数字表示。例如，2023年形成的第一份纪检工作文件编号为“2023JW0001”。（三）装订1.对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整，使其规格统一、整齐。2.按照档案分类顺序，将每份档案材料用A4纸打印封面（包括档案编号、名称、日期、来源等信息），左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。（四）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。2.档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，作为查找档案的索引。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的纪委档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、编号顺序排列存放。（二）保管期限1.纪委档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括上级纪委及公司党委关于纪检工作的重要文件、案件检查中涉及公司重大利益或重要人员的档案等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的纪检工作文件、案件检查材料等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性的纪检工作文件、信访处理材料等。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。（四）数字化管理1.逐步推进纪委档案的数字化管理，将重要档案进行扫描录入系统，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步更新，确保两者内容一致。同时，要加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止数据丢失或泄露。七、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家保密法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用过程中的安全保密。2.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。（二）利用范围1.公司内部纪检工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.公司党委、上级纪委等有关部门因工作需要查阅档案。3.因审计、调查等工作需要，经公司批准，相关部门可查阅档案，但不得复制或带出档案库房。（三）利用程序1.查阅档案查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交纪委档案管理人员。档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供档案供查阅人使用。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。2.借阅档案借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。申请表经所在部门负责人和纪委领导签字批准后，交档案管理人员办理借阅手续。档案管理人员向借阅人交付档案，并登记借阅日期、归还日期等信息。借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）利用登记1.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、归还日期等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.根据档案保管期限的规定，定期对到期档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由纪委领导、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案是否仍具有保存价值，如需销毁，应注明销毁原因。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案