位档案管理制度

位档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织位档案的管理，确保位档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥位档案在公司/组织运营、决策、人力资源管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有与位相关的档案管理工作，包括但不限于位设置、岗位职责、位人员信息、位变动记录等各类涉及位的文件资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保位档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：位档案所记录的信息必须真实、准确、客观，如实反映位的实际情况。3.完整规范原则：保证位档案内容完整，分类科学，编号规范，便于查询和使用。4.安全保密原则：采取有效措施确保位档案的安全，防止信息泄露，对涉及公司/组织机密的位档案严格保密。二、位档案的内容与分类（一）位基本信息档案1.位名称：记录本公司/组织内各个位的具体名称，应保持唯一性和规范性。2.位编号：为每个位设定唯一的编号，便于识别和管理。编号应遵循一定的编码规则，例如按照部门类别、位层级等进行编排。3.位所属部门：明确位所在的具体部门，反映位的组织归属。4.位层级：确定位在公司/组织中的层级，如高层管理位、中层管理位、基层操作位等，有助于清晰界定位的职责和权限范围。5.位设立时间：记录位设立的具体日期，对于了解公司/组织的发展历程和位演变具有重要意义。6.位撤销时间：若位被撤销，应详细记录撤销的日期，以便追溯和清理相关档案。（二）岗位职责档案1.岗位职责概述：对该位的主要工作职责进行概括性描述，明确位的核心任务和工作重点。2.具体工作内容：详细列举位承担的各项具体工作任务，包括工作流程、操作规范、任务目标等，确保每位员工清楚了解自己的工作职责。3.工作权限：明确位在职权范围内所拥有的权力，如决策权、审批权、资源调配权等，避免越权或权限不清的情况发生。4.工作关系：描述位与公司/组织内其他部门、位之间的工作协作关系，包括对内的沟通协调对象和对外的业务往来接口等。（三）位人员信息档案1.现任在位人员信息姓名：记录在位人员的姓名。性别：明确人员的性别。出生日期：记录人员的出生年月日。学历：填写人员的最高学历。专业：所学专业。入职时间：人员进入本公司/组织在位工作的日期。离职时间：若人员已离职，记录离职日期；在职人员此项为空。位变动记录：详细记录人员在位期间的位变动情况，包括变动时间、变动原因、新位名称等。2.历任在位人员信息：对于曾经在位工作过的人员，按照上述现任在位人员信息的格式进行记录，以便全面了解位人员的历史情况。（四）位变动档案1.位设立变动：记录位设立时的相关变动信息，如设立依据的调整、设立流程的变更等，以及变动的时间和原因。2.位撤销变动：详细说明位撤销的过程，包括撤销的决策依据、通知相关人员的时间、后续工作安排等，同时记录撤销变动的时间。3.位职责变动：当位的工作职责发生调整时，应及时记录变动的内容、变动时间、变动原因以及对相关工作流程和人员的影响等。4.位人员变动：除上述在位人员信息档案中记录的位变动记录外，单独设立位人员变动档案，详细汇总和分析位人员的调入、调出、晋升、降职等变动情况，为公司/组织的人力资源管理提供数据支持。（五）位考核档案1.考核标准：明确针对该位制定的考核指标、权重分配、评分细则等考核标准内容，确保考核的公平性和客观性。2.考核记录：详细记录每位在位人员的考核成绩、考核时间、考核评价等信息，作为人员绩效评估和奖惩的依据。3.考核结果应用：记录根据考核结果所采取的相应措施，如晋升、奖励、培训、调岗等，体现考核工作与公司/组织管理决策的紧密联系。（六）位培训档案1.培训需求分析：记录针对位开展的培训需求调研情况，包括位所需的知识、技能、能力分析，以及员工个人发展需求等。2.培训计划：制定的位培训计划，包括培训课程安排、培训时间、培训师资来源等详细信息。3.培训记录：记录每次培训的实际开展情况，如培训内容、培训方式、参与人员、培训效果评估等。4.培训效果评估：对培训效果进行评估的结果记录，包括员工知识技能提升情况、工作绩效改善情况等，为后续培训工作的改进提供参考。三、位档案的收集与整理（一）收集渠道1.人力资源部门：负责收集与位人员相关的各类信息，如招聘资料、员工档案、绩效考核记录、培训记录等。2.各部门：各部门应及时将涉及本位的文件资料，如岗位职责调整通知、位设立或撤销申请等，提交给档案管理部门。3.其他相关部门：与位管理工作相关的其他部门，如财务部门提供的位成本核算资料、行政部门提供的位办公设施配备信息等，也应作为位档案的收集来源。（二）收集要求1.及时收集：各相关部门和人员应按照规定的时间节点，及时将位档案资料提交给档案管理部门，确保档案信息的时效性。2.完整准确：收集的位档案资料应完整无缺，内容准确无误，避免出现遗漏或错误信息。3.签字确认：对于重要的位档案资料，提交部门或人员应签字确认，以明确责任。（三）整理方法1.分类整理：按照本制度规定的位档案分类标准，对收集到的资料进行分类，确保同类资料集中存放。2.编号编排：为每一份位档案资料编制唯一的编号，编号应体现资料的类别、年份、顺序等信息，便于快速查找和管理。3.目录编制：为每一类位档案编制详细的目录，目录应包含资料名称、编号、日期、来源等信息，方便查阅和核对。四位档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储：对于重要的原始纸质位档案资料，应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子档案存储：将位档案资料进行电子化存储，建立电子档案库。电子档案应按照分类目录进行存储，同时设置相应的索引和检索功能，便于快速查询。3.备份存储：对电子位档案进行定期备份，备份存储介质可以选择磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。（二）保管环境1.温度湿度控制：档案存储场所应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.清洁卫生：定期对档案存储场所进行清洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。3.安全防护：安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，确保档案存储场所的安全，防止未经授权的人员进入。（三）保管期限1.长期保管：对于涉及公司/组织核心业务、重要决策依据、具有长期参考价值的位档案，应进行长期保管，保管期限一般为[X]年。2.定期保管：其他一般性的位档案，根据其重要程度和使用频率，确定定期保管期限，如[X]年、[X]年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案清查1.定期清查：档案管理部门应定期对位档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整性和准确性。2.不定期清查：根据公司/组织的实际情况，不定期对位档案进行局部清查，如在重要业务活动前后、档案管理系统升级后等，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清查记录：对每次档案清查的情况进行详细记录，包括清查时间、清查人员、清查范围、发现的问题及处理结果等，形成清查报告存档。五、位档案的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅公司高层管理人员：因工作需要，有权查阅公司/组织内所有位档案资料。相关部门负责人：在其职责范围内，可查阅与本位相关的位档案资料，如岗位职责、位人员信息、位变动记录等。人力资源部门工作人员：根据工作需要，可查阅各类位档案资料，但应严格遵守保密规定，仅限于工作用途。其他经授权人员：经过公司/组织领导批准，其他人员在特定情况下也可查阅相关位档案资料。2.外部查阅：原则上不允许外部人员查阅位档案资料。如因特殊原因确需查阅，须经公司/组织高层领导批准，并按照规定办理相关手续，同时对查阅过程进行严格监督。（二）查阅流程1.内部查阅流程申请：查阅人员填写《位档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。审批：部门负责人根据查阅人员的申请内容，审核其查阅权限和必要性，签署审批意见。查阅：经审批通过后，查阅人员持申请表到档案管理部门进行查阅。档案管理部门工作人员应按照规定提供相应的位档案资料，并做好查阅记录。归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将位档案资料归还档案管理部门，档案管理部门工作人员核对无误后，在申请表上注明归还情况。2.外部查阅流程申请：由公司/组织相关部门向外部查阅人员发出《位档案查阅申请函》，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并提交公司/组织高层领导审批。审批：高层领导审批通过后，将申请函及审批意见反馈给外部查阅人员，并告知其查阅应遵守的规定和要求。查阅：外部查阅人员在公司/组织指定的地点和时间进行查阅，档案管理部门应安排专人在场监督，确保查阅过程规范、安全。归还：查阅结束后，外部查阅人员应将查阅的位档案资料全部归还公司/组织，并签署保密承诺书。（三）使用规定1.仅限工作用途：查阅人员查阅位档案资料应仅限于工作需要，不得将档案资料用于其他非工作目的。2.不得擅自复制：未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自复制位档案资料。如确需复制，应按照规定办理复制手续。3.保密要求：查阅人员应对查阅过程中知悉的公司/组织机密信息严格保密，不得泄露给任何第三方。如因违反保密规定造成公司/组织损失的，将依法追究其责任。六、位档案的保密与安全（一）保密措施1.人员保密培训：对涉及位档案管理工作的人员进行定期保密培训，提高其保密意识和保密技能，明确保密责任。2.保密协议签订：与接触位档案资料的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任，加强对保密工作的约束。3.档案密级标识：根据位档案资料的敏感程度，确定相应的密级，如绝密、机密、秘密等，并在档案资料上进行明显标识，以便采取不同的保密措施。4.限制访问权限：通过档案管理系统或其他技术手段，对不同密级的位档案设置相应的访问权限，只有经过授权的人员才能访问特定密级的档案资料。（二）安全管理1.防火防盗：档案存储场所应配备必要的防火、防盗设施，如灭火器、防盗门、防盗窗等，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。2.数据安全：加强对电子位档案的安全管理，采取数据加密、病毒防护、定期备份等措施，防止数据丢失、泄露或被篡改。3.应急处理：制定位档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等紧急情况下的应急处理流程和责任分工，确保能够及时有效地应对突发安全事件，最大限度地减少损失。七、位档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已达到保管期限且经鉴定确无保存价值的位档案，可进行销毁处理。2.内容失效：位档案所记录的信息已不再具有实际使用价值，如相关业务已停止、政策法规已变更等，可申请销毁。3.其他特殊情况：因不可抗力等特殊原因导致位档案损坏、丢失，且无法恢复或补充的，经批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.鉴定申请：档案管理部门定期对位档案进行清查和鉴定，对于符合销毁条件的档案，填写《位档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、形成时间、销毁原因等信息，并提交公司/组织领导审批。2.审批：公司/组织领导对销毁申请进行审核，签署审批意见。对于涉及重要信息或敏感资料的销毁申请，应进行严格审查。3.销毁实施：经审批通过后，档案管理部门安排专人负责位档案的销毁工作。销毁方式可根据档案的性质和数量选择合适的方法，如纸质档