档案保密制度落实

档案保密制度落实一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露，保障公司合法权益，特制定本档案保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理、使用过程中的保密工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化档案保密意识，从档案的形成、收集、整理、存储、利用等各个环节入手，采取有效措施预防档案信息泄露。3.全程管控原则：对档案管理的全过程进行严格监控，确保档案信息在各个阶段都得到妥善保护。4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在档案保密工作中的职责，做到责任到人。二、档案的分类与密级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、薪资等资料。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。4.业务档案：涉及公司各类业务合同、项目文档、市场调研报告、客户资料等。5.技术档案：如公司研发成果、技术方案、工艺流程、专利文件等。（二）密级划分1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大技术秘密、战略规划等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含重要业务数据、关键技术资料、尚未公开的财务信息等，泄露后可能给公司带来较大损害。3.秘密级：如一般性业务文档、内部管理文件等，泄露可能对公司正常运营产生一定影响。三、档案管理流程中的保密措施（一）档案形成与收集1.各部门在工作中形成的档案应及时整理、归档，确保档案的完整性和准确性。2.档案形成过程中，涉及保密信息的，相关人员应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。3.对于外来文件、资料等，接收部门应进行严格审核，确认无保密风险后进行登记和处理。（二）档案整理与归档1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保档案分类清晰、编号准确。2.在整理过程中，对涉及保密信息的档案，应进行单独标识，并采取相应的保密包装。3.归档时，应建立完善的档案目录和索引，便于查询和管理。同时，对档案的存储位置进行详细记录，确保档案存放安全有序。（三）档案存储1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.档案库房应实行分区管理，不同密级的档案应存放在相应的区域，并设置明显的标识。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备，并进行加密存储。同时，定期对电子档案进行备份，并异地存放，以防止数据丢失。（四）档案利用1.严格控制档案的查阅和借阅权限，根据档案密级和使用目的，确定相应的审批流程。2.查阅档案时，应在指定的场所进行，并由档案管理人员全程陪同。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。3.借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经审批后办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应按时归还档案。4.因工作需要必须复制档案的，应经档案管理部门负责人批准，并严格控制复制份数。复制的档案应按照原件的密级进行管理。（五）档案销毁1.对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应进行严格的鉴定，确保销毁的档案确实无保存必要。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行。3.档案销毁时，应填写销毁清单，注明档案名称、数量、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据。四、人员管理与培训（一）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的日常管理工作，包括整理、归档、存储、查阅、借阅等。严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。定期对档案进行清查和盘点，及时发现并处理档案管理中的问题。协助有关部门和人员查阅、利用档案，并提供必要的服务。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，确保本部门档案的安全与保密。向本部门员工宣传档案保密知识，提高员工的保密意识。3.其他员工职责妥善保管自己在工作中形成的档案资料，不得随意丢弃或泄露。在使用档案过程中，严格遵守档案保密制度，不得擅自扩大档案的使用范围。发现档案信息可能泄露时，应及时报告档案管理部门或公司相关领导。（二）人员培训1.公司应定期组织档案保密知识培训，提高全体员工的保密意识和技能。培训内容包括国家法律法规、公司档案保密制度、档案管理流程、保密技术等。2.新员工入职时，应进行档案保密知识的岗前培训，使其了解公司档案保密制度的基本要求和工作流程。3.对于涉及档案管理工作的关键岗位人员，应进行专门的保密培训，并签订保密协议，明确其保密责任和义务。五、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密工作监督小组，由公司高层管理人员、档案管理部门负责人以及相关部门代表组成。监督小组负责对公司档案保密制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.档案管理部门应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现并整改存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的形成、收集、整理、存储、利用、销毁等环节是否符合规定。2.档案管理人员的工作情况，如是否严格遵守保密制度、是否履行岗位职责等。3.各部门兼职档案员的工作情况，如档案收集、整理是否及时、准确，是否配合档案管理部门做好相关工作等。4.档案存储环境的安全状况，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施是否正常运行。5.档案信息的安全状况，如电子档案是否加密存储、是否存在数据泄露风险等。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。2.对违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。3.整改完成后，相关部门或人员应向监督小组提交整改报告，经审核确认整改到位后，方可结案。六、保密协议与责任追究（一）保密协议1.公司与涉及档案管理工作的员工签订保密协议，明确双方的权利和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。2.保密协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期根据工作需要和保密事项的重要程度确定，但不得少于[X]年。3.员工在离职后，仍应遵守保密协议的约定，继续履行保密义务。公司应按照约定向离职员工支付一定的保密费用，作为对其履行保密义务的补偿。（二）责任追究1.对于违反档案保密制度，导致档案信息泄露的部门或人员，公司将依法追究其责任。2.责任追究方式包括但不限于责令改正、赔偿损失、解除劳动合同、追究法律责任等。具体责任追究措施将根据泄露事件的严重程度和造成的损失情况确定。3.因档案信息泄露给公司造成经济损失的，责任部门或人员应承担相应的赔偿责任