档案归档移交制度

档案归档移交制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案的有效利用，特制定本档案归档移交制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档与移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，保持档案的原始性和完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案归档（一）归档范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、采购供应等业务活动中形成的文件、合同、报表、技术资料等。3.项目管理类：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文档、项目验收报告等。4.其他类：如公司/组织的荣誉证书、资质证书、宣传资料、声像档案等。（二）归档要求1.材料齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，能够准确反映相关工作活动的全貌。2.格式规范统一：文件材料应采用统一的格式，如字体、字号、排版等，确保美观、整洁。3.内容真实准确：文件材料的内容应真实可靠，不得弄虚作假。4.签字盖章齐全：重要文件材料应具备相关人员的签字和盖章，以明确责任。（三）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档。2.对于重大项目或特殊事项形成的档案，应在项目结束或事项办理完毕后及时归档。（四）归档流程1.部门整理：各部门负责对本部门形成的文件材料进行收集、整理，按照归档要求进行分类、编号、编目等工作。2.部门初审：各部门负责人对整理好的档案进行初审，确保档案的完整性和准确性。3.移交档案部门：初审合格后，各部门将档案移交至公司/组织档案管理部门。4.档案部门审核：档案管理部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。5.装订入库：审核通过的档案进行装订，并按照档案库房管理要求入库保存。三、档案移交（一）移交范围1.档案管理部门保管期限已满，且已完成鉴定工作，需要向有关部门或单位移交的档案。2.因工作需要，需将档案移交至其他部门或单位的情况。（二）移交要求1.编制移交清单：移交档案时，应编制详细的移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.双方签字确认：移交清单应由移交方和接收方签字确认，一式两份，双方各执一份。3.办理交接手续：移交档案时，应办理正式的交接手续，明确双方的责任和义务。（三）移交时间1.定期移交：根据档案管理规定，定期将保管期限已满的档案进行移交。2.临时移交：因特殊情况需要临时移交档案的，应及时办理移交手续。（四）移交流程1.提出申请：档案管理部门根据档案移交计划或工作需要，提出档案移交申请，报公司/组织领导审批。2.确定接收方：经领导审批同意后，确定档案的接收方，并通知接收方做好接收准备工作。3.编制移交清单：档案管理部门按照移交要求编制移交清单。4.进行移交：双方按照移交清单进行档案的清点、核对，并办理签字确认手续。5.归档保存：接收方将接收的档案按照本单位的档案管理规定进行归档保存。四、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门业务骨干和档案管理人员。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。2.对于反映公司/组织重要历史事件、重大决策、核心业务等具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.初步鉴定：档案管理部门对库存档案进行初步梳理，提出需要鉴定的档案清单。2.小组审查：鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.结果公示：鉴定结果应进行公示，征求各部门意见，确保鉴定结果的公正性和准确性。4.结果确认：经公示无异议后，鉴定结果由公司/组织领导确认。（四）销毁处理1.对于确定销毁的档案，应编制销毁清单，报公司/组织领导审批。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.对重要档案应采取备份保存措施，防止档案丢失或损坏。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅公司/组织档案。（二）利用要求1.填写申请表：利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等信息。2.审批手续：档案利用申请表需经部门负责人或相关领导审批同意。3.遵守规定：利用档案时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）利用流程1.提出申请：利用者填写档案利用申请表，提交至档案管理部门。2.审批申请：档案管理部门对申请表进行审核，报相关领导审批。3.提供档案：审批通过后，档案管理部门按照申请表的要求提供档案，并做好登记记录。4.归还档案：利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查。2.档案管理监督小组由公司/组织内部审计、纪检等部门人员组成，负责对档案管理工作的合规性进行监督。（二）检查内容1.档案归档情况：检查档案是否按照规定及时归档，归档材料是否齐全、完整、准确。2.档案移交情况：检查档案移交手续是否齐全，移交清单是否准确无误。3.档案保管情况：检查档案库房的环境条件是否符合要求，档案保管设备是否正常运行。4.档案利用情况：检查档案利用申请表的审批手续是否齐全，利用档案是否遵守相关规定。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，并将整改情况报告档案