档案三审制度

档案三审制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和准确性，提高档案质量，特制定本档案三审制度。本制度旨在规范档案审核流程，保障公司各项业务活动中形成的档案能够得到妥善审核与管理，为公司的决策、运营及发展提供可靠的依据。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、记录、证照等。涉及公司机密信息的档案审核，除遵循本制度外，还需严格遵守公司保密规定。（三）基本原则1.依法依规原则：档案审核工作必须严格遵循国家法律法规以及行业相关标准规范，确保档案管理活动合法合规。2.客观公正原则：审核人员应秉持客观公正的态度，依据事实和标准进行审核，不受任何主观因素干扰。3.全面细致原则：对档案的内容、格式、手续等进行全面细致的审核，不放过任何可能存在的问题。4.及时高效原则：在规定时间内完成档案审核工作，确保档案流转顺畅，不影响公司业务的正常开展。二、档案初审（一）初审主体各部门档案管理人员作为档案初审的第一责任人，负责对本部门产生的档案进行初步审核。（二）初审内容1.文件完整性审核检查档案资料是否齐全，是否涵盖业务活动的各个环节。例如，一份项目合同档案应包括合同文本、双方授权代表签字页、附件等。核对文件的份数是否符合规定要求，确保档案能够完整反映业务全貌。2.文件准确性审核审查文件内容是否准确无误，数据是否真实可靠。对于涉及财务数据、技术参数等关键信息的文件，要进行重点核实。检查文件中的文字表述是否清晰、逻辑是否严谨，避免出现歧义或矛盾之处。3.文件格式规范性审核按照公司统一规定的文件格式要求进行审核，如文件的字体、字号、排版格式等。例如，正式文件应采用公司规定的模板，标题、正文、落款等格式应规范统一。确保电子文件的格式兼容性，便于长期保存和查阅。对于特殊格式的文件，应注明其打开方式或进行必要的格式转换。4.手续完备性审核查看档案文件上的签字、盖章等手续是否齐全，是否符合公司内部审批流程和相关业务规定。例如合同需双方签字盖章，并经过公司内部的合同审批流程。检查文件的日期填写是否准确，各类审批意见是否完整、清晰。（三）初审流程1.档案形成后，部门档案管理人员应及时收集、整理相关资料，按照初审内容进行逐一审核。2.对于审核中发现的问题，档案管理人员应及时与业务人员沟通，要求其补充或修正相关资料。3.初审合格的档案，由部门档案管理人员填写《档案初审记录表》，记录初审情况，并签字确认。初审记录表应包括档案名称、形成时间、初审内容、发现问题及处理情况等信息。三、档案二审（一）二审主体公司档案管理部门指定的审核人员负责档案的二审工作。（二）二审内容1.初审结果复核对初审记录进行复核，检查初审人员是否按照要求进行了全面细致的审核，初审发现的问题是否得到妥善处理。抽查部分档案内容，验证初审结论的准确性。2.档案合规性审核依据国家法律法规、行业标准以及公司相关制度，审核档案是否符合规定要求。例如，档案的保存期限是否符合行业标准，涉及知识产权的档案是否有相应的保护措施。检查档案的密级划分是否准确，是否符合公司保密规定。对于涉及公司机密的档案，要确保其在传递、存储过程中的安全性。3.档案关联性审核审核档案之间的关联性，确保不同档案之间的信息相互印证、逻辑连贯。例如，项目档案中的合同、进度报告、验收文件等应相互关联，能够清晰反映项目的全过程。检查档案与公司整体业务流程的契合度，是否能够为公司业务决策提供有效的支持。（三）二审流程1.档案管理部门审核人员收到初审合格的档案后，应根据二审内容进行审核。2.在审核过程中，如发现问题，审核人员应及时与部门档案管理人员或相关业务人员沟通，要求其作出解释或补充相关材料。3.二审结束后，审核人员填写《档案二审记录表》，详细记录二审情况，包括审核意见、发现问题及处理结果等，并签字确认。四、档案终审（一）终审主体公司分管领导作为档案终审的负责人，对重要档案或涉及重大事项的档案进行最终审核。（二）终审内容1.二审结果审定对二审记录和结论进行审定，检查二审工作是否认真负责，审核意见是否合理准确。重点关注二审中发现的重大问题及处理情况，确保问题得到妥善解决。2.档案价值评估从公司战略发展、业务运营、历史研究等角度，评估档案的价值和保存意义。对于具有重要价值的档案，应考虑采取特殊的保管措施和利用方式。审核档案的分类、编号等管理方式是否科学合理，便于日后的查阅和利用。3.整体合规性与风险把控从公司整体层面审核档案是否符合法律法规和公司制度要求，是否存在潜在的法律风险或管理漏洞。对涉及公司重大决策、重要业务活动的档案进行重点把关，确保档案能够准确反映公司的决策过程和业务实际情况，为公司的风险防控提供有力支持。（三）终审流程1.档案管理部门将经过二审的档案提交给公司分管领导进行终审。2.分管领导根据终审内容进行全面审核，必要时可召集相关部门人员进行讨论。3.终审通过的档案，分管领导在《档案终审记录表》上签字确认。对于终审未通过的档案，分管领导应明确指出问题所在，并提出整改意见。档案管理部门根据整改意见，通知相关部门进行修改完善后，重新提交终审。五、审核记录与档案留存（一）审核记录要求1.各级审核人员应认真填写《档案初审记录表》、《档案二审记录表》和《档案终审记录表》，记录内容要详实、准确、清晰。2.审核记录应包括档案基本信息、审核内容、发现问题、处理情况及审核结论等，确保能够完整反映档案审核的全过程。3.审核记录应妥善保存，作为档案管理工作的重要资料，以备日后查阅和追溯。（二）档案留存规定1.经过三审合格的档案，按照公司档案管理制度进行分类、编号、装订，并移交至公司档案库房进行妥善保管。2.档案留存期限应严格按照国家法律法规和行业标准执行。对于重要档案和涉及公司核心业务的档案，应适当延长保存期限，以满足公司长期发展和业务查询的需要。3.电子档案应进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。备份存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对档案三审制度的执行情况进行监督检查，重点检查审核流程是否规范、审核记录是否完整、档案留存是否符合要求等。2.设立档案管理监督举报邮箱和电话，鼓励公司员工对档案审核过程中的违规行为进行举报。对于举报信息，公司将及时进行调查核实，并严肃处理相关责任人。（二）考核办法1.将档案三审制度的执行情况纳入部门和个人绩效考核体系，对严格执行制度、审核工作质量高的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于未按照档案三审制度进行审核，导致档案出现重大问题的部门和个人，将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于绩效扣分、警告、罚款等。七、培训与宣传（一）培训计划1.定期组织档案三审制度培训，提高公司员工对档案审核工作重要性的认识，熟悉审核流程和标准要求。2.培训内容包括国家法律法规、行业标准、公司档案管理制度、档案审核技巧等，培训方式可采用集中授课、案例分析、现场演示等多种形式。3.根据员工岗位需求和档案审核工作实际情况，制定个性化的培训计划，确保培训效果。（二）宣传推广1.通过公司内部网站、宣传栏、工作群等渠道，宣传档案三审制度的重要意义和具体内容，提高员工对制度的知晓度和认同感。2.发布档案审核工作的典型案例和经验教训，引导员工树立正确的档案审核意识，规范档案审核行为。八、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门