健康档案管理制度

健康档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织员工健康档案的管理，规范健康档案的建立、使用和维护，保障员工的身体健康，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：健康档案内容应真实反映员工的健康状况。2.完整性原则：健康档案应涵盖员工基本健康信息、体检报告、疾病诊疗记录等相关内容，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格保护员工健康档案信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工健康状况的变化，及时更新健康档案内容。二、健康档案的建立（一）档案内容1.员工基本信息：包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。2.健康体检记录：入职体检、年度体检、专项体检等报告。3.疾病诊疗记录：门诊病历、住院病历、诊断证明、检查检验报告等。4.健康危险因素评估：生活方式、职业危害因素暴露情况、家族病史等。5.健康指导记录：针对员工健康问题提供的健康建议、干预措施等记录。（二）建立流程1.新员工入职时，人力资源部门负责收集员工基本信息，并将其提供给健康管理部门。2.健康管理部门组织新员工进行入职体检，体检机构应具备相应资质。体检结束后，健康管理部门负责将体检报告录入健康档案系统。3.员工在工作期间，因患病或其他健康问题进行诊疗时，应及时将门诊病历、住院病历等相关资料提交给健康管理部门，由健康管理部门负责整理并录入健康档案。4.每年定期组织员工进行年度体检，健康管理部门负责安排体检工作，并将体检报告及时录入健康档案。5.根据工作需要，对部分岗位员工进行专项体检，专项体检报告同样应录入健康档案。三、健康档案的使用（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的健康档案，健康管理部门应提供便利条件。2.公司/组织内部因工作需要查阅员工健康档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人和健康管理部门负责人批准后方可查阅。查阅人员不得擅自复印、传播健康档案内容。3.外部机构或人员因法定事由需要查阅员工健康档案的，必须持有有效证明文件，并按照规定的程序办理查阅手续。未经公司/组织书面同意，不得将健康档案提供给外部机构或人员。（二）使用范围1.为员工提供个性化的健康指导和干预措施，促进员工健康。2.协助公司/组织进行职业健康管理，评估工作环境对员工健康的影响，制定相应的防护措施。3.在员工因病请假、工伤认定、劳动能力鉴定等情况下，作为参考依据。四、健康档案的维护（一）信息更新1.员工健康状况发生变化时，应及时告知健康管理部门，健康管理部门负责更新健康档案相关信息。2.定期对健康档案进行审核，发现信息错误或不完整的，应及时与相关部门或员工核实并更正。（二）档案存储1.健康档案应采用电子和纸质两种形式存储。电子档案应存储在安全可靠的服务器上，并定期进行备份。纸质档案应分类存放，便于查阅和管理。2.建立健康档案借阅登记制度，记录档案借阅时间、借阅人、归还时间等信息。（三）安全保密1.加强对健康档案管理人员的培训，提高其安全保密意识。2.对健康档案信息系统设置严格的访问权限，防止信息泄露。3.严格遵守国家有关法律法规，保护员工的隐私。如因工作需要对外提供健康档案信息，必须经过员工本人书面同意，并按照规定的程序办理。五、健康档案的信息化管理（一）系统建设1.建立完善的健康档案信息化管理系统，实现健康档案的电子化录入、存储、查询、统计分析等功能。2.系统应具备数据安全防护机制，防止数据丢失、篡改和泄露。（二）数据管理1.定期对健康档案信息化管理系统的数据进行清理和维护，确保数据的准确性和完整性。2.利用信息化管理系统对健康档案数据进行统计分析，为公司/组织的健康管理决策提供依据。六、监督与考核（一）监督检查1.健康管理部门定期对各部门健康档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部审计部门不定期对健康档案管理情况进行审计，确保健康档案管理工作符合规定要求。（二）考核评价1.将健康档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门健康档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括健康档案的建立、使用、维护、信息化管理等方面，考核结果与部门和员工的绩效挂钩。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织健