文字档案制度

文字档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织文字档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门形成的各类文字档案，包括但不限于文件、报告、合同、协议、会议记录、工作计划与总结、规章制度、技术资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的文字档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个阶段形成的文字档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等工作应遵循统一的规范和标准，确保档案管理的规范化和标准化。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密制度进行管理，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订文字档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理：负责接收、收集公司/组织各部门形成的文字档案，按照规定的分类标准和方法进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全存放，防止档案的损坏、丢失和变质。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案管理工作动态，为档案管理决策提供依据。6.档案查阅与利用服务：建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门和人员提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，充分发挥档案的作用。7.档案信息化建设：推进档案管理信息化进程，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。8.指导与监督：对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保各部门档案管理工作符合制度要求。三、档案的形成与收集（一）档案形成部门职责1.各部门应明确专人负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的及时、准确和完整。2.在各项工作活动中，承办人员应将办理完毕的文件材料及时收集齐全，按照档案管理要求进行初步整理，定期移交本部门档案管理人员。3.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的档案进行检查和核对，并向档案管理部门移交。（二）档案收集范围1.上级文件：包括上级机关下发的各类文件、通知、指示、批复等。2.公司/组织文件：公司/组织制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、决议、决定等。3.部门文件：各部门形成的工作文件、业务资料、统计报表、合同协议、项目文档等。4.会议文件：各类会议的通知、议程、报告、发言材料、会议记录、决议等。5.人事档案：员工的入职登记表、履历表、考核材料、任免文件、工资待遇材料、奖惩材料等。6.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务制度等。7.业务档案：市场营销、生产管理、质量管理、技术研发等业务活动中形成的各类文件和资料。8.其他档案：与公司/组织有关的其他文字材料，如荣誉证书、资质证书、宣传资料等。（三）档案收集要求1.及时性：档案形成部门应在文件材料办理完毕后及时收集，不得积压或拖延。2.完整性：收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，确保档案内容的完整性。3.准确性：档案内容应真实准确，不得有虚假、错误或遗漏信息。4.规范性：文件材料应符合格式规范，字迹清晰，签字盖章齐全。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的文件集中在一起。2.组织机构分类法：根据公司/组织的内部机构设置，将档案分为不同的类别，如行政部档案、财务部档案、业务一部档案等。3.问题分类法：按照文件反映的问题进行分类，如人事管理类、财务管理类、业务管理类等。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照确定的分类标准，将档案分为不同的类别，并进行编号。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容，以便于查找和管理。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、保管期限、机构（问题）等信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案盒，应坚固耐用，便于分类存放和查找。2.温湿度控制设备：安装空调、除湿机等设备，保持库房内适宜的温度和湿度。3.防火设备：配备灭火器、消防栓等消防器材，确保库房消防安全。4.防虫设备：放置防虫药品，防止档案被虫蛀。5.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设施，保障档案安全。6.档案装具：选用符合标准的档案盒、档案袋等装具，确保档案的妥善保管。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要是反映公司/组织一般工作活动，在一定时期内对公司/组织有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案，主要是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案。（四）档案保管要求1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、变质等情况，发现问题及时处理。2.安全防护：加强库房的安全管理，严格控制库房人员出入，确保档案的安全。3.环境维护：保持库房内清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。4.电子档案保管：对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.文件内容：是否反映公司/组织主要职能活动和历史面貌，是否对公司/组织有查考利用价值。2.文件形成时间：是否超过保管期限，是否已失去保存意义。3.文件完整性：文件是否齐全完整，是否有重要信息缺失。4.文件准确性：文件内容是否真实准确，是否存在虚假、错误信息。（三）鉴定程序1.初步审查：档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。2.小组审议：档案鉴定小组对初步审查意见进行审议，根据鉴定标准，确定档案的保管期限和是否需要销毁。3.编制鉴定报告：档案鉴定小组编制档案鉴定报告，详细记录鉴定工作的过程和结果。（四）销毁程序1.造册登记：对经鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，详细记录档案的名称、年度、保管期限、档号、数量等信息。2.审批签字：销毁清册经档案管理部门负责人、公司/组织主管领导审批签字后，方可进行销毁。3.监销：销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁记录：监销人员在销毁清册上签字，并注明销毁方式、时间、地点等信息，销毁清册应永久保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊情况需要外部单位或个人查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.申请：查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、年度、保管期限、档号、查阅目的等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人或公司/组织主管领导审批签字后，交档案管理部门。3.查阅：档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案，查阅人员应在指定的地点查阅，不得擅自将档案带出库房。4.登记：档案管理部门对查阅情况进行登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称、查阅目的等信息。（三）利用方式1.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.复印：查阅人员如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准支付复印费用。复印的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.摘录：查阅人员如需摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在摘录内容上注明出处。摘录的内容应与原件一致，不得擅自修改或增减。（四）利用限制1.查阅和利用档案应遵守国家法律法规和公司/组织的保密制度，不得泄露档案内容。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自将档案转借他人或用于其他非工作目的。3.对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围和利用方式。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报送档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导。（二）档案移交1.内部移交：公司