贵州档案查阅制度

贵州档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案查阅行为，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州地区公司/组织内部各部门及全体员工，以及因工作需要查阅公司/组织档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅必须严格遵守国家法律法规以及公司/组织相关规定，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。同时，对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，要严格保密。3.服务利用原则：以服务公司/组织各项工作为宗旨，在确保档案安全的前提下，为合理利用档案提供便利，提高档案的使用效率。二、档案查阅范围（一）内部查阅范围1.员工因工作需要，可查阅与其工作职责相关的档案资料，包括但不限于合同协议、业务文件、财务报表、人事档案等。2.部门负责人有权查阅本部门形成的各类档案，以及涉及本部门工作的其他相关档案，以便对部门工作进行全面了解和管理。3.公司/组织管理层根据工作需要，可查阅涉及公司/组织整体运营、战略规划、重大决策等方面的档案资料。（二）外部查阅范围1.具有合法手续的政府部门、司法机关等因工作需要，可查阅公司/组织相关档案。查阅时需提供正式的查阅函，并注明查阅目的、范围等内容。2.与公司/组织有业务往来的合作伙伴，在履行相关手续并经公司/组织同意后，可查阅与其业务相关的档案资料，如合作协议、业务往来记录等，以保障双方合作的顺利进行。3.律师事务所、会计师事务所等中介机构受公司/组织委托开展相关业务时，在授权范围内可查阅必要的档案资料，用于提供专业服务。三、档案查阅流程（一）内部查阅流程1.申请员工如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、预计查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人根据员工的工作需要，对申请进行审核，如认为申请合理，予以批准，并在申请表上签字确认。2.登记申请人持经部门负责人批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门进行登记。档案管理人员对申请表进行审核，核实申请人身份及查阅权限，无误后在档案查阅登记簿上记录查阅信息，包括申请人姓名、部门、查阅档案名称、查阅时间、预计归还时间等。3.查阅档案管理人员根据登记信息，为申请人提供相应的档案资料，并引导其在指定的查阅地点进行查阅。查阅过程中，申请人应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。如需复印或摘录档案内容，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后按照规定的程序进行操作。4.归还查阅完毕后，申请人应及时将档案资料归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行核对，确认档案无损坏、缺失等情况后，在档案查阅登记簿上记录归还时间，并将申请表归档保存。（二）外部查阅流程1.申请外部单位或个人如需查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织相关部门提交查阅申请函，说明查阅单位名称、查阅人员姓名及联系方式、查阅目的、查阅范围等内容。申请函应加盖查阅单位公章。公司/组织相关部门收到申请函后，对申请进行初步审核。如认为申请合理，将申请函转至档案管理部门，并告知档案管理部门与申请单位进行沟通协调。2.审核与审批档案管理部门收到申请函后，对申请内容进行详细审核，核实查阅单位的合法性及查阅目的的合理性。对于涉及公司/组织重要机密或敏感信息的查阅申请，需报公司/组织管理层审批。经审核或审批同意后，档案管理部门与查阅单位联系，告知其查阅的相关要求和流程，并要求查阅单位指定专人负责查阅工作。3.登记与陪同查阅查阅单位指定的专人持公司/组织相关部门出具的同意查阅证明到档案管理部门进行登记。档案管理人员按照内部查阅登记要求，在档案查阅登记簿上记录查阅信息，并安排专人陪同查阅。陪同人员应全程监督查阅过程，确保查阅人员遵守档案管理规定。4.查阅与归还查阅过程中，查阅人员应严格按照档案管理部门的要求进行查阅，不得擅自将档案带离查阅地点。如需复印或摘录档案内容，应提前向陪同人员提出申请，经批准后按照规定的程序进行操作。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，陪同人员核对无误后在档案查阅登记簿上记录归还时间。四、档案查阅权限（一）普通员工查阅权限普通员工可查阅与其工作职责直接相关的一般性档案资料，如日常业务文件、基础财务报表等。对于涉及公司/组织机密、重要决策等核心档案，未经特别授权，不得查阅。（二）部门负责人查阅权限部门负责人有权查阅本部门形成的各类档案，包括工作记录、业务报告、人员档案等。同时，可根据工作需要查阅涉及本部门工作的其他相关档案，但对于跨部门的重要机密档案，需经相关部门负责人或公司/组织管理层批准后方可查阅。（三）公司/组织管理层查阅权限公司/组织管理层具有全面查阅公司/组织各类档案的权限，包括但不限于战略规划、重大项目资料、财务审计报告、人事任免文件等。在查阅过程中，应严格遵守档案管理规定，确保档案信息安全。（四）特殊情况查阅权限对于一些特殊情况，如涉及重大法律纠纷、突发事件调查等，相关人员可根据公司/组织的应急处理机制和授权要求，查阅必要的档案资料。查阅权限和流程按照相关应急处理规定执行。五、档案查阅的保密要求（一）查阅人员保密义务1.所有查阅人员在查阅档案前，应签署保密承诺书，承诺对查阅过程中知悉的公司/组织档案信息严格保密，不得向任何无关人员泄露。2.查阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自将档案带出规定的查阅地点，不得在非工作时间查阅档案。如需临时借阅档案，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。（二）档案管理人员保密职责1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案查阅情况进行严格登记和管理，防止档案信息在查阅环节泄露。2.在为查阅人员提供档案资料时，应根据查阅权限控制查阅范围，不得超权限提供档案。对于涉及机密、敏感信息的档案，应采取必要的保密措施，如遮盖敏感内容、限制查阅时间等。3.档案管理人员不得向无关人员透露档案查阅情况及档案内容，如因工作需要与其他部门沟通档案查阅事宜，应在确保信息安全的前提下进行。（三）保密措施与监督1.公司/组织应加强对档案查阅场所的安全管理，配备必要的保密设备，如保险柜、监控设备等，确保查阅环境安全。2.定期对档案查阅情况进行检查和监督，发现问题及时采取措施进行处理。对于违反保密规定的查阅人员，将依法依规追究其责任。六、档案查阅的限制与禁止行为（一）查阅限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务机密等核心机密的档案，未经公司/组织书面授权，严禁查阅。2.档案查阅应按照规定的查阅范围和流程进行，不得擅自扩大查阅范围或查阅与工作无关的档案。3.对于正在进行重要业务谈判、重大项目实施等关键阶段的档案，在特定时间段内可能会限制查阅，以确保公司/组织利益不受损害。限制查阅的通知应提前告知相关人员，并说明限制原因和解除时间。（二）禁止行为1.严禁查阅人员在查阅档案过程中对档案进行涂改、伪造、损毁、抽取、撤换等行为。如有违反，将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。2.查阅人员不得将档案资料用于非工作目的，不得私自复制、传播档案内容，不得泄露档案信息给任何第三方。3.禁止无关人员进入档案查阅场所，档案管理部门应严格控制查阅场所的人员出入，确保档案查阅环境安全有序。七、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成。监督小组定期对档案查阅制度的执行情况进行检查，包括查阅流程是否规范、查阅权限是否合规、保密措施是否落实等。2.档案管理部门应建立自查机制，定期对档案查阅工作进行自我检查，及时发现和纠正存在的问题。同时，对档案查阅过程中出现的异常情况进行记录和分析，采取针对性措施加以改进。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合其工作，如实提供档案查阅相关资料和情况。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究并及时整改，不断完善档案查阅制度和管理工作。八、档案查阅的违规处理（一）违规行为界定1.未按规定流程申请查阅档案，擅自查阅档案的。2.超出查阅权限查阅档案的。3.违反保密规定，泄露档案信息的。4.在查阅档案过程中对档案进行涂改、伪造、损毁、抽取、撤换等行为的。5.将档案资料用于非工作目的，私自复制、传播档案内容的。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的查阅人员，给予警告处分，并要求其作出书面检讨。同时，对违规查阅的档案进行封存，防止信息进一步扩散。2.对于多次违规或情节严重的查阅人员，视情节轻重给予记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。涉及违法犯罪的，依法移送司法机关处理。3.因查阅人员违规行为给公司/组织造成经济损失的，应依法要求其承担赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，包括但不限于档案修复费用、因信息泄露导致的业务损失等。4.对于档案管理人员因工作失误导致档案查阅违规的，视情节轻重给予相应的纪律处分，并要求其采取措施挽回损失。如因档案管理人员故意违规，将加重处罚。九、附则（一）解释权本制度由贵州地区公司/组织档案管理部门