档案查阅制度上墙

档案查阅制度上墙一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司和相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工，以及因工作需要查阅公司档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法合规原则：档案查阅活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露。3.规范有序原则：明确查阅流程和要求，保证查阅工作有序进行。二、档案查阅范围（一）公司文件档案包括公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、各类报告等。（二）人事档案员工个人基本信息、履历、考核记录、薪资待遇、奖惩情况等。（三）财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告等。（四）业务档案合同协议、项目文档、市场调研资料、客户信息等。（五）其他档案如知识产权档案、资质证书档案等。三、查阅申请与审批（一）内部查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据申请内容进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司分管领导批准。（二）外部查阅1.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案，需提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、范围及时间等。2.申请函经公司相关业务部门负责人审核同意后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门与外部查阅人员签订《档案查阅保密协议》，明确双方的权利和义务。四、查阅流程（一）预约登记1.查阅人员根据审批结果，提前与档案管理部门预约查阅时间。2.档案管理部门安排专人负责接待，并做好查阅登记，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、档案名称及数量等信息。（二）现场查阅1.查阅人员在预约时间到达档案查阅室，由档案管理人员陪同进行查阅。2.查阅人员只能在规定的查阅范围内进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行操作。（三）归还档案1.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，由管理人员进行核对，确保档案无缺失、损坏等情况。2.档案管理人员在《档案查阅登记表》上记录查阅结束时间，并由查阅人员签字确认。五、档案查阅权限（一）不同岗位人员的查阅权限1.公司高层管理人员可查阅公司各类档案。2.各部门负责人可查阅本部门相关业务档案及部分涉及公司整体运营情况的档案。3.普通员工只能查阅与本人工作相关的档案。（二）特殊情况的查阅权限调整如因工作需要，需突破上述查阅权限的，应经公司分管领导特批。六、档案保密要求（一）查阅人员的保密义务1.查阅人员应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对查阅过程中知悉的档案内容予以保密。2.不得将档案信息泄露给无关人员，不得擅自传播、复制、摘抄档案内容用于非工作目的。（二）档案管理人员的保密职责1.档案管理人员应妥善保管档案，确保档案在查阅过程中的安全。2.对查阅人员的身份和查阅内容进行严格保密，不得随意透露查阅情况。（三）保密措施与违规处理1.公司采取必要的保密措施，如设置专门的档案查阅室、对档案进行加密存储等。2.对于违反保密规定的查阅人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等；对于因泄密给公司造成损失的，将依法追究其法律责任。七、档案利用与统计（一）档案利用情况分析档案管理部门定期对档案查阅情况进行统计分析，了解档案利用频率、主要用途等，为档案管理工作的优化提供依据。（二）档案利用效果评估根据档案利用后对公司业务发展、决策支持等方面的作用，对档案利用效果进行评估，总结经验教训，不断提高档案管理水平。八、监督与检查（一）内部监督机制公司设立档案管理监督小组，定期对档案查阅制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理与责任追究对于违反档案查阅制度的行为，一经发现，将严肃处理，并追究相关人员的责任。对因违规操作导致档案丢失、损坏或信息泄露的，将依法依规追究责任。九、附则（一）制度解释权