人大档案工作制度

人大档案工作制度一、总则（一）目的为加强人大档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，更好地服务人大工作，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合人大工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人大机关各部门及所属单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。人大档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。档案内容应真实反映人大工作的历史原貌和实际情况。3.完整性原则。全面收集和整理人大工作中形成的各类档案，避免遗漏。4.规范性原则。档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业标准规范。5.服务性原则。充分发挥档案的作用，为人大工作决策、监督、调研等提供有效服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责人大档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作。2.对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对到期档案提出处置意见。3.做好档案的存储、保管工作，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为人大工作提供参考依据。6.指导和监督各部门的档案工作，提高档案管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.积极利用档案资源，为部门工作服务，并及时反馈档案利用效果。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.人大会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。2.人大常委会文件材料，如常委会会议文件、主任会议文件、专项工作报告等。3.人大代表议案、建议、批评和意见及办理情况材料。4.人大调研、视察、执法检查等工作形成的文件材料。5.人大机关的工作计划、总结、统计报表等文件材料。6.人大机关的机构设置、人员任免、表彰奖励等文件材料。7.人大工作中形成的重要声像、电子文件等资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门工作中形成的档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，应指定专人负责收集，确保材料齐全、完整。3.收集的档案材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类。2.对每份档案材料进行编号，编号应科学、规范、唯一。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，确保目录准确反映档案内容。4.对档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和利用。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存意义，结合人大工作实际，对档案进行科学鉴定。（二）保管期限划分1.永久保管的档案：反映人大重要职能活动、具有长远历史查考价值的档案，如宪法、法律、法规的制定、修改、解释等相关档案，重大历史事件、重要会议、重要决策等形成的档案。2.定期保管的档案：30年保管的档案：在较长时间内对人大工作有查考利用价值的档案，如一般性会议文件、工作计划、总结等。10年保管的档案：在较短时间内对人大工作有参考价值的档案，如临时性的工作文件、短期的统计报表等。（三）鉴定程序1.由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据保管期限划分原则，提出鉴定意见。3.鉴定意见经档案管理部门负责人审核后，报人大机关分管领导审批。五、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案安全。（二）保管方式1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。2.建立档案存放位置索引，明确档案的存放架位、箱柜等信息。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行检查和维护。（三）档案清查1.每年定期对档案进行清查，检查档案的数量、质量、保管状况等。2.清查过程中发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规利用原则。严格遵守国家法律法规和档案管理规定，确保档案利用合法合规。2.服务工作原则。以服务人大工作为出发点，积极为人大机关各部门及相关人员提供档案利用服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅利用。档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.复制利用。根据利用者的需求，可提供档案的复制件，但应注明复制出处，并加盖档案管理部门印章。3.编研成果利用。积极开发档案编研成果，为利用者提供专题资料、参考文摘等编研产品。（三）借阅规定1.内部人员借阅档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。4.外部单位或人员因工作需要借阅档案，须持单位介绍信，经人大机关分管领导批准后，方可办理借阅手续。七、档案的数字化管理（一）数字化规划制定档案数字化工作计划，明确数字化的目标、范围、步骤、技术要求等。（二）数字化流程1.档案扫描。采用专业的扫描设备，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理。对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，提高图像质量。3.数据挂接。将数字化图像与档案目录信息进行关联，建立准确的索引关系。4.存储管理。将数字化档案存储在安全可靠的存储系统中，并进行备份。（三）数字化安全管理1.建立数字化档案安全管理制度，加强对数字化设备、存储介质、网络环境等的安全管理。2.采取数据加密、身份认证、访问控制等技术措施，确保数字化档案信息安全。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。3.按照上级档案管理部门的要求，及时报送档案统计报表。（二）移交规定1.人