档案文书制度

档案文书制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案文书管理，确保档案文书的完整、准确、系统和安全，便于档案文书的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案文书形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案文书由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案文书管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案文书应如实反映本公司/组织各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案文书内容。3.完整性原则档案文书应全面、系统地反映本公司/组织各项工作活动的全过程，保证档案文书的完整性。4.保密性原则对涉及本公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案文书，应严格按照保密规定进行管理，防止档案文书信息泄露。5.便于利用原则档案文书管理应便于档案文书的查阅、利用，提高档案文书的利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案文书管理机构及职责（一）档案管理部门1.设立档案管理部门本公司/组织设立专门的档案管理部门，负责本公司/组织档案文书的统一管理工作。2.主要职责贯彻执行国家有关档案文书管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织档案文书管理制度并组织实施。负责本公司/组织各类档案文书的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。建立健全本公司/组织档案文书管理信息系统，实现档案文书的信息化管理，提高档案文书管理效率和服务水平。负责本公司/组织档案文书的查阅、借阅服务工作，按照规定提供档案文书利用服务，确保档案文书的安全和合理利用。组织开展本公司/组织档案文书管理业务培训和宣传工作，提高员工的档案文书管理意识和业务水平。对本公司/组织各部门档案文书管理工作进行监督、指导和检查，定期对档案文书管理工作进行考核评价。（二）各部门档案文书管理职责1.设立兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案文书的收集、整理、归档和移交等工作。2.主要职责负责本部门档案文书的日常收集、整理工作，确保档案文书的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案文书移交档案管理部门归档。协助档案管理部门做好本部门档案文书的查阅、借阅等利用服务工作。接受档案管理部门的业务指导和监督检查，积极配合档案管理部门做好本部门档案文书管理工作。三、档案文书的分类与编号（一）档案文书分类1.行政类档案包括公司/组织的行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案文书。2.业务类档案根据本公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案。3.项目类档案针对本公司/组织开展的各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收报告等项目全过程形成的档案文书。4.财务类档案涵盖公司/组织的财务预算、决算、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务方面的档案文书。5.声像类档案包括公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子类档案指以电子数据形式存在的各类档案文书，如电子文档、电子邮件、数据库文件等。（二）档案文书编号1.编号规则档案文书编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，采用分类编号法进行编号。编号由档案类别代码、年度代码、流水号三部分组成，各部分之间用“”隔开。档案类别代码：根据档案文书分类，分别用一位大写字母表示，如行政类档案用“A”表示，业务类档案用“B”表示，项目类档案用“C”表示，财务类档案用“D”表示，声像类档案用“E”表示，电子类档案用“F”表示。年度代码：用四位阿拉伯数字表示档案文书形成的年度，如“2023”表示2023年形成的档案。流水号：用四位阿拉伯数字表示同一类档案文书在本年度内的流水顺序号，从“0001”开始编号。2.编号示例如一份2023年形成的行政类档案，其编号为“A20230001”；一份2023年形成的项目类档案，编号为“C20230010”。四、档案文书的形成与收集（一）档案文书形成要求1.内容真实准确档案文书的内容应真实反映本公司/组织各项工作活动的实际情况，数据准确、逻辑清晰，不得虚假、夸大或隐瞒事实。2.格式规范统一档案文书应按照本公司/组织规定的格式进行制作，确保格式规范、统一，便于档案文书的整理、归档和查阅。3.字迹清晰工整档案文书的字迹应清晰、工整，易于辨认，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具，提倡使用电脑打印。4.签署手续完备档案文书涉及的签署、审批等手续应完备，确保档案文书的有效性和合法性。（二）档案文书收集范围1.本公司/组织内部形成的档案文书包括各部门在工作活动中形成的各类文件、报告、合同、协议、记录、报表等。2.外部单位发来的与本公司/组织有关的档案文书如上级主管部门的文件、通知、函件，客户的订单、合同、反馈意见，合作伙伴的协议、文件等。3.本公司/组织参加各类会议、活动形成的档案文书如会议通知、会议议程、会议纪要、发言稿、活动照片、录像等。4.本公司/组织员工个人在工作中形成的与公司/组织有关的重要档案文书如个人工作总结、业务成果报告、技术创新资料等。（三）档案文书收集时间1.定期收集各部门兼职档案员应按照档案管理部门规定的时间，定期将本部门整理好的档案文书移交档案管理部门归档。一般每月或每季度进行一次移交。2.即时收集对于在工作活动中形成的重要档案文书，应在形成后及时收集整理，确保档案文书的完整性和时效性。如重大项目的合同签订后，应立即将合同文本及相关附件收集归档。3.年终集中收集每年年终，各部门应进行一次全面的档案文书清理工作，将全年形成的档案文书进行集中整理，核对齐全后移交档案管理部门归档。五、档案文书的整理与归档（一）档案文书整理原则1.遵循文件形成规律按照档案文书形成的时间顺序、工作流程等规律进行整理，保持档案文书之间的有机联系。2.保持文件之间的历史联系注意档案文书之间的因果关系、隶属关系、时间关系等，将相关的档案文书组合在一起，便于档案文书的查阅和利用。3.区分不同价值根据档案文书的重要程度、保存价值等因素，对档案文书进行分类整理，将重要的、具有长期保存价值的档案文书单独整理保管。（二）档案文书整理方法1.分类整理按照档案文书分类标准，将收集到的档案文书进行分类，同类档案文书再按照年度、保管期限等进行细分。2.装订成册对于纸质档案文书，应进行装订成册，去除金属物，如订书钉、回形针等，确保档案文书的整齐、牢固。3.编目编号对整理好的档案文书进行编目编号，编制档案文书目录，注明档案文书的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于档案文书的查找和管理。（三）档案文书归档要求1.归档范围明确档案管理部门应明确档案文书的归档范围，各部门兼职档案员应按照归档范围将本部门整理好的档案文书及时移交档案管理部门归档。2.归档手续齐全档案文书移交时，应填写档案文书移交清单，双方签字确认，确保档案文书移交手续齐全、规范。3.归档时间及时各部门兼职档案员应在规定的时间内将档案文书移交档案管理部门归档，不得拖延或积压档案文书。六、档案文书的保管（一）保管场所要求1.选择合适的保管场所档案管理部门应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所作为档案文书保管场所，确保档案文书的安全。2.配备必要的保管设备在保管场所内应配备档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等必要的保管设备，满足档案文书保管的需要。3.设置专门的档案库房对于重要的档案文书，应设置专门的档案库房进行保管，档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设施，确保档案库房的安全。（二）保管期限划分1.永久保管对于本公司/组织具有重要历史价值、长远利用价值的档案文书，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案文书分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案文书，如一般的行政公文、业务文件、项目资料等，应根据其重要程度和利用价值确定保管期限。（三）档案文书保管措施1.建立档案保管制度档案管理部门应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，规范档案保管工作流程。2.定期检查档案文书档案保管人员应定期对档案文书进行检查，查看档案文书是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。3.做好档案文书的防护工作采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，确保档案文书的安全。如在档案库房内放置干燥剂、防虫药品，安装防火报警装置、防盗门窗等。4.对电子档案文书进行备份对于电子档案文书，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止电子档案文书数据丢失。七、档案文书的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部利用本公司/组织各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本公司/组织的档案文书。2.外部单位利用因工作需要，经本公司/组织批准，外部单位可以查阅、借阅本公司/组织的相关档案文书，但必须严格遵守本公司/组织的档案文书利用规定。（二）利用手续1.内部利用手续本公司/组织员工查阅、借阅档案文书，应填写档案文书查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案文书名称、编号、查阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位利用手续外部单位查阅、借阅本公司/组织档案文书，应提前向本公司/组织提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的档案文书名称、编号及查阅目的、利用范围等，经本公司/组织相关部门审核同意后，由档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅申请函应加盖外部单位公章。（三）利用方式1.查阅档案管理部门应根据利用者的申请，提供档案文书查阅服务。查阅时，利用者应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案文书带出查阅地点。查阅过程中，档案管理部门应安排专人进行监督，确保档案文书的安全。2.借阅对于需要借阅的档案文书，档案管理部门应按照规定办理借阅手续，并明确借阅期限。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案文书，不得转借、涂改、损坏档案文书，借阅期满后应及时归还档案管理部门。八、档案文书的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案文书进行全面审查，综合考虑档案文书的内容、来源、时间、保管期限等因素，确定档案文书的鉴定价值。2.准确判定原则根据档案文书的实际情况，准确判定档案文书是否已失去保存价值，避免误判。3.严格审批原则档案文书的鉴定和销毁工作应严格按照审批程序进行，未经批准不得擅自销毁档案文书。（二）鉴定组织1.成立鉴定小组由档案管理部门牵头，组织本公司/组织相关部门的业务人员、档案管理人员等成立档案文书鉴定小组，负责档案文书的鉴定工作。2.鉴定小组职责对档案文书进行全面审查，根据档案文书的鉴定原则，确定档案文书的保管期限和鉴定价值。对拟销毁的档案文书进行审核，提出销毁意见，并填写档案文书鉴定销毁审批表。对档案文书鉴定销毁工作进行监督，确保鉴定销毁工作的规范、准确。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接对档案文书的内容进行审查，判断档案文书是否具有保存价值，避免只看档案文书的标题、文号等形式，而忽视档案文书的实际内容。2.历史分析法通过对档案文书形成的历史背景、工作活动等进行分析，了解档案文书在当时的作用和价值，从而确定档案文书的保存价值。3.效益评估法从档案文书的利用效益角度出发，评估档案文书的利用频率、利用效果等，判断档案文书是否还有继续保存的必要。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定小组审核确定需要销毁的档案文书，档案管理部门应编制档案文书鉴定销毁清册，注明档案文书的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.履行审批手续档案文书鉴定销毁清册应报本公司/组织主管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.实施销