档案利用制度规定

档案利用制度规定一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的管理，规范档案利用行为，充分发挥档案的作用，保障公司/组织及相关方的合法权益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本公司/组织内各部门、分支机构以及与本公司/组织有档案利用关系的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则档案利用必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护档案的保密性。3.服务高效原则以方便利用者为出发点，优化档案利用流程，提高服务效率，确保利用者能够及时、准确地获取所需档案信息。4.权责一致原则明确档案利用过程中各相关方的权利和责任，做到权责对等，确保档案利用工作有序进行。二、档案利用的范围与条件（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案、技术档案等，以支持日常工作开展、项目推进、决策参考等。2.外部单位因合作项目、审计、调查取证等合法事由，经本公司/组织同意后，可查阅相关档案资料。3.司法机关、行政机关等依法履行职责，需要查阅、调取本公司/组织档案的，按照相关法律程序办理。（二）利用条件1.内部员工利用档案填写档案利用申请表，详细说明利用目的、所需档案内容等信息，并经所在部门负责人审批同意。涉及重要档案或敏感信息的利用，需经公司/组织分管领导批准。2.外部单位利用档案提交正式的档案利用申请函，说明利用目的、范围、期限等，并加盖单位公章。提供相关证明材料，如合作协议、介绍信等，证明其利用档案的合法性和必要性。根据档案的敏感程度和利用需求，经本公司/组织相关部门审核，报公司/组织主要领导批准。3.司法机关、行政机关利用档案出示有效的法律文书，如立案通知书、调查令、协助查询通知书等。按照本公司/组织与相关机关的约定，办理档案查阅、调取手续。三、档案查阅与借阅（一）查阅1.档案管理人员根据批准的档案利用申请表，提供相应的档案供利用者查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，利用者不得擅自将档案带出指定地点。3.档案管理人员应对查阅过程进行监督，防止利用者违规操作，如涂改、损坏、抽取档案材料等。4.利用者查阅档案时，如需摘抄、复印档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的格式和要求进行操作。摘抄、复印的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（二）借阅1.借阅档案需填写专门的借阅申请表，明确借阅期限、归还日期等信息，并按照审批流程办理手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。3.借阅者应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。4.借阅者应在规定的归还日期前将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对归还档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅者应承担相应的赔偿责任。四、档案利用的审批流程（一）内部员工利用档案审批流程1.利用者填写档案利用申请表，详细说明利用目的、所需档案名称及内容等。2.将申请表提交所在部门负责人，部门负责人根据工作实际情况进行审核，签署审批意见。3.若利用的档案涉及重要事项或敏感信息，申请表需提交至公司/组织分管领导，由分管领导进行最终审批。4.审批通过后，利用者持申请表到档案管理部门办理档案查阅或借阅手续。（二）外部单位利用档案审批流程1.外部单位提交档案利用申请函，明确利用目的、范围、期限等，并加盖单位公章。2.同时提供相关证明材料，如合作协议、介绍信等，一并提交至本公司/组织相关业务部门。3.业务部门对申请函及证明材料进行初审，核实利用目的合规性和必要性，签署初审意见。4.将初审通过的申请材料提交至档案管理部门，档案管理部门根据档案的敏感程度和利用需求，进行进一步审核。5.对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，档案管理部门审核后报公司/组织主要领导批准。6.经批准后，外部单位按照规定办理档案查阅或借阅手续。（三）司法机关、行政机关利用档案审批流程1.司法机关、行政机关出示有效的法律文书，如立案通知书、调查令、协助查询通知书等。2.将法律文书提交至本公司/组织法务部门或相关对口部门进行审核。3.法务部门或对口部门审核法律文书的真实性、合法性和有效性，签署审核意见，并协调相关部门配合办理档案查阅、调取手续。4.档案管理部门根据审核意见和相关法律程序，为司法机关、行政机关办理档案查阅、调取手续。五、档案利用的安全与保密措施（一）安全措施1.档案管理场所应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存储环境安全。2.对档案存储设备定期进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.在档案利用过程中，档案管理人员应密切关注利用现场情况，如发现异常情况及时采取措施，并向上级报告。（二）保密措施1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.利用者在查阅、借阅档案过程中，应遵守保密规定，不得擅自传播、公开档案内容。如需引用档案信息，应经过档案管理部门审核同意，并注明出处。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如限制查阅范围、使用专门的存储设备等。4.在档案利用结束后，档案管理人员应对利用过程中产生的相关记录进行清理和归档，防止信息泄露。六、档案利用的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案利用监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成，负责对档案利用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应检查档案利用申请表的填写是否规范、审批流程是否合规、利用过程是否符合规定等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业协会以及相关政府部门的监督检查，积极配合提供档案利用情况的相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究分析，及时采取措施进行改进，确保档案利用工作合法合规。七、档案利用过程中的责任追究（一）利用者责任1.利用者如违反本制度规定，擅自涂改、损坏、抽取档案材料，转借他人或泄露档案信息等，应承担相应责任。2.对于造成档案损坏或丢失后果的利用者，应按照档案的重要程度和损失情况，赔偿相应的经济损失；情节严重的，依法追究其法律责任。（二）档案管理人员责任1.档案管理人员如未按照规定提供档案查阅借阅服务，或在档案利用过程中未履行监督职责，导致档案信息泄露、损坏等情况发生，应承担相应的管理责任。2.根据情节轻重，对档案管理人员给予批评教育、警告、罚款、降职等处分；如因故意或重大过失造成严重后果的，依法追究其法律责任。（三）审批人员责任1.审批人员如未认真审核档案利用申请，导致不符合规定的利用行为发生，应承担相应的审批责任。2.根据情节轻重，对审批人员给予批评教育、警告等处分；如