档案催还制度

档案催还制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的及时归还和有效利用，维护档案的完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案借阅、使用过程中的催还管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.及时准确原则：对档案借阅情况进行实时跟踪，及时准确地掌握档案的归还状态，确保催还工作的有效性。3.服务与管理并重原则：在保障档案安全和规范管理的前提下，为员工提供必要的档案使用便利，同时督促员工按时归还档案。二、档案借阅管理（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、用途、预计归还日期等信息。2.申请表需经所在部门负责人审核签字，确保借阅需求合理且符合工作需要。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应根据档案的密级、重要性以及库存情况进行审批。2.对于涉及公司机密或重要业务的档案，需经公司分管领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.经审批同意借阅的档案，档案管理部门应进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅日期、预计归还日期等信息。2.同时，为每一份借阅档案建立单独的借阅记录卡，以便随时查询档案的借阅状态。（四）借阅期限1.根据档案的性质和使用需求，合理确定借阅期限。一般情况下，普通档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，重要档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。2.如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。三、催还流程（一）到期提醒1.在档案借阅期限届满前[X]个工作日，档案管理部门应通过邮件、短信或内部办公系统等方式向借阅人发送到期提醒通知，告知其档案即将到期，请按时归还。2.提醒通知应明确档案名称、借阅人姓名、部门、到期日期等关键信息，确保借阅人能够准确知晓。（二）首次催还1.若借阅期限届满后档案仍未归还，档案管理部门应在逾期[X]个工作日内进行首次催还。催还方式可采用电话沟通、当面提醒或再次发送书面催还通知等。2.在催还过程中，档案管理人员应向借阅人说明逾期未还的影响，并要求其尽快归还档案。同时，记录催还情况，包括沟通时间、方式、借阅人的反馈等。（三）二次催还1.对于首次催还后仍未归还的档案，档案管理部门应在首次催还逾期[X]个工作日内进行二次催还。2.二次催还可适当加强沟通力度，如与借阅人所在部门负责人沟通协调，共同督促借阅人归还档案。同时，向借阅人明确告知逾期可能产生的后果，如限制其后续档案借阅权限、纳入公司内部考核等。（四）特殊情况处理1.若借阅人因特殊原因无法按时归还档案，应提前向档案管理部门提交书面申请，说明原因及预计归还日期。2.档案管理部门根据具体情况进行审核，如情况属实且合理，可酌情批准延长借阅期限，但最长不得超过[X]个工作日。四、逾期处理（一）限制借阅权限1.对于逾期未归还档案的借阅人，在档案归还前，限制其再次借阅其他档案的权限。2.档案管理部门应在内部办公系统中进行明确标识，告知全体员工该借阅人的逾期情况及限制借阅状态。（二）纳入考核1.将档案逾期未还情况纳入员工绩效考核体系，根据逾期次数和时长设定相应的考核分值。2.对于多次逾期未还或逾期时间较长的员工，在绩效考核中给予相应扣分，影响其绩效奖金和晋升机会。（三）法律责任追究1.若因档案逾期未还导致公司档案丢失、损坏或泄露等严重后果，公司将依法追究借阅人的法律责任。2.借阅人应承担由此给公司造成的一切经济损失和法律风险，包括但不限于赔偿损失、消除影响、承担法律诉讼费用等。五、档案归还管理（一）归还检查1.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，确保档案的完整性和准确性。2.检查内容包括档案数量是否齐全、是否有损坏或涂改迹象、是否按规定顺序整理等。如发现问题，应及时要求借阅人说明情况并进行处理。（二）归还登记1.档案归还后，档案管理部门应在借阅登记记录和借阅记录卡上进行归还登记，注明归还日期、档案状态等信息。2.同时，更新档案库存信息，确保档案管理系统与实际库存一致。（三）解除限制1.对于已归还逾期档案的借阅人，档案管理部门应及时解除其借阅限制，恢复其正常借阅权限。2.在内部办公系统中进行相应标识更新，告知全体员工该借阅人的借阅限制已解除。六、档案管理人员职责（一）档案管理1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管等，确保档案的安全和完整。2.严格按照档案管理制度和操作流程进行档案借阅登记、催还等工作，及时准确地记录档案借阅情况。（二）催还通知1.按照规定的时间节点，负责发送档案到期提醒通知和催还通知，确保借阅人能够及时收到相关信息。2.在催还过程中，保持与借阅人的良好沟通，耐心解答疑问，积极协调解决问题。（三）情况汇报1.定期向部门负责人汇报档案催还工作进展情况，包括逾期未还档案的清单、催还措施及效果等。2.对于催还过程中出现的重大问题或特殊情况，及时向上级领导汇报，并提出相应的处理建议。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案催还制度的执行情况进行审计监督，检查档案借阅登记、催还记录、逾期处理等工作是否符合规定要求。2.档案管理部门应积极配合内部审计工作，提供相关资料和信息，对审计发现的问题及时进行整改。（二）外部检查1.主动接受国家档案管理部门及相关行业监管机构的检查和指导，及时了解和掌握档案管理的最新政策法规和行业标准。2.根据外部检查意见，对公司档案催还制度进行适时调整和完善，确保公司档案管理工作合法合规、规范有序。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案催还制度培训，提高员工对档案管理重要性的认识，熟悉档案借阅流程和催还要求。2.培训内容包括档案管理制度解读、借阅申请表填写规范、催还流程及逾期后果等，通过案例分析、实际操作等方式增强培训效果。（二）宣传1.利用公司内部宣传栏、内部办公系统等渠道，广泛宣传档案催还制度，营造良好的档案管理氛围。2.发布档案催还制度相关的通知、公告、温馨提示