档案管理编码制度

档案管理编码制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，实现档案的规范化、标准化和科学化管理，提高档案利用效率，特制定本编码制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位的档案管理编码工作。（三）基本原则1.唯一性原则：每个档案编码在全公司范围内是唯一的，避免重复和混淆。2.系统性原则：编码应体现档案的分类体系和内在逻辑关系，便于管理和查找。3.稳定性原则：编码一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变动。4.扩展性原则：编码应具有一定的扩展性，以适应未来档案数量增加和管理需求变化。二、编码体系结构（一）档案分类编码1.一级分类：根据档案的形成领域和性质，将档案分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、党群工作类、项目建设类等若干一级类别。2.二级分类：在一级分类基础上，进一步细分二级类别。例如，行政管理类可分为公文管理、会议管理、印章管理等；业务管理类可根据不同业务板块进行细分。3.三级分类：对二级分类进行更细致的划分，形成三级类别。如公文管理可分为上行文、下行文、平行文等。（二）档案编号规则1.编号结构：档案编号由档案分类代码、年度代码、流水号等部分组成。2.具体示例：以行政管理类公文管理中的上行文为例，编号可能为XZGL.GWGL.SXW.2023.001，其中XZGL表示行政管理类，GWGL表示公文管理，SXW表示上行文，2023表示年度，001表示该年度此类档案的流水号。三、档案分类细则（一）行政管理类1.公文管理上行文：包括请示、报告等，用于向上级机关汇报工作、请求指示或批准。下行文：如通知、决定、通报等，用于传达上级指示、部署工作、发布规章制度等。平行文：主要是函，用于与平级或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题等。2.会议管理公司级会议：如董事会会议、总经理办公会等会议的文件、记录等。部门会议：各部门组织召开的会议相关资料。3.印章管理公司公章使用记录、审批文件等。部门印章使用相关材料。（二）业务管理类1.根据公司不同业务板块，如市场营销、生产制造、研发创新等，分别制定详细的分类细则。市场营销类：市场调研报告、销售合同、客户资料等。生产制造类：生产计划、工艺文件、质量检验报告等。研发创新类：科研项目立项报告、实验数据、专利申请文件等。（三）财务审计类1.财务报表年度财务报表、中期财务报表等。2.会计凭证各类收支凭证、转账凭证等。3.审计报告内部审计报告、外部审计报告等。（四）人力资源类1.员工档案个人基本信息、入职离职记录、薪酬福利记录、培训经历等。2.招聘与培训招聘计划、面试记录、培训课程资料等。3.绩效考核考核方案、考核结果记录等。（五）党群工作类1.党组织建设党组织文件、党员发展资料等。2.工会工作工会活动记录、职工权益保障文件等。3.企业文化建设企业宣传资料、文化活动记录等。（六）项目建设类1.项目前期文件项目可行性研究报告、立项批复等。2.项目实施过程文件工程进度报告、质量控制文件、安全管理文件等。3.项目竣工验收文件竣工验收报告、结算审计报告等。四、编码操作流程（一）档案收集与整理1.各部门负责本部门档案的收集、整理工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.对收集到的档案进行初步分类，确定其所属的一级、二级、三级类别。（二）编码分配1.档案管理人员根据档案分类细则，为每份档案分配相应的分类代码。2.按照编号规则，结合年度信息，为档案编制流水号。（三）编码录入与存储1.将档案编码录入档案管理系统，并建立电子档案与编码的对应关系。2.同时，在纸质档案上标注清晰的编码，便于查找和管理。（四）编码审核与更新1.定期对档案编码进行审核，检查是否存在编码错误或重复的情况。2.随着档案数量的增加和管理需求的变化，及时对编码体系进行调整和更新。五、编码使用与维护（一）编码查询与使用1.员工可通过档案管理系统或档案目录索引，根据档案编码快速查询所需档案。2.在引用档案时，应准确注明档案编码，确保档案信息的一致性和准确性。（二）编码变更管理1.如因档案类别调整、编号规则修订等原因需要变更档案编码，应填写编码变更申请表。2.经相关部门审核批准后，由档案管理人员进行编码变更操作，并及时通知相关人员。（三）编码安全与保密1.严格控制档案编码的知悉范围，防止编码信息泄露。2.对涉及重要档案编码的操作，应进行权限管理，确保信息安全。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对各部门档案管理编码工作进行检查。2.监督小组可通过现场检查、系统抽查等方式，确保编码制度的有效执行。（二）问题整改1.对检查中发现的编码不规范、档案整理混乱等问题，及时下达整改通知书。2.各部门应按照要求限期整改，并将整改情况报告监督小组。七、培训与宣传（一）培训计划1.制定档案管理编码制度培训计划，定期组织相关人员进行培训。2.培训内容包括编码体系结构、操作流程、使用方法等。（二）宣传推广1.通过内部刊物、宣传栏等渠道，宣传档案管理