档案制度管理原则

档案制度管理原则一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度管理原则。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理职责1.公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹协调档案管理工作，制定档案管理制度和工作流程，指导各部门档案的收集、整理、归档等工作，并对档案进行集中保管和维护。2.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实、完整和及时归档。3.公司/组织全体员工应严格遵守档案管理制度，积极配合档案管理部门做好档案工作，妥善保管和使用在工作中形成的各类档案。二、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门及员工在工作过程中应按照规范的业务流程和格式要求，认真、准确地记录各项工作活动，确保档案内容真实、可靠、完整。2.对于重要文件、会议记录、合同协议等，应采用电子文档与纸质文档同时保存的方式，电子文档应确保格式规范、内容清晰，并定期进行备份。（二）档案收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、工作计划与总结、会议纪要、领导批示等。2.人事管理类档案：员工的入职、离职、调动、薪酬福利、培训考核、奖惩等相关资料。3.财务管理类档案：财务报表、账目凭证、审计报告、税务资料等。4.业务经营类档案：市场调研、销售合同、客户资料、项目策划与执行文件、业务报表等。5.技术研发类档案：研发项目文档、技术图纸、实验报告、专利申请资料等。6.其他类档案：与公司/组织经营管理活动相关的各类声像资料、实物档案等。（三）收集时间与方式1.各部门应在每月末或每季度末对本部门形成的档案进行初步整理，并在规定时间内移交至档案管理部门。对于重要或紧急的档案，应及时移交。2.档案管理部门可定期到各部门进行档案收集，也可通过部门报送、内部网络共享等方式获取档案资料。三、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保同一类别的档案集中存放，便于查找。（二）分类方法1.行政管理类档案可按照文件的性质、用途分为综合管理、行政事务、党团工作等类别。2.人事管理类档案可按照员工类别、档案内容分为员工基本信息、人事变动、培训考核、薪酬福利等类别。3.财务管理类档案可按照会计年度、档案类型分为会计凭证、账簿、报表、审计资料等类别。4.业务经营类档案可按照业务领域、项目阶段分为市场调研、销售业务、项目管理等类别。5.技术研发类档案可按照研发项目、技术专业分为项目文档、技术文件、专利资料等类别。（三）归档要求1.档案整理人员应按照分类方案对收集到的档案进行详细分类、编号、编目等工作，编制档案目录清单。2.档案应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订和存放，并在档案盒或文件夹上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.归档的档案应确保纸质文档与电子文档内容一致，电子文档应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储设备中。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以保证档案的质量。（二）保管设备1.配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、光盘存储设备等，确保档案存放有序、安全。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，及时发现并处理设备故障和损坏情况。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和价值，确定不同档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限按照国家相关法律法规和行业标准执行，同时结合公司/组织的实际情况进行合理确定。（四）档案清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年至少进行一次全面的档案清查工作，对发现的问题及时进行处理，并形成清查报告。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，准确判定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案专业人员等组成。2.鉴定小组按照档案鉴定标准和方法，对保管期满的档案进行逐卷、逐件审查，提出存毁意见。3.对于拟销毁的档案，应编制销毁清单，经公司/组织主管领导审批后进行销毁。（三）销毁方式与要求1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的利用符合公司/组织的利益和国家法律法规要求。2.档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门及员工提供档案利用服务，提高档案的利用率。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅、复制本部门及相关部门的档案资料。查阅、借阅档案应填写申请表，经部门负责人或档案管理部门负责人批准后办理相关手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅公司/组织档案的，应按照国家有关规定和公司/组织的审批程序办理，经公司/组织主管领导批准后方可进行。查阅、借阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。（三）利用手续1.内部人员查阅、借阅档案时，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、用途、查阅或借阅期限等信息，并由部门负责人签字批准。2.档案管理部门对申请表进行审核后，为查阅或借阅人员办理相关手续，提供档案查阅或借阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房；借阅人员应按照规定期限归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.外部人员查阅、借阅档案时，应提交查阅或借阅申请函，说明查阅或借阅的目的、范围、期限等信息，并提供相关证明材料。经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门与外部人员签订保密协议，并按照协议要求提供档案查阅或借阅服务。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用档案名称、数量、用途等信息。2.利用记录应定期整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存，以便对档案利用情况进行统计分析和跟踪管理。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.公司/组织全体员工应严格遵守档案保密制度，对在工作中接触到的档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案管理部门应加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保档案信息安全。（二）安全措施1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、存储设备、查阅场所等的安全管理。2.配备必要的安全防范设备，如监控系统、报警装置、消防器材等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.加强对档案管理人员及利用人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽或违规操作导致档案安全事故的发生。（三）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施和责任分工。2.定期组织档案安全应急演练，提高档案管理人员及相关人员的应急处置能力。3.一