大学生档案制度

大学生档案制度一、总则（一）目的为加强大学生档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在大学生成长、就业及学校各项工作中的重要作用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全日制普通高等教育学生的档案管理工作，涵盖从入学到毕业离校全过程。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实记录学生的学习、生活、奖惩等情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集学生各方面的信息资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生档案信息安全，未经授权不得泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范流程，保证档案质量。二、档案内容及分类（一）入学材料1.录取通知书2.高考报名登记表3.体检表4.党团组织关系材料（二）学习成绩材料1.每学期成绩单2.补考、重修记录3.学籍变动材料（如休学、复学、转学、转专业等）（三）奖惩材料1.奖学金、助学金评定材料2.各级各类荣誉证书及表彰决定3.违纪处分决定书及相关证明材料（四）社会实践与实习材料1.实习报告2.社会实践活动记录及证明（五）毕业材料1.毕业生登记表2.学位申请表3.毕业设计（论文）材料4.就业报到证存根三、档案建立与收集（一）新生档案建立1.新生入学时，学校招生部门负责收集新生的入学材料，并按班级整理成册，移交至学生档案管理部门。2.档案管理部门对入学材料进行审核，确保材料齐全、真实有效后，为每位新生建立个人档案。（二）在校期间档案收集1.各教学单位负责组织教师及时录入学生每学期的学习成绩，并将成绩单报送至档案管理部门。2.学生工作部门负责收集学生的奖惩材料、社会实践与实习材料等，并定期移交至档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门移交的档案材料进行整理、归档，确保档案内容的及时性和准确性。四、档案整理与保管（一）档案整理1.档案管理部门按照档案内容分类，对每份档案材料进行编号、编目，编制档案目录。2.将档案材料按照顺序依次装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明学生姓名、学号、专业、班级等信息。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。3.建立档案保管制度，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。4.根据档案的重要程度和保管期限，对档案进行分类存放。对永久保存的档案，应专柜保管；对定期保存的档案，应在保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，但需提前向档案管理部门提出申请，经批准后，在指定地点查阅。2.学校内部因工作需要查阅学生档案的，需经所在部门负责人批准，并填写查阅申请表，注明查阅目的、范围和时间，经档案管理部门负责人审核同意后，方可查阅。3.校外单位因工作需要查阅学生档案的，必须持有单位介绍信，经学校主管领导批准，并填写查阅申请表，注明查阅目的、范围和时间，经档案管理部门负责人审核同意后，方可查阅。查阅过程中，必须有档案管理人员在场监督。（二）借阅规定1.一般情况下，学生档案不对外借阅。如有特殊情况需要借阅的，必须经学校主管领导批准，并填写借阅申请表，注明借阅目的、范围和时间，经档案管理部门负责人审核同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日。2.借阅人必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时归还档案。如档案在借阅期间出现损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。六、档案转递（一）毕业转递1.毕业生毕业时，档案管理部门根据毕业生就业情况，将档案转递至就业单位或毕业生就业指导中心。2.档案转递必须通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案。档案转递时，应填写档案转递通知单，密封包装，并在封口处加盖档案管理部门公章。3.毕业生就业单位或毕业生就业指导中心收到档案后，应在档案转递通知单回执上签字盖章，并及时反馈给学校档案管理部门。（二）转学转专业转递1.学生转学、转专业时，档案管理部门应根据学校相关部门的通知，将学生档案及时转递至新的学校或专业所在部门。2.档案转递程序与毕业转递相同，确保档案安全、准确转递。七、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.学校应建立完善的大学生档案信息系统，实现档案信息的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、转递等功能，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息系统中的数据进行维护和更新，及时处理数据变更情况，保证系统数据与实际档案内容一致。（三）信息安全与保密1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.对档案信息系统的数据进行备份，定期进行数据恢复演练，确保数据安全可靠。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则。2.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。2.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。3.经学校主管领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁。（三）销毁程序1.档案销毁前，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，以备查考。九、监督与检查（一）内部监督1.学校设立档案管理工作监督小组，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门应建立内部自查制度，定期对档案管理工作进行自查自纠，确保档案管理工作规范有序。（二）外部监督1.接受教育行政部门、档案行政管理部门等上级主管部门的监督检查，对提出的意见和建议及时整改落实。2.主动接受社会监督，对社