医院档案室制度

医院档案室制度一、总则1.目的医院档案室制度的建立旨在规范医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。3.基本原则集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由档案室负责全院档案的收集、整理、保管和利用等工作。真实性原则：档案内容必须真实反映医院各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。完整性原则：全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务质量，确保档案能够及时、准确地提供给利用者，满足医院工作和社会利用的需求。二、档案管理职责1.档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。负责档案的数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和远程利用。按照规定的期限和范围，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。积极开展档案利用工作，为医院内部各科室、部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，同时做好利用登记和反馈工作。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院员工对档案工作的认识和重视程度，增强档案意识。参与医院重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。完成医院领导交办的其他有关档案管理的工作任务。2.各科室、部门职责负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并将档案管理工作纳入部门日常工作范畴。按照医院档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案收集齐全、整理规范后移交档案室。在档案形成过程中，确保档案内容的真实、准确、完整，对重要文件和资料应及时备份，防止丢失或损坏。积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料，并协助做好利用登记和反馈工作。对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保档案管理工作符合医院要求。三、档案的收集与整理1.收集范围医院档案的收集范围涵盖医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的文件材料，主要包括但不限于以下几类：医疗档案：包括门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告、护理记录等。教学档案：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩记录、教学评估材料等。科研档案：科研项目申请书、研究方案、实验数据、科研成果报告、论文发表等。行政管理档案：医院红头文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。党团工作档案：党组织文件、党员档案、团组织活动记录等。其他档案：医院与外部单位签订的合同协议、捐赠协议、各类荣誉证书等。2.收集要求各科室、部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的规律和时间顺序，及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失文件材料。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照医院电子档案管理要求进行存储和备份。电子文件应与纸质文件同步归档，相互对应。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系进行整理，保持文件之间的有机联系，便于档案管理和利用。分类科学合理，便于查找和统计。医院档案一般按照年度保管期限机构（问题）等方法进行分类。每份文件材料应齐全完整，对于文件材料中的附件、定稿等应一并归档，不得遗漏。整理后的档案应编目准确，装订整齐，编目信息应包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数等，确保档案的规范性和系统性。四、档案的归档与保管1.归档时间各科室、部门应在每年的[具体日期]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交档案室。对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[规定期限]内及时归档。2.归档程序各科室、部门档案管理人员按照整理要求对档案进行初步整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。档案室接收档案时，应对移交清单与档案实物进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。核对无误后，双方在移交清单上签字确认。档案室对接收的档案进行再次整理和编目，并按照分类方案进行上架存放，建立档案保管账目。3.保管期限医院档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括医院重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要科研成果、涉及医院权益和患者权益的重要文件等。长期保管的档案一般保管期限为[具体年限]，主要包括医院一般性的行政管理文件、医疗业务档案、教学档案等。短期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括临时性的文件材料、一般性的统计报表等。4.保管要求档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求，以确保档案的安全保管。档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放架位和顺序。对档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行抢救。做好档案的防火、防潮防、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、防盗设施等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。严格遵守档案借阅制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭，电源切断。对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。同时，应建立电子档案的安全管理制度，防止电子档案数据的丢失、损坏和泄露。五、档案的利用1.利用范围医院内部各科室、部门及员工因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可以查阅、借阅医院档案。外单位因工作需要查阅医院档案的，须经医院相关部门批准，并按照规定办理查阅手续。涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案，严格限制利用范围，未经授权不得查阅、借阅。2.利用方式查阅：利用者可到档案室查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应在场提供协助，并做好查阅登记工作。借阅：因工作需要确需借出档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、归还日期等，经所在科室、部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不得超过[规定天数]，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。档案室根据利用者的需求进行复制，并按照规定收取复制费用。3.利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、所在科室、部门、利用日期、利用方式、档案名称、数量、归还日期等。利用登记应及时、准确、完整，登记册应妥善保管，以备查询。4.利用反馈档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率、范围、效果等，及时发现档案管理中存在的问题，并提出改进措施。鼓励利用者对档案利用过程中发现的问题或对档案管理工作的建议进行反馈，档案管理人员应认真对待利用者的反馈意见，及时进行处理和回复。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。以国家有关档案保管期限的规定和医院档案管理制度为依据，结合医院实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.鉴定组织成立医院档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各相关科室、部门的档案管理人员和业务骨干。鉴定工作小组负责对医院档案进行定期鉴定，制定鉴定计划，组织实施鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。3.鉴定方法鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于仍有重要价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。在鉴定过程中，应充分听取各方面的意见，特别是档案形成部门和利用部门的意见，确保鉴定结果的客观公正。4.销毁程序经鉴定确需销毁的档案，由档案室编制档案销毁清册，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核、医院分管领导批准后，方可实施销毁。在销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁后的档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。通过档案信息化建设，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务，促进医院各项工作的信息化发展。2.数字化档案采集按照档案数字化技术标准和规范，对医院纸质档案进行数字化扫描。扫描分辨率应符合国家规定要求，确保扫描图像清晰可读。在数字化扫描过程中，应做好档案原件的保护工作，避免对档案造成损坏。同时，对扫描图像应进行质量检查，确保图像质量符合要求。对数字化档案进行命名、分类、标注等处理，并建立相应的元数据信息，以便于档案的检索和利用。3.档案信息化系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的全过程信息化。系统应提供灵活多样的检索方式，如按档号、题名、责任者、日期、关键词等进行检索，方便利用者快速查找所需档案信息。具备档案借阅流程管理功能，实现借阅申请、审批、登记、归还等环节的信息化操作，确保档案借阅的规范有序。能够对档案利用情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。支持档案数据的备份和恢复功能，确保档案数据的安全可靠。同时，应具备数据安全防护措施，防止数据泄露和非法访问。4.信息化安全管理建立健全档案信息化安全管理制度，明确系统管理员、档案管理人员等相关人员的职责和权限，规范操作流程。加强对档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。对档案信息化