公司档案部制度

公司档案部制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案部集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确、完整地反映公司各项活动和业务情况。3.安全保密原则：严格保密档案信息，确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案信息的电子化管理和共享。4.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。5.开发利用档案资源，为公司决策、生产经营、科研等提供档案信息服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案部的业务指导和监督。3.按照档案部的要求，定期向档案部移交应归档的档案。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的分类及编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等几大类。1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、决议、合同、协议等。2.科技档案：包括公司科研项目、工程建设、设备仪器等方面的档案。3.人事档案：包括员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案。4.财务档案：包括公司财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等档案。5.业务档案：包括公司市场营销、客户服务、生产运营等业务活动中形成的档案。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度+保管期限+流水号的方式，如2023永久001。2.科技档案编号：根据项目或设备的类别、年度等进行编号，如KJ202301（科研项目）、SB202302（设备仪器）。3.人事档案编号：按照员工工号进行编号，如RS001。4.财务档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如CW202301（会计凭证）、CW202302（账簿）。5.业务档案编号：根据业务类型和年度进行编号，如YW202301（市场营销）、YW202302（客户服务）。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据记录等。2.上级机关、外单位发来的与公司有关的文件、函件等。3.公司与其他单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司员工在工作中形成的各类文件、报告、总结等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，定期移交档案部。2.对于重要文件和紧急文件，应在形成后立即送交档案部登记保管。3.档案收集过程中，要确保档案的真实性和完整性，不得遗漏或擅自销毁。（三）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，然后进行装订成册，编目编号。2.科技档案：根据项目或设备的阶段和类别，对相关文件、图纸、资料等进行分类整理，建立档案卷册。3.人事档案：按照员工档案管理的要求，对个人资料进行分类整理，建立员工档案袋。4.财务档案：按照会计核算的要求，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册。5.业务档案：根据业务流程和档案内容，对相关文件、记录等进行分类整理，建立业务档案卷宗。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.文书档案：当年形成的文件，在次年上半年完成归档。2.科技档案：项目结束或设备验收后一个月内完成归档。3.人事档案：员工离职后一个月内，将其档案移交档案部归档。4.财务档案：会计年度终了后，由财务部门按照规定整理装订成册，在次年上半年移交档案部归档。5.业务档案：根据业务活动的实际情况，在业务结束后及时归档，归档期限一般不超过三个月。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别、日期等信息。3.将档案移交清单和档案一并送交档案部，档案部进行审核验收，办理交接手续。（三）保管要求1.档案部应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案要进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案部负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案部负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案清单应长期保存，以备查考。七、档案的查询与借阅（一）查询程序1.公司内部人员因工作需要查询档案，应填写档案查询申请表，注明查询目的、内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案部。3.档案部根据查询申请，提供相应的档案供查询人员查阅。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前办理续借手续。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案部。3.档案部对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续，借阅人员应在档案借阅登记簿上签字。4.借阅人员必须妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损毁、丢失。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案部进行核对验收。（三）限制规定1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查询和借阅。2.重要档案实行专人专管，如需借阅，必须经档案部负责人和公司领导批准，并严格履行借阅手续。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，为公司档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、资产重组等原因，需要进行档案移交时，应按照国家有关规定和公司档案管理制度办理移交手续。2.档案移交时，