村居档案室制度

村居档案室制度一、总则（一）目的为加强村居档案室建设与管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村居各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村居范围内形成的各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。村居档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实、准确地反映村居各项工作的实际情况。3.安全保密原则。加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便村居工作人员和村民查阅利用档案。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设立村居档案室，作为本村居档案管理的专门机构，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。负责档案管理系统的操作与维护，及时录入和更新档案信息。协助做好档案的鉴定、销毁等工作。2.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案室。配合档案管理员做好档案管理的相关工作，提供档案利用的必要信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖村居组织建设、工作计划与总结、会议记录、人事管理、财务管理、资产管理等文件。3.经济发展类：涉及本村居经济规划、产业发展、招商引资、农村经济统计等资料。4.社会事务类：包含民政工作、社会保障、计划生育、文化教育、医疗卫生、环境保护等方面的档案。5.农业农村类：如农业生产、农村基础设施建设、土地管理、水利设施等相关文件。6.其他类：对本村居有保存价值的其他各类文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理。2.对于重要文件和具有长期保存价值的档案，应一式两份，一份留存本部门，一份移交档案室。3.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、农业农村等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、鼠夹等。3.档案室应设置专门的档案柜架，用于存放档案。档案柜架应排列整齐，便于查找和管理。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映村居主要职能活动和历史面貌的，对村居工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：在较长时间内对村居工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对村居工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案保管措施1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案的准确性和完整性。2.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，以延长档案的使用寿命。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，报经批准后进行处理。4.严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行登记，确保档案按时归还，防止档案丢失或损坏。五、档案的利用（一）利用范围1.本村居工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案室查阅。2.村民因涉及个人权益、历史遗留问题等原因需要查阅档案的，经档案室负责人同意后，可查阅相关档案。3.外单位因工作需要查阅本村居档案的，须持有单位介绍信，并经本村居相关领导批准后，方可查阅。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案室查阅档案原件，档案管理员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，由档案管理员进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明出处。（三）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称及数量、复制的档案内容等。利用登记应长期保存，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村居分管领导、档案室负责人及相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.将拟销毁的档案清单报经村居主要领导批准。3.对批准销毁的档案，应指定专人进行监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村居档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化档案采集与录入1.对现有纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.将扫描后的电子档案进行整理、命名、分类，并录入档案管理系统，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行元数据著录，确保电子档案的完整性和准确性。（三）档案信息化系统管理1.配备必要的计算机设备和网络设施，确保档案信息化系统的正常运行。2.安排专人负责档案信息化系统的操作